Een portal voor optimale samenwerking Nederlandse Spoorwegen (NS)

Machinisten en conducteurs beschikten tot voor kort niet over een persoonlijk NS-mailadres. Veel communicatie verliep daarom op papier. Tijdens een twee jaar durend project werd het contact met het rijdend personeel gedigitaliseerd en het samenwerkingsplatform geoptimaliseerd.

“Bij de Nederlandse Spoorwegen hebben we de volgende rollen: directe en indirecte medewerkers. Direct personeel werkt in de treinen, maar ook op en rondom de stations. Het indirecte personeel heeft meestal een kantoorbaan en staat in dienst van het directe personeel”, vertelt Farida Esadik, projectmanager bij de NS. Direct personeel beschikte tot voor kort niet over een persoonlijk NS-mailadres.

Dit betekent natuurlijk niet dat het directe personeel niet digitaal werkte. Via de zogenaamde railpocket hebben conducteurs en machinisten contact met de treindienstleiding en worden ze op de hoogte gehouden van vertragingen en verstoringen. “Die railpocket heeft vooral een functie in de directe communicatie over de dagelijkse werkzaamheden. Het is echter geen device waarmee personeel een cursus of vakantiedagen kan aanvragen. Daarvoor hebben ze een smartphone gekregen, waar ze ook hun webmail op kunnen installeren.”

De NS wilden het directe personeel sneller kunnen informeren, processen digitaliseren en het voor de medewerkers eenvoudiger maken om bijvoorbeeld opleidingen of nieuwe dienstkleding aan te vragen. Daarom kregen ook alle directen een persoonlijk NS-mailadres. De directen kunnen nu gebruik maken van webmail en kunnen documenten ontvangen en bekijken.

Alle NS-medewerkers maken nu gebruik van iNSite, de intranetportal op basis van SharePoint Online dat de ruim twintigduizend medewerkers van de Nederlandse Spoorwegen als startpagina hebben. Farida legt uit: “De vernieuwde iNSite-omgeving die volledig in de cloud draait, maakt samenwerken tussen de medewerkers eenvoudiger. Zij kunnen alle bestanden die ze gebruiken, eenvoudig vinden, bewerken en delen. Het ontwerp is helemaal gebaseerd op het tegeldesign van Windows 8. Wie inlogt, komt in een persoonlijke omgeving. Je ziet de informatie die alleen voor medewerkers met jouw profiel van toepassing is. Machinisten die inloggen, krijgen iets anders te zien dan een HR-medewerker.”