Geen handmatige processen maar realtime data en inzicht vanaf elke locatie

Vertaling van klantcase in samenwerking met Microsoft, Van Oord en Wortell
(Oorspronkelijk in Engels)

Door te profiteren van cloud-gebaseerde AI-oplossingen, was een van ’s werelds grootste baggervloten in staat haar processen te verbeteren, middelen vrij te maken en zich te richten op toekomstige innovatie en groei.

Stel je het scenario eens voor. Meerdere schepen op locaties over de hele wereld, allemaal met documentatie over de apparatuur en certificeringen die regelmatig worden aangevraagd door interne medewerkers, wetgevende instanties en gedurende de reis van een schip. Stel je nu eens voor dat deze vele soorten certificaten op meerdere locaties worden opgeslagen, in gedrukte en digitale format op verouderde hardware en in meerdere talen.

Deze certificaten moeten ook nog eens elk jaar worden vernieuwd. Zoals zoveel bedrijven zonder de luxe om geboren te worden in een papierloze, volledig digitale wereld, was dit de complexe situatie waar Van Oord elke dag mee te maken kreeg. Tijdrovende handmatige invoer met het risico van menselijke fouten, moeilijke zoekopdrachten en pijnlijke auditprocessen.

“We hebben zoveel certificaten over de hele wereld van zoveel leveranciers, soms opgestuurd per e-mail en soms per post. We hadden veel verschillende werkprocessen, waardoor het moeilijk was om specifieke documenten te vinden, ” zegt Donny Gieskens, Manager Cloud Competence Center van Van Oord. “Het scannen of typen van informatie was erg saai, arbeidsintensief en niet het soort werk dat mensen wilden doen. We hadden veel mensen die hun tijd besteden aan het uitvoeren van deze handmatige activiteiten.”

Toenemende verbetering

Om deze uitdagingen tegen te gaan, onderzocht de IT-afdeling van Van Oord nieuwe manieren om het proces te automatiseren samen met Microsoft-partner Wortell. Het hieruit voortgekomen beste voorstel werd, niet verrassend, met zeer positieve reacties vanuit het bedrijf ontvangen.

Het plan was om een nieuwe manier in te voeren voor het automatisch importeren van certificaten, waarbij Azure en Computer Vision AI werden ingezet om de documenten te scannen en verwerken, vervolgens op te slaan op één locatie, welke toegankelijk is gemaakt via een website voor iedereen binnen het bedrijf.

Van Oord zag meteen de meerwaarde en handelde snel om een oplossing te implementeren die de alledaagse handmatige aspecten van het werk zou doen verdwijnen ten gunste van een moderner proces. Door in sprints van twee weken te werken met Wortell, met behulp van een Azure-productieomgeving, werd de businesscase snel gedemonstreerd en stapsgewijs goedgekeurd terwijl de implementatie vorderde. Dit zorgde ervoor dat het budget beschikbaar was en de belangrijkste stakeholders aan boord waren zonder de dagelijkse activiteiten te beïnvloeden. Op deze manier werken, hielp het team om de kosten te beheren, om vereisten te evalueren en waar nodig aanpassen, met de mogelijkheid om nieuwe features onmiddellijk toe te voegen of in een later stadium.

Het uiteindelijke proces werkt als een pijplijn, waarbij elke fase gebruik maakt van een andere functie in Azure. Beginnend met een e-mail die wordt ontvangen of documenten die via bulkimport worden toegevoegd, gebruikt de oplossing vervolgens OCR (Optical Character Recognition) om te scannen om informatie op te halen en op te slaan in Azure. Intelligentie kan in elk van deze fasen waar nodig worden toegepast, zodat Van Oord makkelijk in staat wordt gesteld haar oplossing en de waarde die het in de toekomst biedt verder door te ontwikkelen.

Onmiddellijke impact

Nu de oplossing staat en continu doorontwikkeld, heeft automatisering het bedrijf een grote dienst bewezen, waardoor middelen vrijkwamen en reactietijden aanzienlijk werden verkort. Zonder complexe systemen om te gebruiken, gewoonweg eenvoudige upload- en zoekfunctionaliteit, genieten medewerkers van het nieuwe proces. Met real-time beschikbaarheid en inzichten, alsook de mogelijkheid om certificaten en andere informatie te zoeken op basis van een reeks criteria, hebben medewerkers nu de tijd en de tools om zich te concentreren op de groei van het bedrijf.

“Mensen maken zich altijd zorgen dat hun werk mogelijk wordt geautomatiseerd”, zegt Donny. “Als een familiebedrijf was het voor ons belangrijk om aan medewerkers uit te leggen dat technologie hun baan niet zou vervangen, maar hen tijd zou geven om te besteden aan de meer betekenisvolle en innovatieve aspecten van hun rol.”

En de vermindering van het handmatige proces was aanzienlijk, met een besparing van ongeveer vijf minuten per document. Met de zoekfunctie optimalisatie inbegrepen; waarbij het handmatige scannen, het taggen en uploaden kan worden overgeslagen; schiet deze besparing zelfs omhoog naar 15 minuten per certificaat.

