Ga naar content
Zoek op onderwerpen, blogs, diensten etc.

Een nieuwe manier van samenwerken: Office Groups

Blogs
1-3-2016

Vorige maand organiseerde Wortell weer een TechReady, dit is een kennis event voor zowel relaties van Wortell als voor het gehele Wortell-team. Deze keer mocht ik een [download id="13799"], deze manier van samenwerken is ongeveer een jaar geleden door Microsoft gelanceerd en ik merk dat dit onderwerp steeds meer aandacht krijgt binnen organisaties. Dat is ook logisch omdat de functionaliteit steeds volwassener wordt.

Samenwerken veranderd

Als we kijken naar samenwerken in relatie tot SharePoint dan zien we eigenlijk een verschuiving, waar men in het verleden redelijke uitgebreide teamsites inrichtte met bijvoorbeeld: meerdere document bibliotheken, workflows, contactenlijst en een takenlijst. Zien we tegenwoordig dat er steeds meer dingen weggelaten worden, een team of projectsite bevat steeds vaker een lege homepage met een document bibliotheek. Een van de redenen hiervoor is dat de behoefte van de gebruikers veranderd, men wil sneller aan de slag en het moet eenvoudig zijn.

Een ander punt wat veranderd, is de voorspelbaarheid van personen die gaan samenwerken. Bij veel organisaties wordt bij het inrichten van een samenwerkingsomgeving nagedacht over wie met wie gaat samenwerken, vaak wordt er dan gekeken naar afdelingen of functies. Deze (potentiële) samenwerkingsverbanden worden vervolgens gebruikt om de omgeving en het aanvraagproces in te richten. Maar de samenwerkingsverbanden worden steeds minder voorspelbaar doordat medewerkers binnen een organisatie op andere manieren met elkaar in contact komen, bijvoorbeeld door het gebruik van Yammer.

Office Groups

Op deze veranderingen heeft Microsoft een oplossing bedacht in de vorm van Office Groups. De belangrijkste uitgangspunten zijn daarbij:

  • Er is een definitie van een Group, alle Groups bevatten dezelfde opzet;
  • Self-service, geen aanvraagproces wat tijd kost om te doorlopen;
  • Eenvoudig in beheer, direct aan de slag kunnen, niet te veel configuratie opties.

Is Office Groups dan de ultieme oplossing voor samenwerken? Voor kortstondige samenwerking / projecten of voor teams die geen gebruik maken van de ‘lijstjes’ in teamsites is dit een prima oplossing.  Als je echter wil dat het team werkt volgens een vast proces en daarbij bijvoorbeeld gebruik wil maken van inhoudstypes en meta-data op documenten dan zijn de teamsites nog steeds de juiste keuze.

Wanneer start je met Office Groups?

Regelmatig krijg ik de vraag gesteld ‘wanneer zou een organisatie moeten starten met Office Groups?‘. Laat ik beginnen met te melden dat het nu al op elke Office 365 tenant beschikbaar is, tenzij het expliciet uitgezet is d.m.v. Powershell. Dat betekent dat je nu al moet starten met te bedenken wat Office Groups voor je organisatie betekend en hoe het zich verhoudt tot teamsites. Daarbij kun je als uitgangspunt onderstaande gebruiken:

Office Groups overzicht

Ondersteuning nodig?

Heb je vragen over het toepassen van Office Groups binnen je organisatie? Wortell kan je helpen met het introduceren van deze functionaliteit in je organisatie.