Een nieuwe cloudwerkplek is ook een organisatietransformatie
De afdeling IT heeft besloten dat er een nieuwe werkplek moet komen. Systemen zijn verouderd, er moet gemigreerd worden of er zijn nieuwe devices nodig. De keuze gaat uit naar een werkplek in de cloud, waarvoor gezocht wordt naar een IT partner die daarbij kan helpen. Zo, aan de slag met het plan van aanpak en over vier maanden heeft iedereen een nieuwe werkplek. De realiteit is vaak anders. We weten dit omdat we dit soort verzoeken vaak voorbij zien komen. Wat wij adviseren? We moeten terug naar de tekentafel en drie belangrijke onderdelen uittekenen.
1. Spelregels Een nieuwe werkplek met een online samenwerkomgeving is niet alleen een IT-aangelegenheid. Een nieuwe (bv. Office 365) werkplek, waarmee je op een hele andere manier gaat werken, heeft impact op de eindgebruikers. Zowel op de manier hoe je individueel werkt, maar zeker ook de manier waarop je met elkaar gaat samenwerken. Dit heeft serieuze impact op je dagelijkse werk. De vele mogelijkheden van een cloud werkplek bieden hele mooie kansen. Kansen om processen te optimaliseren, automatiseren of bepaalde applicaties te vervangen door de applicaties die standaard in Office 365 zitten. Maar je moet er serieus aandacht aan geven om te kijken wat werkt voor jouw organisatie en jouw medewerkers. Waar hebben zij behoefte aan? Er moeten spelregels worden opgesteld en bepaald waar je bijvoorbeeld je beleidsdocumenten opslaat en op welke plek je je team documenten kwijt kunt. Dat zijn geen onderwerpen waar alleen een afdeling IT zich mee bezig houdt.
2. IT organisatie Een nieuwe cloud werkplek heeft impact op hoe je als IT organisatie op dat moment georganiseerd bent. Klassieke beheerstaken verdwijnen en er komen andere taken bij waarbij andere kennis en mogelijk ook andere competenties nodig zijn. Dit kan hele mooie kansen bieden voor medewerkers, maar er moet wel aandacht aan worden gegeven. Dan is er ook nog de vraag wie de nieuwe werkplek gaat beheren. De cloud technologie ontwikkelt zich zo snel, dat je het als organisatie haast niet meer bij kan houden. Blijf je het dan nog zelf doen of besteed je het uit aan een IT partner? Deze vragen hebben allemaal impact op de IT medewerkers en daarmee dus op jouw organisatie.
3. Adoptie Wellicht ten overvloede, maar zeker niet minder waar, een werkplek transitie kost tijd, training, adoptie en aandacht. Nieuwe systemen, wellicht nieuwe devices, dit kan voor een grote groep medewerkers lastig zijn. Feit is dat alle medewerkers met nieuwe software gaan werken. Er zal dus hoe dan ook uitleg gegeven moeten worden hoe het werkt en wat de nieuwe werkplek hen biedt. Niet één keer, het is dan ook een kwestie van herhalen en vooral ook doen.
"IT wordt steeds meer geïntegreerd met de business en de beste organisatie strategieën zijn digitaal gedreven."
Wortell helpt je dus niet alleen met de techniek, maar zeker ook met de strategie, visie en de organisatie transformatie. Wil je daar meer over weten of zie jij deze uitdaging ook in jouw organisatie?
Stuur mij gerust een mailtje!
