BinckBank blij met Microsoft Teams

BinckBank is opgericht in 2000 met als missie particuliere beleggers dezelfde mogelijkheden te bieden als professionele beleggers tegen een fractie van de kosten. BinckBank wist op succesvolle wijze, als fintech bedrijf avant la lettre, de gevestigde orde wakker te schudden met een propositie van een gebruikersvriendelijk platform tegen lage kosten met een verbazingwekkend goede service.

In 2015 heeft BinckBank een nieuwe strategie en koers uitgestippeld om haar dienstenaanbod naar particuliere beleggers te verbreden met Laten Beleggen en Sparen naast Zelf Beleggen. Op deze wijze wil BinckBank als navigator haar klanten helpen bij het realiseren financieel onafhankelijk te kunnen worden. Halverwege 2016 werd Wortell ingeschakeld om te helpen bij de transitie naar Office 365. Binnen BinckBank zijn ze zeer te spreken over de nieuwe functionaliteiten en nieuwe samenwerkingsmogelijkheden die dit biedt, met name met de introductie van Microsoft Teams.

“Binck is over het algemeen een Microsoft-georiënteerde organisatie met Microsoft Exchange en kantoorautomatisering applicaties als Word, Excel, Outlook en Access. “Toen een paar jaar geleden de licenties van Binck vernieuwd moesten worden, viel dat samen met de wijzigingen die Microsoft doorvoerde in zijn licentiemodel. Met de introductie van Office 365 werd er overgestapt naar een cloudbased model. Hiermee werd ook meteen het aantal kantoorautomatisering applicaties uitgebreid met cloudapplicaties van Microsoft, zoals Skype for Business. Later kwam daar ook Microsoft Teams bij”, zegt Michael Lamperjee, IT-specialist en Project Manager bij BinckBank.

Directe samenwerking tussen kleine groepen

Vanuit de business was er al langere tijd sterke behoefte aan een directere samenwerking tussen kleine groepen. Microsoft Teams is daar de ideale tooling voor. Onder andere vanwege de beschikbare persistant chatfunctie en de videoconferentiefunctie, maar ook zit er een functie in voor de opslag van documenten. Bovendien kun je andere Office-applicaties integreren. En dat alles binnen één omgeving: in Microsoft Teams.

Er was eerder al gekeken naar vergelijkbare diensten, zoals Slack. Maar dit was niet geschikt, aangezien in de voorwaarden van deze clouddienst staat dat de data hergebruikt kan worden.
“Als bank hebben we te maken met toezichthouder DNB (De Nederlandsche Bank). Daarom dienen we bij elke introductie van een clouddienst of SaaS-applicatie een risico-onderzoek te doen. Dat kost natuurlijk wel even wat tijd. In de tussentijd werkten we aan de roadmap, het projectplan voor de migratie. Toen kwam Microsoft met Microsoft Teams en daar kreeg onze CEO lucht van.

“Dit soort tooling is namelijk uitermate geschikt voor een agile minded bedrijf als BinckBank, was zijn gedachte. En daar heeft hij gelijk in gekregen.”

Geen volle mailbox meer

BinckBank heeft ongeveer 580 medewerkers. Driekwart daarvan werkt inmiddels met Microsoft Teams. “Net zoals in de meeste bedrijven werd er nogal wat heen en weer gemaild, daar had je gewoon een halve dagtaak aan. Wanneer je een paar dagen vrij bent, dan kun je eerst door een volle inbox heen ploegen voordat je weer bij bent. Nu we met Microsoft Teams werken, is de mailberg flink gereduceerd.”

Videoconferencingtools

“We werken met veel zelfsturende teams en die hebben het in relatief korte termijn eigen gemaakt. Elke ochtend hebben we als agile bedrijf natuurlijk de nodige stand-up meetings. Men is in principe vrij om fysiek aanwezig te zijn bij deze en andere meetings, of ervoor te kiezen om in te bellen middels een videosessie. Sowieso wordt er veel gebruik gemaakt van deze videoconferencingtools, want we hebben ook kantoren in Antwerpen, Parijs, Milaan en Marbella. En deze videoconferencing zit ook in Microsoft Teams geïntegreerd.

Persistant chatfunctie

Microsoft Teams biedt daarbij een persistant chatfunctie. Stel dat je met zijn tweeën in een team zit en al een maand flink gebruik maakt van de chatfunctionaliteit, dan gaat deze niet verloren, het wordt continu opgeslagen en bewaard. Als er dan een derde collega aan wordt toegevoegd, dan kan hij de hele chathistorie inzien en is hij snel up-to-speed.

De technische implementatie met Wortell

Om de technische kennis binnen BinckBank op het gebied van Office 365 te waarborgen, is Wortell ingeschakeld. “Voorheen draaide alles op ons eigen serverpark. En met de transitie naar de Cloud is het wel een andere manier van beheer en van management.

Inmiddels is het project in de afrondende fase en is BinckBank enthousiast over hoe het allemaal is gelopen. “We zijn nu nog bezig met het uitfaseren van onze on-premises SharePoint server en het migreren van de data naar online. Dit wordt in de komende maanden afgerond. Het project heeft zo dus ruim een jaar geduurd. Dit kwam met name door het Cloud gebaseerd risico-onderzoek. We hadden de licenties voor Office 365 al , dus we hebben voor een overgangsfase gekozen waarin we de standaard Office-applicaties al binnen Office 365 beschikbaar hebben gemaakt voor alle medewerkers. Maar die hebben we zo dichtgeknepen, dat je het alleen maar kon gebruiken wanneer je op het netwerk van BinckBank was ingelogd. Dus eigenlijk – in IT-jargon – een kwestie van lifecyclemanagement. We zijn van de oude Office 2010 applicaties overgestapt op Office 2016.

Laat medewerkers de voordelen van Microsoft Teams zien

Michael heeft ook nog een tip voor andere organisaties. “Ga er gewoon mee aan de slag, herken de voordelen ervan en probeer dat ook uit te dragen binnen de organisatie. Denk daarbij niet te licht na over gebruikersadoptie van Microsoft Teams. Mensen moeten wel ineens wennen aan een andere manier van werken, dus probeer de medewerkers ook mee te nemen en training te geven. Mensen vragen zich altijd af ‘what’s in it for me’. Laat ze de voordelen van Microsoft Teams zien, je moet daar echt veel tijd in investeren. Laat zien dat deze nieuwe tooling faciliterend is in de nieuwe manier van werken. Gebruik cases en scenario’s. Laat ook zien hoeveel tijd je kunt besparen als je niet de halve dag in je mailbox doorbrengt. Het werkt effectiever en efficiënter.

Er zijn binnen BinckBank nu 152 Microsoft Teams groepen op 580 medewerkers. Als we alleen al naar de aantallen kijken, dan kunnen we wel concluderen dat het goed is geland binnen de organisatie en dat het goed wordt gebruikt.”

De rol van Microsoft Teams binnen Office 365

Lees het blog

Deel je enthousiasme