Nyenrode Business Universiteit: transitie naar een moderne werkplek

3 min Blog Marjolein Siegmund 3 oktober 2019

Medewerkers optimaal faciliteren bij het uitvoeren van hun taken: dát is waar elke organisatie naar streeft. Op een verouderde werkplek lukt dit niet meer. Daarom schakelde Nyenrode Business Universiteit Wortell in. Wij staken de handen uit de mouwen, eerst om een onderzoek uit te voeren, daarna om de transitie naar een moderne werkplek te realiseren. In deze blog vertellen we je graag over het verloop van het proces en de resultaten tot nu toe.

Van onderzoek naar oplossing

Medewerkers van Nyenrode werkten veelal nog op een traditionele manier op zakelijke devices in een Citrix omgeving. De nieuwe digitale werkplek stelt hen in staat om te werken op de plaats, het tijdstip en het apparaat dat hen uitkomt. Daarnaast maakt deze werkplek het makkelijker om samen te werken en met elkaar in verbinding te staan.

In een enthousiaste sfeer startten wij met een onderzoek. Hierbij keken we naar de visie en doelstellingen van Nyenrode en de verschillende doelgroepen binnen de organisatie. Zo brachten we de cruciaalste belemmeringen en kansen in kaart en vertaalden we deze naar een doelarchitectuur: een oplossing die schetst hoe de nieuwe digitale werkplek eruit komt te zien en welke ICT-infrastructuur daarvoor nodig is.

“Wanneer krijgen we dit?”

Daarna presenteerden we de resultaten van het onderzoek aan een groep van circa veertig geïnteresseerde en betrokken medewerkers. Een van de reacties: “Ik kan niet wachten! Wanneer krijgen we dit?”. Waarom medewerkers zo enthousiast werden? Flexibiliteit. Die zorgt er namelijk voor dat medewerkers voortaan gemakkelijker én efficiënter kunnen werken of samenwerken.

De fysieke werkplek bij Nyenrode werd vervolgens op de schop genomen. Medewerkers die werkten op een apparaat dat niet geschikt was voor de nieuwe werkplek, kregen eerst een nieuwe laptop waarop Windows10 en alle apps beschikbaar zijn.

Scenario’s

Omdat de tool niet een doel op zich is, besloot Nyenrode om de nieuwe digitale werkplek in functionele scenario’s uit te rollen. Deze scenario’s, die tijdens de voorbereidingsfase werden uitgewerkt, werden na de uitrol van de nieuwe fysieke werkplek een voor een uitgerold. Het betrof ‘Persoonlijk productief’, ‘Samenwerken zoals jij het wilt’, ‘Organisatie informeren’ en ‘Overzicht creëren’.

Vanaf het begin besteedde Nyenrode veel aandacht op de adoptie van de nieuwe digitale werkplek. Een adoptie team van vijf Nyenrode medewerkers hield zich bezig met het bepalen van de adoptiestrategie die voor hun op maat werd vastgesteld. Zij zorgden voor alle communicatie, interventies en materialen zodat medewerkers konden werken volgens het scenario zoals dat was bedacht. Het team wordt gecoacht en ondersteund door een adoptie consultant van Wortell.

Early birds

Het adoptie team kon met regelmaat een beroep doen op de groep ‘early birds’. Deze groep van 46 mensen hadden aangegeven betrokken te willen zijn bij de uitrol. Zij kregen als eerste de nieuwe functionaliteit van het scenario en gaven feedback op de manier waarop dit werd aangeboden en hoe ze hierin werden ondersteund. Zo konden we verbeteringen doorvoeren voordat het naar alle andere eindgebruikers werd uitgerold. Daarnaast treden early birds actief op als ambassadeurs van de nieuwe werkplek en zijn ze eerste aanspreekpunt voor collega’s.

Vorderingen

Inmiddels zijn de scenario’s ‘Persoonlijk productief’ en ‘Samenwerken zoals jij het wilt’ nagenoeg uitgerold. Medewerkers gebruiken OneDrive en de nieuwste versies van Office om persoonlijk productiever te werken. Daarnaast werken nu bijna alle afdelingen en projecten in Microsoft Teams samen aan hun documenten. De eerste reacties zijn positief, maar de overgang naar de nieuwe manier van werken vraagt ook nog wel wat tijd en geduld.

In november staat de uitrol van het scenario ‘Organisatie informeren’ op de planning. In de zomer werden hiervoor ruim 30 redacteuren opgeleid en zijn begonnen met het vullen van hun stukje aandachtsgebied op het nieuwe intranet. Zo verdelen ze het werk, wordt het intranet interactiever en veel meer van de organisatie dan voor de organisatie.

Voor het einde van het jaar ronden we het project af met ‘Overzicht creëren’. In dit scenario zetten we de puntjes i en laten we medewerkers de mogelijkheden zien hoe je Office 365 vóór je kunt laten werken. En hoe je gemakkelijk die informatie vindt die je nodig hebt om je werk te doen.

Meten op ‘zachte’ factoren: optimale facilitering van medewerkers

Wortell zal de Nyenrode-werkplek gefaseerd in beheer nemen. Dat doen we op basis van een Xperience Level Agreement. Hiervoor meten we minder op ‘harde’ (cijfermatige) factoren en meer op de tevredenheid van gebruikers.

Zo werken wij samen met onze klanten in de educatie

Lees het blog

Deel je enthousiasme