De rol van Microsoft Teams binnen Office 365

Teamwork Hub

Microsoft Teams kwam op de markt als de nieuwe ‘chatbased workspace’ binnen Office 365. Inmiddels is die definitie een beetje aangepast: het is nu ‘dé hub voor teamwork’ en daarmee de basis van de ‘Intelligent Communications’ visie van Microsoft. Toch roept het bij velen nog de vraag op: hoe verhoudt het zich tot Skype for Business, Outlook, Groups en Yammer? Wanneer communiceer je via welke applicatie? In deze blog zet ik dit op een rijtje.

Je hebt een nieuwtje, of een vraag. Kortom, je wil iets communiceren naar een collega. Of misschien wel naar een groep collega’s. Welke applicatie kies je dan? Het belangrijkste element in die afweging is doelgroep. En hier komt het begrip team bij kijken. Als jij denkt aan een team, denk je dan alleen aan de mensen die naast je zitten op kantoor, en waar je face-to-face contact mee hebt? Of denk je dan aan mensen die in dezelfde divisie zitten als jij? Of dezelfde manager hebben?   

Tegenwoordig is het begrip team veel breder dan vroeger. In de context van Teams bedoelen we met een team: een samenwerkingsverband dat niet per se de organisatiestructuur weerspiegelt. Zo kun je bijvoorbeeld een Teams team hebben voor de mensen waarmee je samen op één afdeling zit. Maar ook voor collega’s wereldwijd die dezelfde functie hebben als jij. Of een projectteam dat uit internen en externen bestaat.  

En dat betekent ook dat de doelgroep voor een boodschap veel meer vormen kan aannemen. Juist dan is het handig als je meerdere tools hebt om mee te communiceren.

Via Microsoft Teams heb je direct toegang tot diverse Office 365 functionaliteiten, daarom wordt het ook ‘dé hub voor teamwork’ genoemd. 

Skype for Business vs Teams  

Omdat er zoveel overlap zit tussen de functionaliteiten van Skype en Teams, kan het in het begin even zoeken zijn. Met beide applicaties kun je chatten, bestanden delen en videobellen. Het grootste verschil op dit moment is dat Skype for Business een bewezen ‘Enterprise grade’ communicatieoplossing is. Teams is volop in ontwikkeling om hetzelfde niveau te bereiken. Bovendien is Teams bedoeld als een hub, waarmee het een ingang is voor meerdere soorten applicaties. De medewerker kan vanuit Teams zowel op teamniveau communiceren (groepsgesprekken) als op individueel niveau (via Chat). Onderaan deze blog vind je een overzicht van de functionaliteiten en de verschillen.    

De hub functionaliteiten van Microsoft Teams zijn ook op je mobiel beschikbaar. 

Was Skype for Business vroeger nog de standaard om meetings mee te organiseren, tegenwoordig wordt een Teams teammeeting gezien als de modern meeting experience. Teams krijgt hierbij steeds meer functionaliteiten die momenteel alleen nog in Skype for Business beschikbaar zijn. Skype forBusiness heeft daarom nog grote waarde binnen de Office 365 suite, zoals bijvoorbeeld met ‘Enterprise grade’ telefoon functionaliteit.  

Ten opzichte van Skype for Business maakt Teams het ook veel makkelijker om gedeelde content zichtbaarheid te geven. Dit noemen ze persistant chat, alles blijft bewaard in de Kanalen waar men content in plaatst (of op de gekoppelde SharePoint site), dus ook zichtbaar voor mensen die later lid worden van het team (of wanneer men op vakantie is. Skype for Business kent wel de optie om groepsgesprekken te archiveren, maar dit geldt alleen voor deelnemers van dat moment.

In Microsoft Teams zie je per kanaal een overzicht van gedeelde bestanden.

Let wel dat Teams volop in ontwikkeling is. Omdat Microsoft met ‘Intelligent Communications’ Teams de primaire focus  heeft gegeven, worden er continue nieuwe functionaliteiten ontwikkeld. Die vervolgens in rap tempo worden uitgerold.

Microsoft legt de focus op Intelligent Communications waarbij ze dit willen doen via de Teams client. Hierdoor wordt er in rap tempo nieuwe funcitonaliteiten uitgerold voor deze client

Yammer vs Teams 

Vooral bij Yammer is het belangrijk om vast te stellen wie de doelgroep is. Wil je iets vertellen aan (een groot deel van) de organisatie? Of wil je een poll houden, een hulpvraag uitzetten, iemand een compliment geven, of via kruisbestuiving mooie ideeën delen met de organisatie? Dan is Yammer de meest logische plek om je verhaal te vertellen. Yammer is ook heel bruikbaar voor management of directie, om input op te halen binnen de organisatie. Om samen met zijn allen de dialoog aan te gaan over zaken die écht belangrijk zijn.  

Yammer is een mooie tool om contact te zoeken met collega’s, binnen alle lagen van de organisatie.

Wil je snel en scherp samenwerken met je teamleden? En daarbij op meerdere manieren kunnen communiceren (via chat, video, samenwerken aan bestanden), en makkelijk overzicht houden van wie welke activiteit heeft uitgevoerd? Dan is Teams de aangewezen tool.  

