Microsoft Teams: Governance

6 min Blog Esther Jacobs

Microsoft Teams: Governance

Microsoft Teams wordt gezien als ‘dé hub voor teamwork binnen Office 365’, waarbij er een focus ligt op snel en informeel samenwerken. Teams is daarbij strak geïntegreerd met andere Office 365 applicaties, zoals Groups, SharePoint en OneDrive. Omdat het niet in een vacuüm opereert, is het belangrijk om bij Governance voor Teams ook te praten over Governance voor Office 365 in het geheel.

Deze blog richt zich op Governance binnen Teams. Wil je meer weten over het gebruik van Microsoft Teams, en hoe het zich verhoudt tot de rest van Office 365? Lees dan ook Microsoft Teams: Tips & Tricks en De rol van Microsoft Teams binnen Office 365.

Governance, een veelgehoord woord binnen de IT. Het staat voor ‘bestuur, leiding, beheer’. Simpel gezegd: welke afspraken en regels stel je vast rondom het beheer en gebruik van applicaties? Waar moet je zoal aan denken bij Governance voor Microsoft Teams?

Governanceplan, wat is dat?

In een Governanceplan leg je met elkaar vast wat de afspraken en regels zijn rondom het gebruik van Teams (of Office 365 in het algemeen). Maak hier een praktisch en volledig document van, dat bestaat uit toepasbare regels en richtlijnen. Een Governanceplan maak je omdat uit de praktijk keer op keer blijkt dat een goede planning zorgt voor een soepele uitrol, soepel beheer en soepele adoptie. In het Governanceplan bespreek je onder meer met welke scenario’s Binnen de organisatie ga je dan aan de slag met ‘scenario’s’, waarin je bespreekt in welke omstandigheden collega’s werken, wat ze nodig hebben om hun werk te doen. Je bedenkt dan ook hoe je met verschillende situaties omgaat, en wat je van medewerkers verwacht. Bij een Governanceplan voor Teams zie je meestal de volgende elementen terugkomen:

1. Welke rollen en verantwoordelijkheden er zijn.

2. Welke structuur er wordt aangebracht, zowel op teamniveau als op Kanaal niveau.

3. Welke features er wel worden aangezet, en welke juist worden aangezet.

4. Hoe je omgaat met rechten en security (denk hierbij bijvoorbeeld aan Office 365 Groups).

5. Hoe je teams creëert en vooral ook hoe je die teams wil gaan beheren (Team Owners en technische beheerders).

6. Welke training er beschikbaar is voor gebruikers en technische beheerders.

Als je goede spelregels opstelt, weet iedereen wat van hem/haar wordt verwacht.

Waar aan te denken

Hieronder een aantal overwegingen, om je aan het denken te zetten. Hoe wil jij omgaan met deze punten?

· Hoe ziet de algemene levenscyclus van een team in Teams eruit?

· Hoe voldoe je met Teams aan externe regelgeving, zoals GDPR en Wet bescherming persoonsgegevens?

· Hoe houd je bij welke teams er zijn, en welke daarvan nog actief zijn?

· Hoe blijf je compliant aan interne regelgeving? Welke richtlijnen wil je opstellen voor het delen van interne informatie.

· External Guest Access staat standaard aan. Hoe moeten medewerkers hiermee omgaan?

· Standaard kan iedereen een team aanmaken, hoe willen jullie hier als organisatie mee omgaan?

· In welke werksituatie gebruik je juist géén Teams?

· Hoe zorg je er voor dat je goed inzicht hebt in welke features er zijn, en of deze features compliant zijn met intern beleid?

· Hoe zorg je er voor dat eindgebruikers en technisch beheerders voldoende getraind worden, zodat ze ook het maximale uit Teams kunnen halen? En hoe zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers ook goed getraind worden in de toekomst?

· Wie mag content verwijderen? En als content in Teams wordt verwijderd, is er dan nog ergens een back-up?

· Hoe ga je om met het opheffen van Teams? Wie mag dit doen? Welk proces volgen ze dan?

· Hoe ga je om met teams die sowieso maar kortdurend bestaan? Stel je daar speciale spelregels voor op?

· Wil je standaard iemand van IT toevoegen als Team Owner, vanuit het functioneel/technisch beheer perspectief?

· Zijn er conventies rondom naamgeving van een team?

· Moet een team in Teams standaard publiek zijn, vanuit het idee ‘Alles open, tenzij…’? En wanneer is een team standaard privé (zoals bijvoorbeeld HR, i.v.m. persoonsgegevens).

Een belangrijk onderdeel van een Governanceplan voor Teams kan bijvoorbeeld een informatiebeleidsplan zijn. Hierbij maak je afspraken over de verschillende soorten informatie in je organisatie, zoals persoonlijke data, bedrijfsdata en data op teamniveau. Hiermee zorg je er voor dat je compliant bent en blijft, zowel voor interne- als externe regelgeving.

Standaard is External Guest Access enabled. Dit kun je disablen in het Admin Center.

