Ga naar content
Zoek op onderwerpen, blogs, diensten etc.

De risico’s en mogelijkheden van gasttoegang binnen Teams

Organisaties werken steeds meer online samen met partners, opdrachtgevers en klanten. Gemakkelijk met elkaar overleggen of samenwerken aan een document draagt bij aan het efficiënt samenwerken.

Samenwerken met personen die geen onderdeel van je organisatie zijn kan eenvoudig binnen Microsoft Teams, het is een kwestie van een Team aanmaken en de gast uitnodigen op zijn of haar e-mailadres. Als je niets aan de configuratie van Microsoft 365 aangepast hebt is dit hoe het werkt. Heel concreet betekent dit het volgende:

  • Standaard kunnen medewerkers delen met gasten in Teams, SharePoint en OneDrive;
  • Gasten kunnen direct worden uitgenodigd op hun e-mailadres;
  • Medewerkers kunnen onbeperkt Sites en Teams aanmaken en daar deelacties op initiëren.

De kantoor-vergelijking

Als we terugdenken aan de tijd dat we nog (veel) op kantoor werkten en hoe we daar met gasten omgingen, dan valt op dat we dat we dan andere afspraken hanteerden, bijvoorbeeld:

  • Een gast werd ontvangen bij de receptie, kreeg wel of niet een toegangspas;
  • Er waren kamers of etages waar gasten wel welkom waren en ook ruimtes waar ze niet welkom waren, zo wist je waar je over vertrouwelijke informatie met collega’s kon overleggen en waar je veilig kon werken aan vertrouwelijke documenten;
  • Als een gast weer vertrok dan leverde deze zijn toegangspas weer in of schreef zich uit.

De situatie die ik hierboven beschrijf geeft aan dat we in de fysieke omgeving nadachten over hoe we met gasten omgingen, is het dan niet logisch om dit ook in een digitale omgeving te doen? Je wil toch voorkomen dat ze per ongeluk toegang krijgen tot vertrouwelijke gegevens?

E-book

Dé gids voor Teams Governance

Direct zelf aan de slag met Teams Governance met deze complete gids vol met adviezen en tips. 

Bedenk waar je gasten wil ontvangen in Teams

Een goed startpunt is om binnen Teams en ook binnen SharePoint te bepalen of gasten welkom zijn en zo ja, in welke specifieke Teams of Sites je gasten wil ontvangen. Bedenk daarna onder welke voorwaarden gasten mogen worden toegevoegd, wil je bijvoorbeeld dat ze eerst centraal aangemeld worden of mag elke medewerker zelf gasten toegang geven?

Als je hierover nagedacht hebt kun je vervolgens de technologie inrichten. Vergeet ook niet een plan te maken hoe je de medewerkers informeert over de werkwijze, als dit niet goed gedaan wordt kan dat leiden tot frustratie en het inzetten van (ongecontroleerde) alternatieven.

De toegangspas voor Teams weer inleveren?

Eerder heb ik gehad over de vergelijking met de fysieke wereld. Als we dit doortrekken naar Teams dan zie ik dat veel organisaties een stap overslaan: die van de toegangspas voor Teams weer in te laten leveren als het bezoek afgelopen is. Natuurlijk bedoel ik daar geen echte pas mee, maar veel organisaties vergeten een gast toegang te ontnemen als de samenwerking eindigt. Dit lijkt me onwenselijk, je wil toch niet dat gasten toegang houden tot je digitale omgeving?

Ik raad aan om een proces in te richten dat ervoor zorgt dat gasttoegang ontnomen wordt zodra de samenwerking eindigt, dit kun je geautomatiseerd doen of handmatig. Kijk daarbij goed naar waar jouw organisatie aan toe is.

De technologische mogelijkheden

De configuratie zoals Microsoft 365 standaard opgeleverd wordt past in de praktijk niet voor organisaties, de mogelijkheden om zaken goed in te richten zijn groot. Dit zorgt ervoor dat voor elke organisatie een veilige manier van werken met gasten kan worden ingericht.

Dienst

Teams Governance

Heb je hulp nodig? Kijk dan naar onze Teams Governance dienstverlening.

Meer over Microsoft Teams, Governance

Blogpost / 11-6-2021

Trotse Education Global Training Partner van Microsoft

Wortell uitgeroepen tot Education Global Training Partner van Microsoft
Blogpost / 4-6-2021

Grip op ongestructureerde data binnen financiële instellingen

Ben jij werkzaam binnen een financiële instelling? Dan herken je vast de uitdaging in office data die in toenemende mate geproduceerd, verwerkt e...
Blogpost / 17-5-2021

Voorkom verrassingen in Teams en maak van je governance een continu proces

In deze blog geef ik drie voorbeelden van deze verrassingen en tips over hoe je in de toekomst niet meer voor verrassingen komt te staan. .tb_button...
Blogpost / 17-5-2021

Voorkom verrassingen in Teams en maak van je governance een continu proces

In deze blog geef ik drie voorbeelden van deze verrassingen en tips over hoe je in de toekomst niet meer voor verrassingen komt te staan. .tb_button...
Wortell-insider-risk-microsoft-ggd
Blogpost / 30-3-2021

Het thuiswerken gaat goed, maar wat doe je met de telefooncentrale?

Tijdens de pandemie is thuiswerken binnen veel organisaties (noodgedwongen) de norm geworden. Dit heeft verschillende logistieke uitdagingen met zich...
Wortell-insider-risk-microsoft-ggd
Blogpost / 27-1-2021

Insider Risk, “GGD-medewerkers verdacht van handel in persoonsgegevens”

Op 25 januari kwam naar buiten dat afgelopen zaterdag er twee medewerkers van het GGD-callcenter zijn gearresteerd omdat ze persoonsgegevens te koop z...
Blogpost / 25-9-2020

Teams Governance voor zorgorganisaties

Mensen in de zorg werken mét en vóór mensen. Zij hebben te maken met medische dossiers en gevoelige persoonlijke informatie. Dit...
cloud security
Blogpost / 10-9-2020

E-book Remote Everything

‘Hoe ziet de werkplek eruit?’ Gedurende een lange periode hadden we een duidelijk beeld van het antwoord op die vraag. Lees het in dit e-b...
Blogpost / 27-7-2020

De volgende Microsoft Teams- stap

Microsoft Teams heeft véél meer te bieden dan je denkt.
Blogpost / 24-6-2020

Vergaderen in de 1,5-metersamenleving: hoe creëer je verbinding op afstand?

Vergaderingen vinden niet alleen meer op afstand plaats maar vanaf nu deels op kantoor en deels vanuit huis. Hoe creëer je verbinding op afstand?
Teams
Blogpost / 20-5-2020

Grip op governance in Teams: 8 voorbeelden en tips

Veel bedrijven hebben razendsnel Microsoft Teams geïmplementeerd om het thuiswerken te faciliteren. Heel goed natuurlijk, maar nu we een aantal w...
Blogpost / 28-4-2020

Razendsnel Microsoft Teams uitgerold! Wat betekent dit voor je governance?

Dé applicatie die veilig thuiswerken mogelijk maakt is Microsoft Teams. Veel bedrijven hebben dit razendsnel geïmplementeerd om het thuisw...
Blogpost / 28-4-2020

Razendsnel Microsoft Teams uitgerold! Wat betekent dit voor je governance?

Dé applicatie die veilig thuiswerken mogelijk maakt is Microsoft Teams. Veel bedrijven hebben dit razendsnel geïmplementeerd om het thuisw...