Aangezien Van Oord gemiddeld tot 5.000 certificaten verwerkt, en daar komen er wekelijks ongeveer 50 extra bij, maakt de tijdwinst een enorm verschil uit. Bovendien biedt de altijd en overal beschikbaarheid van informatie, ook op mobiele apparaten, aanzienlijke meerwaarde voor zowel degene op kantoor als op de schepen zelf. De doorlooptijden zijn nu drastisch verbeterd, de kosten voor het verwerken van papieren documenten zijn verlaagd terwijl er directe toegang tot de informatie wordt geboden zonder de traditionele vertragingen, die weken achter elkaar konden duren. Dit is met name nuttig in het geval van audits van Van Oord schepen; waarbij door gebruik van het nieuwe systeem het bedrijf wordt geholpen bij het nauwkeurig weergeven van de naleving van wet- en regelgevingen van verschillende instanties.

“Als je papieren certificaten hebt, zijn deze alleen beschikbaar op kantoor,” zegt Donny. “Nu hebben we toegang tot die informatie via een website die schaalbaar is naar schermgrootte, waardoor deze op elk apparaat op elke locatie toegankelijk is.”

Dieper gaan met data

Door de inzet van een moderne flexibele oplossing, staat Van Oord er goed voor om optimaal te profiteren van haar op cloud gebaseerde infrastructuur. Daarom onderzoekt zij momenteel een aantal innovatie nieuwe features voor toekomstige implementatie.

De mogelijkheid om een veilige, vereenvoudigde versie van de zoekfunctionaliteit aan klanten aan te bieden, is zo’n idee, waardoor derden zelf kunnen controleren of ze aan de regels voldoen.

De automatische vertaling van certificaten in vreemde talen is een andere geplande toevoeging aan het importproces en, uiteraard, naarmate er meer certificaten worden ontvangen en opgeslagen, zullen de mogelijkheden om gegevens te gebruiken toenemen.

Met de wens om de vervaldatum van certificaten te signaleren via het systeem, zijn Van Oord en Wortell begonnen met onderzoek naar mogelijke toepassingen van machine learning. Vanwege de hoeveelheid verschillende type certificaten, is het niet een eenvoudig proces om in dit vroege stadium een exacte vervaldatum te bepalen.

Echter naarmate het aantal certificaten groter wordt, neemt ook het potentieel om ze te analyseren toe en worden machine learning-algoritmen ontwikkeld om verschillende gegevenstypen te identificeren om zo de gewenste resultaten te produceren. Er worden ook plannen gemaakt om geïmporteerde metadata die zijn opgeslagen in Azure aan SharePoint toe te voegen. Dit biedt een diepere en intelligentere zoekfunctionaliteit en de mogelijkheid om gegevens te visualiseren en te integreren met de Microsoft Office 365-omgeving.

Het cloudvoordeel

Zonder bestaande infrastructuur, benadrukt de nieuwe oplossing van Van Oord het voordeel van op cloud gebaseerde workflows bij het ontwikkelen van een nieuwe oplossing. Deze geautomatiseerde import- en zoekfunctionaliteit is gebouwd zonder dat nieuwe hardware een vereiste is, en daarnaast schaalt de op cloud gebaseerde infrastructuur mee naar gelang de behoefte van de business.

“Het laat echt de voordelen van de cloud zien”, zegt Donny. “Wij zijn een traditioneel bedrijf met on-premise servers, legacy-applicaties en data. Maar nu kunnen we een website laten draaien met intelligente logica erachter, zonder dat er nieuwe hardware nodig is, en waar we alleen betalen voor daadwerkelijk gebruik.”

Door vooraf significante kosten te vermijden, de beveiliging te verbeteren en door een duidelijke meerwaarde te laten zien voor de business , heeft het proces niet alleen de werkomgeving verbeterd voor degenen die gebruik maken van Van Oord’s nieuwe oplossing maar ook die van het eigen IT team.

“Van Oord is een bedrijf met 150 jaar ervaring als internationale maritieme aannemer, de bedrijfscultuur is er een van ondernemerschap en geëngageerde medewerkers. In onze digitale transformatie worden we elke dag meer IT-behendig”, zegt Donny. “Het was een goede showcase voor ons als IT-afdeling om het bedrijf te laten zien wat we voor hen kunnen betekenen. We krijgen meer aanvragen vanuit de business nu ze hebben gezien wat de (nieuwste) technologie kan doen. ”

“Nu kunnen we een website laten draaien met intelligente logica erachter, zonder dat er nieuwe hardware nodig is, en waar we alleen betalen voor daadwerkelijk gebruik.” – Donny Gieskens: Cloud Competence Center Manager Van Oord

Ook processen verbeteren? Download de brochure over de digitale werkplek.

De digitale werkplek is gebaseerd op jarenlange ervaring en honderden organisaties die we hebben geholpen met de realisatie naar een moderne werkplek omgeving. Benieuwd hoe we dat doen? Lees onze brochure waar we dit uitgebreid vertellen:

Deel je enthousiasme