Een praktisch voorbeeld: Stel je voor dat je even wil melden dat je in de file staat en een meeting niet gaat halen. Dit zet je natuurlijk niet op Yammer (niet de juiste doelgroep). Dit is typisch iets dat je in Teams zou plaatsen.  

Teams heeft een informeel karakter.

Overigens kun je ook in Yammer met groepjes werken. Dit biedt een beperkte functionaliteit ten opzichte van Teams. Yammer biedt een feed waarin je met elkaar in gesprek kunt, en ideeën kunt uitwisselen. In Teams worden chat, live samenwerken aan bestanden en meetings bij elkaar gebracht.

Groups vs Teams  

Groups is een interessante voor deze blog, omdat er tegenwoordig vrij weinig aandacht wordt besteed aan de communicatie functionaliteit van Groups. Bij Groups wordt er met name gesproken over de techniek, dus hoe Groups achter de schermen samenwerkt met de andere Office 365 applicaties (waaronder strakke integratie met Teams!). Vind je de techniek interessant? Kijk dan hier 

In deze blog richten we ons vooral op communiceren. Omdat Groups geïntegreerd is met meerdere applicaties, vind je Groups communicatie op verschillende manieren terug in Office 365:  

  • In Outlook (waarbij er een soort emaildraad onstaat) 
  • In Yammer (waarbij je communiceert via Yammer groepjes)  
  • In Teams (waarbij je communiceert via teams/kanalen).  

Wanneer je in een Group zit (die ook aan Teams is gekoppeld, zie daarvoor de link naar techniek), krijg je beschikking over bepaalde Groups functionaliteiten in Outlook. Denk aan bijvoorbeeld eengedeelde kalender en een groeps mailbox. Via die mailbox kun je makkelijk samen communiceren met externen (iedereen krijgt bijvoorbeeld de mails die aan de Group gericht zijn). In die mailbox kun je ook makkelijk met elkaar praten d.m.v. van een ‘emaildraad’. Het verschil tussen die emaildraad en Teams is dat Teams echt gericht is op snel chatten en samenwerken in kanalen.

Via de Groups functionaliteit kun je gebruik maken van een gedeelde mailbox, inclusief groepsgesprek in de vorm van een ‘emaildraad’.

Soms past Outlook toch beter bij een organisatie. Bijvoorbeeld als ze op een meer formele manier met elkaar wil samenwerken (Teams is vrij informeel). Of wanneer er sprake is van specifieke business processen waarbij bepaald emailgebruik noodzakelijk is om documenten en informatie te delen, zowel binnen als buiten de organisatie.  

Sinds kort kun je via Teams ook samenwerken met externen. Dit kun je uiteraard ook uitschakelen, bijvoorbeeld omdat het niet past binnen afspraken of externe regelgeving. In die gevallen komt men al snel terug bij het vertrouwde Outlook (en de bijbehorende Groups functionaliteit).   

Een uitdaging hierbij is dat organisaties het soms moeilijk vinden om Outlook ‘los te laten’ als het aankomt op teamwork. Dit komt omdat Outlook voor velen van ons jarenlang dé manier was om contact met elkaar te hebben, zowel in formele als in informele situaties. En ook al hebben we bijna allemaal wel eens een traumatische ervaring opgedaan met Outlook (de schrik als opeens tientallen mails zijn verdwenen uit een mailbox), het is toch vertrouwd. 

Zo zag Outlook er veertien jaar geleden uit, toen ook al onderdeel van ons werkpatroon.

Als ik met organisaties praat over Teams hoor ik wel eens: “Ja maar, we gebruiken Outlook om snel even met elkaar te overleggen. En het is wel overzichtelijk.”. 

Tja, is het snel? Of overzichtelijk? Wie wel eens heeft vastgezeten in een ‘mailstorm’ met tien collega’s die allemaal door elkaar heen aan het mailen zijn, weet dat het overzicht snel kwijt is. En dat is nu juist waar Teams sterk in is. Je kunt altijd real-time zien wie iets meldt, op welk tijdstip, in reactie waarop. Teams biedt bovendien de context die in Outlook soms ver te zoeken is, ook omdat reacties altijd gestructureerd onder elkaar worden geplaatst.  

En ook hier geldt: nieuwe collega’s of teamleden die op een later moment worden toegevoegd, beschikken altijd over reeds gedeelde informatie. Het is dus niet meer nodig om bij het inwerken van een nieuwe collega je mailbox door te lopen, speurend naar mails die misschien nog wel interessant kunnen zijn. 

Welke scenario’s passen bij jouw organisatie?

Hieronder een overzicht van communicatie scenario’s er mogelijk zijn binnen Office 365. Je ziet dan ook meteen welke applicatie je kunt gebruiken per scenario. Gebruik het overzicht om na te denken over welke scenario’s bij jouw organisatie passen, en ga vooral in gesprek met je collega’s.

* Deze Skype functionaliteit wordt op termijn ook beschikbaar in Teams.

Volgende keer: Governance voor Microsoft Teams

Webinar: Office 365 Roadmap Update registratie

Bekijk evenement

Wil jij (beter) leren werken met Microsoft Teams?

Er is veel informatie beschikbaar over Microsoft Teams, die hebben we voor je gebundeld en delen we graag met je.

Deel je enthousiasme