Office365 verbindt docenten en studenten van het HMC

“Digitalisering is een ontwikkeling die medewerkers en studenten thuis meemaken. Het journaal hoef je niet meer per se om 20.00 uur te kijken; dat kan wanneer het jou uitkomt. Mensen kunnen steeds meer diensten uit de cloud afnemen en zelf bepalen waar en wanneer ze hun werk of studie doen. Toch willen wij dit wel in de hand houden.” Peter Udo, hoofd ICT van het Hout- en Meubilerings College (HMC), vertelt over de keuze voor een nieuwe werkplek met Office365.

Grip op samenwerking

Het HMC is gevestigd in Amsterdam en Rotterdam. In totaal volgen zo’n 3.800 studenten hier een opleiding. Ongeveer 380 medewerkers zijn in dienst, bestaande uit onderwijzend personeel en stafdiensten. “Er is een dringende behoefte om meer samen te werken, binnen en tussen de twee locaties. Als een docent uit Rotterdam een lesprogramma ontwikkelt, dan zal hij dat niet snel delen met een docent uit Amsterdam. Dit komt mede doordat er geen makkelijke manier voor bestaat. Het wordt dan toch heen en weer gemaild, met veel verschillende versies. En een docent heeft binnen het lesrooster niet voldoende tijd om tussen de locaties te reizen.” Externe applicaties zoals Google Drive en Dropbox hebben als gevolg een hoge vlucht genomen binnen het HMC. “Maar dan hebben we geen controle over data. Door de AVG is dit een belangrijk onderwerp. Met Wortell hebben we een uitgebreid AVG-traject gedaan en medewerkers zijn hier bewuster van geworden.” De communicatie tussen student en docent was nog een aanleiding voor de inzet van Office365. “De docent moet informatie kunnen delen met studenten, zonder moeilijke constructies. Verschillende klassen hebben hiervoor WhatsApp-groepen aangemaakt. Dat is een ongewenste situatie. De docent wordt dan in zijn privétijd benaderd en je hebt wederom geen controle.”

Kennisdeling tijdens Envisioning traject

Om goed in kaart te brengen wat de behoefte is van medewerkers en studenten, doorliep het HMC het Envisioning traject van Wortell. “We kwamen uit op zes scenario’s. In de praktijk moet blijken of we daar bij blijven.” Er werden zo’n twintig medewerkers in het traject betrokken. “Iedereen dacht van tevoren: moet ik hier drie uur gaan zitten op vrijdagochtend? Wat levert dat op? Er ontstond desondanks een mooie dynamiek in de groep. Twee docenten uit Rotterdam en Amsterdam waren verbaasd over hoe de ander het werk deed; kennis werd meteen gedeeld. Dit soort sessies hebben bij ons nooit plaatsgevonden en het heeft nu al effect op hoe mensen naar elkaars werk kijken en hoe informatie wordt opgehaald.”

Adoptie via ambassadeurs

“Het unieke aan Wortell is dat ze je op alle gebieden kan helpen. Zo maken onze ICT- en communicatiecollega’s samen met Wortell een communicatieplan om OneNote, OneDrive en Skype onder de aandacht te brengen.”

Hierin wordt meteen ingehaakt op de introductie van SharePoint, Microsoft Teams en de beveiliging van informatie. “Als je een Teamsite aanmaakt, dan moeten de consequenties duidelijk zijn. Zet je de site op privé of openbaar? Indien het laatste, zorg dat dit op de correcte manier gebeurt.” Op dit moment is Teams al beschikbaar, hoewel er nog geen uitleg over is gegeven. “Sommige collega’s hebben er alvast eentje aangemaakt. Dat vind ik mooi om te zien, maar soms moet ik op de rem trappen: het is nog niet ingericht, er zijn nog geen regels bepaald, ook niet voor security. We willen straks niet in de problemen komen bij de verdere inrichting.” De ambassadeursgroep, die is ontstaan uit het Envisioning traject, zet via een Teamsite de eerste stap om een project met interne en externe medewerkers te draaien. “Je ziet dat er informatie via de chat wordt gedeeld, die normaal gesproken was gemaild. Er ontstaan interacties en discussies, die voor iedereen te zien zijn. De ambassadeursgroep heeft snel haar weg via Teams gevonden en neemt straks de andere collega’s hierin mee.” Studenten worden voorlopig bewust buiten de implementatie gehouden. “Zij pikken dingen snel op; als we ze direct betrekken, terwijl de docenten nauwelijks met Office365 werken, dan is er een groot afbreukrisico. Eerst willen we dat het systeem en de manier van werken geland is binnen de organisatie. Adoptie is essentieel in dit proces.”

Vol gas vooruit

“Vanaf januari gaan we gas geven en medewerkers wekelijks informeren: waar zijn we, waar staan we, wat is de volgende stap?”. De doelstelling is dat docenten na de zomervakantie van 2019 met de nieuwe werkplek aan het schooljaar beginnen. “Dat is een uitdaging en ik weet niet zeker of dat een realistisch doel is. Als onderweg blijkt dat mensen afhaken, dan moeten we hier meer tijd voor vrijmaken. We gaan voor kwaliteit.”

Gezamenlijk aanbesteden in het onderwijs, wel zo slim

Lees het blog

Deel je enthousiasme