Teams Governance: samenwerken in de cloud

Samenwerken binnen Microsoft Teams en SharePoint Online. Je ziet de voordelen en wil een goede start maken met een goed governance beleid. Of je bent al begonnen met samenwerken in Microsoft Teams maar het gaat niet zoals verwacht? Lees dan verder hoe Teams Governance hierbij helpt.

Samenwerken met Microsoft Teams en SharePoint Online

De mogelijkheden die Microsoft Teams, Groups en SharePoint Online bieden zijn groot, het stelt organisaties in staat om op diverse manieren samen te werken. Voor eindgebruikers is Microsoft Teams ideaal. Zij kunnen zelf een samenwerkomgeving aanmaken, leden uitnodigen, bepalen of het team zichtbaar is voor de hele organisatie of juist niet. Daarnaast hebben zij ook de mogelijkheid om externen en gastgebruikers uit te nodigen. Kortom, veel mogelijkheden, flexibiliteit en vrijheid voor eindgebruikers.

Waarom aan de slag met governance?

Gebruikers hebben veel vrijheid, ze kunnen hierdoor snel zelf aan de slag maar deze vrijheid heeft ook nadelen. In veel gevallen zorgt dit voor een wildgroei aan Teams waardoor:

  • Informatie juist minder makkelijk vindbaar is;
  • Er mogelijk informatielekken ontstaan;
  • De grip op de omgeving steeds minder wordt.

Vanuit de organisatie is er daarom een grote behoefte om grip te krijgen op de informatie. Bijvoorbeeld door afspraken te maken over het gebruik en de bijbehorende spelregels, dit doen we door een governance beleid op te stellen. Dit beleid biedt duidelijkheid voor de gebruikers- en IT-organisatie over hoe SharePoint Online en Microsoft Teams ingezet worden.

Wortell Teams Governance

Met Teams Governance bepalen we op basis van onze praktijkervaring samen met de organisatie een goede inrichting van de SharePoint en Teams omgeving. Daarnaast bepalen we ook het benodigde beleid rondom die informatie. Denk daarbij aan bewaartermijnen en vertrouwelijkheid. Dit vormt een goede basis voor compliant samenwerken met Microsoft Teams en SharePoint Online. Niet alleen om aan wet- en regelgeving te voldoen maar ook om informatie beter vindbaar te maken waardoor de nieuwe tools de organisatie ook echt productiever maken.

De aanpak van Teams Governance

Aan de hand van drie workshops bepalen we wat de beste inrichting is voor de Microsoft Teams en SharePoint Online omgeving. Hierbij houden we rekening met zowel de productiviteitservaring van de medewerkers als de beheersbaarheid voor de IT-afdeling. In de workshops worden onder andere de volgende onderwerpen behandeld.

  1. Samenwerken binnen de organisatie

We achterhalen de verschillende samenwerkscenario’s die binnen de organisatie gebruikt worden en geven advies voor een optimale, veilige en beheersbare inrichting. Denk daarbij aan:

  • Samenwerken aan vertrouwelijke informatie;
  • Samenwerken binnen afdelingen;
  • Samenwerken binnen projecten;
  • Samenwerken met externen en gasten.
  1. Informatiebeleid

Uiteraard gaat het niet alleen om samenwerken maar ook over beleid rondom informatie en documenten. Denk bijvoorbeeld aan bewaartermijnen, vertrouwelijkheid en de mogelijkheid om bepaalde informatie te delen met externen.

  1. Gebruik en levenscyclus

Bij een optimale inrichting is het ook belangrijk om te kijken naar de manier waarop de verschillende Teams en Sites gebruikt gaan worden. Wie mag ze aanvragen, aanmaken en hoe ziet de verdere levenscyclus eruit? Worden oude Teams bijvoorbeeld weer verwijderd? We geven advies op basis van onze ervaringen en kijken wat past bij de organisatie.

Wat levert Teams Governance op?

Door gebruik te maken van onze standaard aanpak voor Teams Governance bieden we organisaties een solide basis om veilig met SharePoint Online en Microsoft Teams te gaan werken. Aan het eind van het traject wordt het volgende opgeleverd:

  • Een duidelijk en gestructureerd Teams Governance advies over SharePoint Online en Microsoft Teams;
  • Een gedetailleerd overzicht van de benodigde instellingen in SharePoint Online en Microsoft Teams;
  • Inzicht in de benodigde rollen en verantwoordelijkheden in de organisatie rondom Teams Governance.

Meer weten over Teams Governance?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van Teams Governance en hoe het jouw organisatie kan helpen om beter en veiliger samen te werken met Microsoft tools? Neem dan contact met onze specialisten op via onderstaand formulier.

Laat je gegevens achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.