Yammer zet External Messaging aan

Op 18 mei zal Yammer op alle netwerken de functie External Messaging aanzetten. Met deze nieuwe feature is het mogelijk om externe gebruikers te betrekken in gesprekken die plaatsvinden op je eigen Yammer netwerk. Deze nieuwe feature heeft grote impact op het beheersen van de inhoud van een Yammer netwerk.

Wat is External Messaging
Een Yammer netwerk maak je aan voor gebruik binnen je eigen organisatie of als External Network. Met deze laatste is het al mogelijk om externe gebruikers toegang te geven tot dat specifieke netwerk. Goede manier dus om Yammer te gebruiken in de samenwerking met anderen. Een intern netwerk is niet toegankelijk voor gebruikers buiten de eigen organisatie. Tot 18 mei dus. Dan komt de functie External Messaging beschikbaar. Gebruikers binnen de organisatie kunnen externe gebruikers betrekken in gesprekken. Door in een bericht of een reply op een bericht een externe gebruiker te noemen, krijgt deze gebruiker automatisch toegang tot dit gesprek. De groep waarin dit plaatsvindt en de rest van het netwerk zijn niet toegankelijk voor deze gebruiker, alleen het gesprek waarin hij of zij wordt betrokken. Vergelijkbaar dus met het delen van een document op je OneDrive For Business met een externe gebruiker.

"Enterprise features"
External messaging maakt gebruik van een aantal features die al op Office 365 beschikbaar zijn om de informatiestroom enigszins de beheersen. Exchange Transport Rules kunnen met de introductie van External Messaging worden toegepast op het communicatie verkeer van en naar het Yammer netwerk. Verder zullen de data export mogelijkheden worden uitgebreid om Yammer data te gebruiken in eDiscovery. Belangrijk is hierbij wel dat de data nog steeds handmatig vanuit Yammer moet worden geëxporteerd om het beschikbaar te krijgen in eDiscovery.

Uitzetten van External Messaging
Microsoft heeft besloten op 18 mei deze feature op ieder netwerk aan te zetten. Opt out dus. Wil je dit niet, dan moet je zelf aangeven dat dit uitgezet moet worden. Helaas is hiervoor geen nette admin tool beschikbaar; je zult een support ticket moeten indienen. Wat mij betreft niet de meest chique wijze om dit te doen, maar helaas een feit. Bij het indienen van het opt out ticket moet je een aantal zaken aangeven:

1. Welke wijze van blokkade wil je. Je kunt kiezen uit blocking outbound communication (zorgen dat externe gebruikers geen toegang krijgen tot de gesprekken) en/of firewalling users (zorgen dat eigen gebruikers geen toegang kunnen krijgen tot External Messaging op een Yammer netwerk buiten de eigen organisatie)
2. Op welke domeinen moet de blokkade gelden
3. Waarom wil je de blokkade (wat mij betreft zijn redenen als "'cause I just don't want it" of "none of your business" prima redenen)

Impact van External Messaging
Microsoft heeft door het mogelijk te maken externe gebruikers toegang te geven tot een Yammer netwerk een erg krachtige functionaliteit toegevoegd. Het maakt de samenwerking met externe partijen (partners, klanten, leveranciers etc) een stuk makkelijker. Maar er zullen veel organisaties zijn die dit (nog) niet willen en geconfronteerd worden met een opt out functie. Belangrijk dus om voor 18 mei bepaald te hebben of je gebruik wilt maken van External Messaging of niet. Wortell kan helpen met het bepalen van deze impact. Neem hiervoor contact met je Account Manager op, of stuur mij even een e-mail.

Wil je op de hoogte blijven van wijzingen in de online Microsoft diensten, meld je aan voor de Wortell Cloud Business Community.