Het kennisniveau van medewerkers in de industrie borgen én verhogen

3 min Blog Franck van Diest 18 februari 2020

Iedere werkdag leren we iets nieuws. De ene keer is het een reparatie aan een technische installatie, de andere keer is het een projectplan van een viaduct. Maar waar bewaren we die kennis? Het wordt slecht of niet opgeslagen terwijl deze kennis collega’s bij een volgend project een vliegende start geeft. Hoe zorg je dat je al deze kennis behoudt en gemakkelijk vindbaar maakt, zodat collega’s niet steeds weer het wiel hoeven uit te vinden? En wat zijn de mogelijkheden daarin met mixed reality?

“Het moeilijkste van kennisborgen is het kennisborgen zelf. In elk bedrijf doen medewerkers hun werk. Uit ervaring of met hulp van documentatie. De uitdaging voor bedrijven in de industrie is dat ervaring zich moeilijk laat opslaan. “

Als een installateur bij reparatie aan een cv-ketel een terugkerend probleem tegenkomt, onthoudt hij dat voor de volgende keer. Ervaringen worden meestal niet toevertrouwd aan papier, laat staan aan een centrale, digitale database. Kunnen medewerkers zich wapenen met de ervaringen van collega’s, dan gaan dingen de eerste keer wél goed. Nu wordt weinig gedeeld, en als collega’s uit dienst gaan verlaat kostbare kennis het bedrijf.

Kennis staat versnipperd

Bij projecten gaat ook enorm veel kennis verloren. Neem de aanleg van een viaduct van het type A. Daarbij horen tekeningen, protocollen, proces- en werkbeschrijvingen, bijbehorende wet- en regelgeving, de juiste contactpersonen, partners en ga zo nog maar even door. Uiteindelijk bevat een project soms wel honderden of duizenden relevante pagina’s. Helaas maken collega’s die niet centraal aan, maar staat de ene procesbeschrijving in een fileshare, vinden we het protocol in een archiefkast en bewaren we werkbeschrijvingen lokaal op een computer.

Kennis gaat continu verloren

Niet alleen staat deze belangrijke informatie versnipperd, over verschillende afdelingen en personen met elk hun eigen opslagmethode, ook de naamgeving is niet eenduidig. Als medewerkers na lang zoeken dan toch de digitale bestanden vinden, moeten ze deze vaak inhoudelijk doornemen en verifiëren of de kennis erin ter zake doet. Versiebeheer en naamgeving zijn vaak niet het eerste waar collega’s aan denken. Gaat een project naar de procesfase, haken mensen af en gaat kennis verloren.

Collega’s slaan kennis onvindbaar op

Idealiter heb je één plek waar alle projectondersteuning, tekeningen, afspraken, incidentmeldingen, kortom alle kennis staat en vindbaar is. Dat is een illusie omdat niet iedereen in één systeem werkt en omdat collega’s uit zichzelf meestal niet netjes administreren. Microsoft introduceert kunstmatige intelligentie die alle documenten binnen Office 365 in kaart brengt en automatisch informatiepagina’s aanmaakt. Dat is handig, maar het gaat niet werken als collega’s hun kennis niet eenduidig opschrijven. Zonder regels labelt de ene collega netjes een document als Viaduct type C, rev.2, oktober 2020. Een andere collega slaat het op als ‘Viaduct’ en een ander als het onmogelijk vindbare ‘project oktober 2020’. Zelfs de slimste AI-toepassing kan uit zo’n ratjetoe geen projectpagina’s samenstellen.

Het systeem helpt medewerkers kennis opslaan

Debble for Industry helpt je collega’s bij het goed opslaan van kennis in elk project wat ze starten. Wil een collega een nieuw projectplan maken, dan moet hij of zij eerst de juiste gegevens door middel van verplichte velden invoeren; als datum, projecttype en geografische locatie. Alle parameters die voor jouw bedrijf belangrijke zoektermen zijn worden zo vindbaar opgeslagen. Wil een collega hierna een vergelijkbaar project beginnen dan vindt hij gemakkelijk alle documentatie. In Debble for Industry regel je per rol de toegangs- en schrijfrechten. Zo kunnen collega’s altijd direct bij de juiste documenten, op kantoor achter een pc of in het veld op een smartphone, laptop of tablet.

Nieuwe en bestaande medewerkers kunnen direct aan de slag

Niet alleen bestaande werknemers gaan nu veel sneller aan de slag. Ook nieuwe collega’s zijn sneller ingewerkt als ze direct alle informatie en contacten op een persoonlijke intranetpagina vinden. Deze pagina is ook de perfecte locatie voor instructievideo’s die collega’s ondersteunen bij het uitvoeren van nieuwe werkzaamheden.

Next level kennisdelen met mixed reality

Wil je echt voorop lopen met het inzetten van technologie voor optimale kennisborging? Dan is er de mixed reality-headset HoloLens. Deze bril projecteert de instructie op de werkelijkheid. Zo ziet een servicemonteur bijvoorbeeld een moer oplichten die hij moet aandraaien en hoe hij dat moet doen. Of een ingenieur ziet blauwdrukken als hologram op een schip zodat hij ankerpunten sneller kan markeren. Ondertussen kunnen collega’s op afstand meekijken, tips geven en documentatie opsturen. Op deze manier zet je opgedane kennis direct in met sneller resultaat, gaan dingen de eerste keer meteen goed en zijn collega’s met minder inspanning sneller ingewerkt.

Laat kostbare kennis niet ontsnappen en help je collega’s met hun ervaringen en documenten efficiënter werken. Jij vindt het toch ook fijn om direct een klus aan te pakken zonder een incomplete legpuzzel aan informatie te hoeven leggen? Kies daarom voor een systeem waarmee je kennis beter borgt en ontsluit. Zo haal je meer uit je mensen en kunnen zij zonder drempels aan de slag, keer op keer.

Deel je enthousiasme

Franck van Diest

Franck is als Product Manager verantwoordelijk voor de productontwikkeling en strategie van het thema Modern Workplace. Hij heeft een sterke visie als het gaat over de toekomst van samenwerken. Zijn doel is om mensen en organisaties te helpen met goede software die écht waarde bieden voor gebruikers.

Stuur Franck een e-mailBekijk alle blogs van Franck