Office365 als samenwerkingsomgeving tussen docenten en studenten Albeda

Informatie die slecht of zelfs niet vinderbaar is. Herkenbaar? Voor het Albeda College niet meer. Daar ligt de focus op ‘niet zoeken maar vinden’.

Eén omgeving waar samenwerking tussen docenten en studenten centraal staat met informatie die echt vindbaar is: dat was de wens van het Albeda College. Vanuit de oude SharePoint-omgeving werd overgestapt naar Office365 waar informatie beter is ingericht, volledig voorzien van zoektermen. “De informatie is nu meer één geheel; sommige onderdelen worden alsnog afgeschermd voor studenten. En dankzij Groups hoeft er niet meer via een portaal gewerkt te worden; gebruikers kunnen er via Outlook of de app naartoe.” Monique Uuldriks, Beleidsadviseur Informatiemanagement van het Albeda College, vertelt meer over de overstap.

Werkwijzen in de organisatie

“Bij aanvang vroegen we ons af: willen we voorop lopen of gaan we een-op-een over?” Het Albeda College is een ROC in Rotterdam, bestaande uit 32 locaties, 158 beroepsopleidingen, 11 branches en 21.000 studenten. Door de verschillende werkwijzen in deze grote organisatie is adoptie best een uitdaging. Voor de branches werden daarom sessies georganiseerd om een blauwdruk van de samenwerkingsomgeving op te zetten. “Sommige branches hebben daarna een stap vooruit gezet; één branche is zelfs helemaal overgegaan naar de nieuwe mogelijkheden. Andere hebben alleen de content overgezet.” In het oude portaal zat veel maatwerk, zoals een sms-functionaliteit waarmee docenten eenvoudig met studenten konden communiceren. Bijvoorbeeld als het eerste uur uitvalt. “We hadden gewaarschuwd dat deze functionaliteit zou verdwijnen en dat Groups een goed alternatief zou bieden. Sommige branches gingen hier niet in mee, maar zijn uiteindelijk alsnog overgegaan naar Groups omdat ze deze functionaliteit misten.” De meeste branches gebruiken het schooljaar 2017-2018 om van de oude methodiek over te gaan naar Groups. “De ene branche durft sneller vernieuwing aan, de andere is daar wat voorzichtiger in. Waarschijnlijk gaan de meeste nieuwe eerste klassen allemaal met Groups werken. De oudere klassen gaan nog even op de oude manier door, zodat het kan uitfaseren. Tenzij de werkwijze in de twee omgevingen voor docenten te verschillend is. De praktijk moet dit uitwijzen.”

De route naar de nieuwe omgeving

“Voor aanpassingen in het oude portaal was de insteek: ‘u roept, wij draaien’. Dit vertaalde zich naar veel buttons, doorverwijzingen en linkjes. Eigenlijk werd er alles aan gedaan om gebruikers te ontzien. Maar als je Google gebruikt, typ je ook zelf je zoektermen in. Dat is dus een omslagpunt.” De overgang naar Office365 betekent dat studenten en docenten op verschillende manieren bij informatie kunnen komen. “Dat wordt door sommigen toch als lastiger ervaren. We hebben gebruikers daarom zoveel mogelijk op weg geholpen, hoewel de niveaus op digitaal gebied verschillen. Daar passen we ons trainingsaanbod op aan.” Het Albeda College is branche- en stafgeoriënteerd. Binnen de branches zijn er super users die aanspreekpunt zijn voor gebruikers, bijvoorbeeld als iemand hulp nodig heeft of nieuwe informatie wil aanleveren. “Dat is nog wel een verbeterslag; de informatie in de omgeving moet voortkomen uit samenwerking in plaats van dat het eenrichtingsverkeer is.” Ook voor de studenten heeft de overgang flinke implicaties. “De omgeving is nu een externe applicatie en geen onderdeel meer van een bestaand portaal. Hiermee hebben we hen een beetje overvallen, waardoor het niet helemaal goed is geland. Dan ontstaat al snel de overtuiging dat de nieuwe omgeving slecht is. Maar toch merk je dat, naarmate mensen hiermee werken, ze dit snel eigen maken.”

Ervaringen op de werkvloer

De inzet van Groups maakt samenwerkend leren mogelijk; een van de thema’s die voor het Albeda College belangrijk is. Dankzij de zoektermen bij informatie, ligt de focus op ‘niet zoeken maar vinden’. Informatie was in de oude omgeving namelijk slecht of zelfs niet vindbaar. Selçuk Yıldırım, docent Rekenen & Hotellerie van de opleiding Luchtvaartdienstverlener, heeft met zijn team ook de overstap naar Groups gemaakt: “Ik merk dat ik veel efficiënter werk en dat mijn collega’s beter bereikbaar zijn. Doordat ik in de cloud werk, heb ik minder zorgen over het kwijtraken van documenten. Mijn team deelt meer informatie en mailt daardoor minder. Dat zorgt voor een lagere werkdruk.”

Een lichtere rugtas

In de voorbereidende fase van de nieuwe omgeving werd de studentenraad betrokken, maar in de praktijk bleek dit lastig. Toch hebben ook studenten te maken met de overgang. Gia-Huy Khuu volgt de opleiding tot Luchtvaartdienstverlener en ziet wel een aantal verbeterpunten. “Mijn docenten zetten alle readers en opdrachten online en om dat te bereiken, heb je minimaal drie kliks nodig. Het is heel verborgen en toen ik er voor het eerst mee ging werken, was het een doolhof. Verder deert de subpagina Nieuws mij niet.” De communicatie met docenten gaat volgens Gia een stuk beter sinds de integratie; ze is zelf ook sneller te bereiken. “Ik vind het vooral top dat de Microsoft-services zoals Onedrive, OneNote, Word en Outlook zijn gebundeld. Zo hebben wij alle faciliteiten om opdrachten te maken. Ook vind ik het heel fijn dat de samenwerkingsomgeving zeer geschikt is voor de iPad. Dit maakt mijn rugtas veel lichter.”