Het vinden van balans

De grote kracht van Teams zit ‘m in de mogelijkheid om snel en makkelijk teamwork op te starten. Bij Governance denk je na over óf en hoe je een proces wilt inrichten voor het starten en beheren van team in Teams.

Governance gaat niet om het beperken van vrijheid. Het gaat er om dat het gebruik van Teams beheersbaar is en vooral ook blijft. Dat er geen chaos ontstaat, dat men compliant werkt, en dat medewerkers het maximale uit Teams kunnen halen. Hieronder een tweetal voorbeelden, die zich elk aan het uiteinde van het spectrum bevinden. In de praktijk zien we hier meer gradaties in natuurlijk.

Een aanvraagproces dat heel strak is ingeregeld en waarbij IT in de lead is.

Voordeel
Er ontstaat overzicht in hoeveel teams er zijn, waar ze zich mee bezig houden. Medewerkers weten precies waar ze moeten zijn als ze met bepaalde mensen of groepen willen samenwerken. Technische conventies worden nageleefd.

Nadeel
Teams komt niet goed tot zijn recht. Medewerkers kunnen niet makkelijk experimenteren. Wachttijd voor een medewerker aan de slag gaat kan erg lang zijn. Medewerkers leren niet om volwassen te worden in het gebruik van Teams.

Weinig tot geen regels voor een aanvraagproces, waarbij de medewerker in de lead is.

Voordeel
Het gaat snel en medewerkers kunnen makkelijk en informeel een team starten. Met behulp van goede richtlijnen leren mensen om op een efficiënte en volwassen manier om te gaan met Teams, ze worden hier meer ‘volwassen’ in.

Nadeel
Bij gebrek aan goede richtlijnen ontstaat er al snel een overvloed aan teams. Men weet niet meer waar ze moeten zijn en er ontstaat overlap in de teams die worden aangemaakt.

Een praktisch voorbeeld: stel je voor dat medewerker Lisa een team aanmaakt voor Sales, genaamd ‘Sales’. Haar collega Aaron maakt ook een team aan voor Sales, maar noemt het ‘Sales team’. Beiden weten ze niet van elkaar dat ze een team voor Sales aan hebben gemaakt. Voor elk team geldt dat er van alles opgetuigd wordt aan de achterkant, onder meer een Office 365 Group. Misschien komen ze er pas na twee weken (of maanden!) achter dat er twee teams zijn voor Sales. Dan staat er wel al informatie (bestanden en chats) in beide teams, die je dan (handmatig) moet gaan overzetten. Een hoop gedoe wat je kunt voorkomen met Governance: afspraken over wie teams aanmaakt en hoe dat wordt vastgelegd.

‘Ik werk al met Teams, is het te laat voor Governance?’

Werken jullie al met Teams, maar hebben jullie nog nooit over Governance nagedacht? Het is nooit te laat om met Governance aan de slag te gaan. Zeker, er kunnen wat haken en ogen aanzitten, met name wanneer je functionaliteiten ‘opeens’ uit gaat zetten. Het voordeel van Governance op een later tijdstip kan zijn dat medewerkers extra goed begrijpen waarom regels en richtlijnen nodig zijn. Ze hebben immers al gemerkt wat de nadelen zijn van een gebrek aan Goverance, zoals onder meer een overvloed aan teams, gebrek aan beheer, interne bestanden die per ongeluk zijn gedeeld met externen. Vaak komt er dan ook extra training en begeleiding beschikbaar, iets dat eindgebruikers erg waarderen.

Governance en adoptie

Bij het opstellen van een Governance plan praat je met elkaar over hoe je gebruik maakt van bepaalde applicaties, en stel je samen spelregels en richtlijnen op. Bij Adoptie zorg je ervoor dat die afspraken ook daadwerkelijk worden geadopteerd. Het verschaft duidelijkheid en handvatten voor de gebruikers en meer zekerheid dat de date die de gebruiker produceert en deelt ook veilig is.

Zorg er daarom voor dat de mensen die zich met Governance en Adoptie bezig houden, vanaf het begin samen aan één tafel zitten. Nauwe samenwerking is nodig om beide processen tot een goed einde te brengen.

Een Governanceplan maak je niet in je eentje, ook dit is teamwork.

Conclusie

Een Governanceplan maak je niet binnen een halve dag. Je moet goed nadenken over wat je er mee wil bereiken, welke specifieke scenario’s er gelden binnen jouw organisatie, hoe je ervoor zorgt dat alle relevante betrokken partijen hun zegje kunnen doen. Kijk kritisch naar wat je écht nodig hebt aan regels en richtlijnen. Stel regels op die er toe doen. Het opleveren van een Governanceplan alleen is niet voldoende. Het moet ook goed gecommuniceerd worden naar de rest van de organisatie. Zorg ervoor dat een Governanceplan goed geadopteerd wordt, en je zult zien dat het vele keren de tijd en energie teruggeeft die je er in gestoken hebt.

Voldoende stof tot nadenken dus! Wil je een keer met ons sparren over Governance? Neem dan gerust contact op. Wij kunnen jullie helpen met veilig en efficiënt samenwerken in Office 365.

Microsoft Teams: Tips & Tricks

Lees het blog