Centraal samenwerken: Universiteit Utrecht en SharePoint

Universiteit Utrecht

Binnen de universiteit kiezen steeds meer gebruikers voor nieuwe manieren voor documentenopslag en kennisdeling. Toch werden veel documenten nog opgeslagen op netwerkschijven of bleef informatie in de mailbox hangen. Rosanne den Hartog, functioneel beheerder SharePoint binnen Universiteit Utrecht, vertelt: “We wilden dit centraal beheren en flexibel rechten kunnen veranderen. SharePoint is hier heel geschikt voor.” Het technisch beheer, voorheen verzorgd door een externe partij, werd met behulp van Wortell intern belegd.

Centrale samenwerking vanuit decentrale faculteiten: Universiteit Utrecht en SharePoint

Universiteit Utrecht is de plek waar studenten, docenten, secretariaten en faculteiten samenkomen, samenwerken en eigen keuzes maken: een gezonde uitdaging voor de IT-afdeling. “De faculteiten zijn autonoom in de IT-keuzes die ze maken; hiervoor hebben ze een eigen budget. De centrale IT-afdeling biedt ondersteunende diensten die voor alle gebruikers van toegevoegde waarde zijn. We wilden daarom, voor zover mogelijk, afscheid nemen van maatwerk in SharePoint en toekomstige ontwikkelingen mogelijk maken. Samen met Wortell hebben we de migratie en implementatie van een hybride oplossing voor SharePoint opgezet. Deze migratie is nog in volle gang.” Aan het woord is Rosanne den Hartog, functioneel beheerder SharePoint binnen Universiteit Utrecht.

Autonomie van de faculteiten

Binnen de universiteit kiezen steeds meer gebruikers voor nieuwe manieren voor documentenopslag en kennisdeling. Toch werden veel documenten nog opgeslagen op netwerkschijven of bleef informatie in de mailbox hangen. “We wilden dit centraal beheren en flexibel rechten kunnen veranderen. SharePoint is hier heel geschikt voor.” Het technisch beheer, voorheen verzorgd door een externe partij, werd met behulp van Wortell intern belegd. De volgende stap was de overgang van de databases naar SharePoint 2013. “We hebben bewust gekozen voor content-migratie. Wortell hielp ons met de inrichting van een migratiestraat om dit uit te voeren aan de hand van onze wensen.” Ook werd er een communicatiestrategie opgesteld om te bepalen wat wanneer gecommuniceerd wordt. “We hebben SharePoint bewust nog niet heel erg gepromoot; alleen de veranderingen gecommuniceerd. Het is een voorzichtige aanpak richting adoptie, waarbij wij niets opleggen maar wel trainingen faciliteren. Dat past weer bij de zelfstandigheid van onze faculteiten. Er is natuurlijk gekozen voor Bring Your Own Device: de nieuwe omgeving is te benaderen via tablets en mobiele telefoons. Dat past bij de trend die we hier binnen de universiteit zien. Iedere faculteit maakt eigen IT-keuzes, dus we centraliseren de verandering vanuit de IT-organisatie en laten ruimte vrij voor decentralisatie.”

De privacy van persoonsgegevens

Universiteit Utrecht heeft bewust gekozen voor een hybride oplossing met Office 365 team sites en lokale team sites. “Dit is gedreven vanuit gegevensclassificatie. De security officer beoordeelt wat er binnen de juridische kaders mogelijk is en borgt dit. Persoonsgegevens en documenten met copyright worden als vertrouwelijk aangemerkt en dat bepaalt waar de informatie wordt opgeslagen.”

"De hybride oplossing past bij Universiteit Utrecht, hoewel het een zekere mate van complexiteit met zich meebrengt."

“We zien het als een transitiefase. We hebben nu de tijd om te kijken wat logische vervolgstappen zijn voordat we volledig naar de cloud overgaan. Ondertussen kunnen we wel al gebruikmaken van de vernieuwende mogelijkheden die SharePoint biedt. Hoe snel we de volgende stap zetten, is afhankelijk van ontwikkelingen: vanuit de universiteit, vanuit security en beleid en vanuit Microsoft. Het gaat om de juiste technische mogelijkheden die aan onze voorwaarden voldoen.”

Schaalbaar samenwerken, ook buiten de universiteit

“Het is in de nieuwe situatie veel eenvoudiger om documenten te delen. Een groot voordeel is dat gebruikers via de browser een preview van Office- en Excel-documenten hebben en direct wijzigingen kunnen doorvoeren. Daarnaast kunnen documenten op team sites gedeeld worden met externen. Gebruikers hebben dus geen universiteits-id nodig. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld informatie wilt delen met een wetenschapper elders.” Alleen documenten die te vinden zijn op de Office 365 team sites kunnen buiten de universiteit worden gedeeld; voor de lokale team sites is dit niet gewenst wegens privacygevoelige informatie. “De samenwerking moet laagdrempelig zijn, maar informatie moet niet per ongeluk op straat komen te liggen. De toegevoegde waarde voor gebruikers staat centraal, gecombineerd met snelle inzet van nieuwe ontwikkelingen en toepassing van bestaande standaarden. We hopen dat de adoptie daardoor geruisloos verloopt!”