Zo wordt jouw organisatie datagedreven

'Het nieuwe goud': dát is tegenwoordig de bijnaam van data. Logisch, want uit de gegevens die je in de loop der jaren hebt verzameld kun je veel waardevolle informatie halen. Om je processen te verbeteren, bijvoorbeeld. Of om niet-relevante werkwijzen op te sporen en te vervangen door betere methodes. Bedenk eens wat jij in al die jaren van je bestaan hebt 'opgestapeld' aan data. Daar móet je anno 2019 iets mee doen. Gelukkig sta je er niet alleen voor, want er zijn veel nieuwe technologieën die je helpen inzicht te krijgen in de data van je organisatie. De vraag is: ben jij je bewust van het bestaan en de kracht daarvan?

"Een datagedreven organisatie: zijn wij dat eigenlijk wel?"

Werk je met rapporten en Excellijsten? Haal je bepaalde kernsystemen leeg om analyses te maken? Creëren medewerkers binnen jouw organisatie op regelmatige basis ad-hoc-rapportages? Dan ben je al flink met data bezig. Tegelijkertijd loop je waarschijnlijk tegen de nodige knelpunten aan. Medewerkers steken bijvoorbeeld veel tijd in het verkrijgen en up-to-date houden van data. Het maken van rapportages kost ook de nodige uren. En soms worden bepaalde zaken achteraf aangepast, waardoor de output niet meer eenduidig is. Dan rijst de vraag: wat is nu de waarheid? Kort gezegd, de kans is groot dat je organisatie al datagedreven is. Maar het is hoog tijd om het allemaal beter te organiseren. Hoe pak je dat aan?

Moderne data-aanpak: omarm het data-warehouse

Allereerst kun je maatregelen treffen op technisch vlak. Maak één databron voor het creëren van rapportages: een data-warehouse. Zo voorkom je dat iedereen individueel aan de slag gaat met broninformatie. Medewerkers kunnen de waarheid in één systeem terugvinden. Daarin kun je overigens veel rechten aanmaken, waardoor je ook meteen de veiligheid van de data bewaakt. Zo zet je data op een moderne manier in!

De juiste mindset: nieuw systeem, nieuwe skills

Wanneer het data-warehouse staat, kun je kijken naar de wijze waarop je organisatie omgaat met deze nieuwe manier van werken en besluitvorming. Bedenk dat het krijgen van inzicht in historische én realtime data compleet nieuw is voor medewerkers.

"Deze verandering vereist een andere mindset.  Wil je af van eenmalige acties zodat data echt onderdeel gaan uitmaken van je bedrijfsprocessen, dan moeten medewerkers hier ook structureel mee kunnen omgaan. Uiteindelijk wil je dat ze allemaal dataprofessionals worden."

Hoe je op dat punt komt? Stap voor stap. Zorg er éérst voor dat medewerkers snappen wat ze met de gegevens in het data-warehouse kunnen: inzichten verwerven, analyses uitvoeren en nét dat beetje extra informatie verkrijgen om de juiste beslissingen te nemen. Hét motto: 'Input is output.' Als iedereen dat begrijpt, ben je een héél stuk verder. Want wie beter nadenkt op het moment van data-entry, heeft daar later veel profijt van – zowel op business-intelligence- als AI-gebied.

De toekomst: steeds meer verrijking

Op een gegeven moment merk je dat het zover is: medewerkers kunnen zelf een dashboard met rapportages en grafieken in elkaar klikken én omgaan met de beschikbare data. Nu zij de benodigde analytische en technische skills onder de knie hebben, is het tijd voor de volgende fase! Historische data laten je zien hoe je organisatie ervoor staat op basis van het verleden. Maar hoe zit het eigenlijk met de toekomst? Dát kun je ontdekken door data uit verschillende bronnen te combineren en analyseren. Zo ga je steeds meer verrijken. Het resultaat: je weet steeds beter wat er speelt en hoe jóuw organisatie ervoor staat.

Verandermanagement: 'do' or 'don't'?

Een datagedreven organisatie word je niet in één dag. Je zult samen een proces moeten doorlopen om controle te krijgen over je informatiestromen. De moeite waard? Zeker. Want zowel je klanten als medewerkers worden er uiteindelijk gelukkiger van. En eigenlijk heb je alle ingrediënten al in huis. Je gaat simpelweg op een andere manier werken met de data die je hebt verzameld en opgeslagen. Het verschil is dat je met een data-warehouse véél eerder kunt signaleren en reageren!