Optimale communicatie op de bouwplaats is cruciaal voor succes BAM

Het gebeurt zelden dat slechts één aannemer een groot bouwproject uitvoert. Vaak werkt de hoofd-aannemer samen met onderaannemers. Goede communicatie voorkomt misverstanden die vaak veel geld kosten. Met een innovatief communicatieplatform optimaliseerde Koninklijke BAM-Groep de communicatie en samenwerking tussen betrokkenen.

In de afgelopen jaren is een aantal snelwegen verbreed als wapen tegen het fileleed. Wie bij een groot infraproject het logo van een aannemer  ziet, realiseert zich niet dat er sprake is van een groot aantal contractpartijen die op tijdelijke basis samenwerken. Niet alleen heeft elke deelnemende partij haar eigen taken, kwaliteiten  en gewoonten, ook zijn veel onderaannemers slechts gedurende een deel van het project bij de uitvoering betrokken. Het is belangrijk dat iedereen met de meest actuele documenten werkt. Je wilt immers voorkomen  dat een hapering in de levering van bekistingsmateriaal ertoe leidt dat betonmolens voor niets naar de  bouwplaats rijden. Om het delen van informatie optimaal te laten verlopen, maakt bouwonderneming Koninklijke BAM Groep gebruik van BAMplaza. Dit is een communicatieplatform op basis van Microsoft SharePoint. “Bij grote projecten, zoals een wegverbreding, zijn er meer dan honderd mensen die intensief van het platform gebruik  maken”, zegt Ewout Meijer, manager Web Solution Center bij BAM. “Per gebruiker zijn de rechten geregeld, zodat niet iedereen in documenten wijzigingen kan aanbrengen of per ongeluk documenten kan verwijderen.”

Het platform groeide uit tot de spil  in de communicatie tussen de verschillende werkmaatschappijen van BAM én hun partners. Ongeveer achtduizend mensen werken ermee. Meijer: “Ik vroeg eens aan een manager in een bouwkeet te kiezen tussen twee kwaden: een dag zonder mail of een storing in het communicatieplatform. “Een dag zonder mail overleven we wel, maar zonder het communicatieplatform ligt alles stil”, was het directe antwoord.” Als het systeem om zeven uur in de ochtend door een probleem niet beschikbaar is, wordt Meijer binnen een minuut uit bed gebeld.

Uitbesteden vanwege kwetsbaarheid

Ruim drie jaar geleden merkte de IT-afdeling van BAM dat het lastiger werd het beheer, het onderhoud en de doorontwikkeling zelf te doen. “Het werd in toenemende mate een probleem om ervaren SharePoint-specialisten te vinden, die genoeg technische kennis hadden voor het beheren van het belangrijke platform”, herinnert Meijer zich. De organisatie werd daarnaast erg afhankelijk van een enkele specialist. “Vanuit het oogpunt van continuïteit heb je dan steeds de angst dat die SharePoint-specialist ontslag neemt – dat maakt je kwetsbaar. Ook voelt zo’n medewerker zich een eiland binnen  het team.”

Nog belangrijker was het besef dat de kwaliteit van het SharePoint-beheer niet in overeenstemming was met het belang van het platform. Meijer realiseerde zich dat het moment was gekomen om het beheer naar een hoger niveau te brengen, zodat de omgeving blijvend stabiel en betrouwbaar zou zijn met een goede service voor de gebruikers. “Tot dat moment werd het beheer ‘erbij’ gedaan, dus naast andere werkzaamheden. Bij calamiteiten stopten de IT-medewerkers met hun overige werk om de problemen op te lossen. Die situatie wilden we verbeteren door het outsourcen naar een dedicated team.”

Meijer benadrukt dat de outsourcing niet was ingegeven om kostenvoordeel te behalen. “We wilden een kwaliteitssprong maken.” Om die reden werd gezocht naar een IT-partner die SharePoint technisch goed kent en een dergelijk project al vaker uitvoerde. Die partner werd gevonden in Wortell. Meijer: “We zochten een partij die bij ons past. Die weet om te gaan met de  pragmatische, oplossingsgerichte en soms wat directe cultuur van een bouwbedrijf.”

De eigen IT-afdeling van BAM doet ook nog veel zelf. “Wortell is vooral van belang in de tweede lijn: het beheer, de 24×7 systeemmonitoring en het onderhoud. Verder staan hun mensen ons bij in het geval van calamiteiten. Officieel tien uur per werkdag, maar indien  nodig ook buiten die tijdvensters.”