Veerkracht in een tijd van verandering

‘Verandering’ is in de afgelopen jaren dé term geweest die onze samenleving heeft gekenmerkt. Vóór 2020 was dit al zo, maar de pandemie is een enorme aanstuwende kracht geweest voor het permanent aanpassen van onze manier van werken. Een tijd lang was werken op afstand de norm. En daar hebben we massaal de voordelen van ervaren. Hoewel de gemiddelde organisatie de kantoordeuren inmiddels weer heeft geopend, lijkt het thuiskantoor een permanente plek te krijgen in de maatschappij. Bedrijven zijn druk bezig de slag naar hybride werken te maken.

Dit vraagt om een enorme veerkracht: organisaties dienen wendbaarder te worden en medewerkers moeten zelfstandig informatiegestuurde beslissingen nemen. Want wanneer mensen vanuit allerlei locaties werken, is het belangrijk dat je de besluitvorming met vertrouwen op een lager niveau kunt neerleggen.

Wat je daarvoor nodig hebt? Een middel waarmee je mensen verbindt met elkaar, met experts én met kennis. En het liefst voorziet dezelfde tool de organisatie direct van inzichten waarmee zij de impact van veranderingen op mensen en hun werk begrijpen. Bestáát zoiets? Jazeker. En wel in de vorm van Microsoft Viva.

De kracht van Microsoft Viva: integratie

Klinkt goed: ‘Microsoft Viva’. Maar moet je daar dan allerlei nieuwe systemen voor installeren en inrichten én mensen opleiden? Dat is wel het laatste waar je in dit verandertijdperk op zit te wachten. Contraproductiever kan bijna niet.

Goed nieuws: je kunt gewoon gebruikmaken van je bestaande systemen. Microsoft Viva integreert volledig met Microsoft 365. En als je een gangbare licentie hebt, zijn sommige componenten inbegrepen. Of je nu werkt in Microsoft Teams, Outlook, Word óf Viva Engage (Yammer), de integratie is een feit. Dat is de kracht van Microsoft Viva, dat sterk leunt op Artificial Intelligence.

Activeren doe je dan ook (bijna) in een handomdraai. Binnen enkele uren is je organisatie up and running. En zo zorgt Microsoft Viva dat je mensen razendsnel productiever kunnen zijn.

Een kolfje naar Wortells hand. Ons motto is: ‘We Empower People’. Wij zetten mensen in hun kracht zodat zij op professioneel en persoonlijk vlak kunnen groeien. Als je Microsoft Viva goed inzet, ondersteunt het precies dát doel. Daarom hebben wij hieromheen een gloednieuwe uitbreiding op ons portfolio gebouwd: Viva Topics, Governance and Implementation.

De juiste informatie op het juiste moment

Steeds vaker moeten medewerkers zelfstandig ad-hoc-beslissingen nemen. Als achteraf blijkt dat zij over verouderde of onvolledige informatie beschikten, dienen ze de fout te corrigeren. Een tijdrovende taak die een druk werkleven nóg hectischer maakt.

Maar soms lijkt deze situatie bijna onvermijdelijk. In een wereld waarin een overdaad van informatie soms problematisch is, kun je niet op de hoogte blijven van alle recente informatie en wijzigingen binnen je organisatie en branche. Of toch wel? Viva Topics, Governance and Implementation maakt het mogelijk.

Daarmee implementeren wij Microsoft Viva Topics, een soort kennisbank die zorgt dat medewerkers de juiste informatie op het juiste moment voorgeschoteld krijgen. Daarnaast stellen we de spelregels op (governance) waarmee we onder andere bepalen wie welke topics mag zien en waar Topics toegang tot krijgt.

De ins en outs van Viva Topics: 4 aandachtsgebieden

1. Discovery

Als je met ons samenwerkt, bespreken we precies welke content zichtbaar mag zijn. Je kan alles, niets of een aantal geselecteerde sites beschikbaar maken. Het is ook mogelijk om slechts enkele sites uit te sluiten. Daarnaast bekijken we welke kenmerken, keywords of onderwerpen níet door de AI van Viva Topics gevonden mogen worden. Dit stellen we vervolgens in.

2. Visibility

Wie mag Topics in Office 365 zien? Ook hier heb je verschillende keuzes: iedereen, niemand of een selecte groep mensen. Dit laatste is handig wanneer je eerst een pilot wilt draaien met Viva Topics.

3. Permissions

Topics kun je wijzigen of zelf handmatig aanmaken. De vraag is wie dit mag doen. Ons advies: laat de hele organisatie kennis updaten. Het is namelijk essentieel om kennismanagement te borgen in je organisatie. Daar zitten twee kanten aan:
•    Kennis gebruiken in de praktijk. Je kunt hierbij onderscheid maken tussen topic viewers (mensen die topics alleen mogen kijken) en contributors (mensen die topics mogen aanpassen). Maar als je op 5.000 medewerkers slechts drie contributors hebt, is het bijhouden van topics een fulltime baan. Maak je iedereen een contributor, dan is er sprake van een evenredige verdeling!
•    Kennis beheren op technische vlak. Een knowledge administrator neemt deze taak op zich. Vaak heb je meerdere knowledge managers die elk verantwoordelijk zijn voor een bepaald kennisgebied binnen de organisatie (producten, klanten, et cetera).

4. Topics Center

Een topic heeft een levenscyclus: het gaat van ‘suggested’ (het topic is voorgesteld door AI) naar ‘confirmed’ (een kennismanager heeft het topic gevalideerd) naar ‘published’ (de details van het topic zijn geverifieerd en eventueel handmatig aangepast) naar ‘removed’ (het topic is verwijderd). Hoe hoger je in de levenscyclus zit, hoe meer een topic geborgd is in de organisatie (totdat het wordt verwijderd).

Microsoft Viva voor jouw organisatie

Uiteraard hebben wij diverse Microsoft Viva experts in huis die jouw organisatie op weg kunnen helpen. Hoe we dat doen? In drie workshops behandelen wij Microsoft Viva in het algemeen en Viva Topics in het bijzonder. Door onze ervaring met Teams Governance kunnen we je op pragmatische wijze helpen om kennismanagement op organisatiebreed niveau in te zetten. 

Daarnaast kun je het volgende verwachten:
•    Een vaste prijs;
•    Specifieke deliverables;
•    Een Excel-bestand waarin we alle governance-regels vastleggen;
•    Een activering van Viva Topics op basis van de governance-regels;
•    Een roadmap die we samen opstellen;
•    Een samenwerking met goed opgeleide, gecertificeerde consultants.

Interesse in Viva Topics, Governance and Implementation? Of in een inspiratiesessie over  Microsoft Viva? Neem gerust contact met ons op.