Eén AI-tool, diverse kennisniveaus: hoe rol je Copilot gestructureerd uit in je organisatie?
Toen AI zijn intrede deed, kreeg iedereen te maken met een nieuw fenomeen. Zowel op zakelijk als privégebied sloegen mensen druk aan het experimenteren. Daarbij gingen zij niet gelijk op. Sommigen omarmden AI volledig, terwijl anderen de tools links lieten liggen.
Nu AI steeds meer ingeburgerd raakt, willen veel organisaties er serieus mee aan de slag. Hierbij krijgen zij te maken met uiteenlopende volwassenheidsniveaus. Een groep medewerkers heeft thuis of op kantoor al druk geëxperimenteerd met AI-tools en is klaar voor de volgende stap. Tegelijkertijd zijn er collega’s die weten wat Copilot is, maar hier nog steeds geen gebruik van maken.
Hoe ga je daar als organisatie mee om? We gingen om de tafel met Dani Brandsema, adoptieconsultant bij Wortell. In deze blogpost legt zij uit hoe je AI gestructureerd uitrolt wanneer je medewerkers verschillende kennisniveaus hebben.
Hoeveel AI-kennis heeft iedere medewerker?
“Stel, je hebt rondom Copilot-gebruik een pilot gedraaid met 50 medewerkers en de use cases zijn positief,” zegt Dani. “Vaak zijn er dan twee volgende doelstellingen: de kennis van de pilotdeelnemers verdiepen én AI opschalen binnen de organisatie. Op dat moment zie je dat er twee of meer volwassenheidsniveaus bestaan. De 50 pilotdeelnemers weten al behoorlijk veel over Copilot. Maar hoe het zit met de overige 1.950 medewerkers, weet je niet.”
Het is cruciaal om éérst het kennisniveau van alle medewerkers in kaart te brengen. Het Copilot Accelerate Program van Wortell start daarom met een Maturity Assessment. “Hiermee meten we waar iedere medewerker momenteel staat qua kennis, zodat we iedereen op het juiste kennisniveau kunnen inschalen,” legt Dani uit. “Binnen het programma hebben we twee sporen. Voor de gratis licentiehouders hebben we het Microsoft Copilot Chat Accelerate Program ontwikkeld en voor de betaalde licentiehouders is er het Microsoft 365 Copilot Accelerate Program. Elk spoor heeft eigen levels, communicatie en adoptiemiddelen. Zo kunnen mensen doorgroeien naarmate ze hun Copilot-vaardigheden ontwikkelen.”
Kennis vergaren en doorgroeien in cycli
Iemand die op level 1 begint, kan een mooi groeipad doormaken. Maar ook medewerkers die instappen op een hoger niveau, hebben de kans om te blijven leren. “Microsoft ontwikkelt Copilot continu door,” zegt Dani. “Wanneer mensen een hoog kennisniveau hebben, zorgen we dat ze op de hoogte blijven van de laatste updates. We geven aanvullende tips, zodat ze optimaal met Copilot blijven werken.”
Het Copilot Accelerate Program van Wortell is dan ook geen eenmalig programma. “We werken in vaste cycli van vier maanden,” vertelt Dani. “Na een cyclus evalueren we waar de klant staat en hoe deze verder wil.”
Wat als er behoefte is aan een volgende cyclus? Dani: “Dan doen we een her-assessment en schalen we de medewerkers opnieuw in op het juiste kennisniveau. Zo kunnen we hen de komende vier maanden wederom adoptiemiddelen bieden die passen bij hun kennisniveau.”
Van laagdrempelige kennismaking tot optimalisatie
Met het Copilot Chat programma wordt Copilot een stuk minder intimiderend voor mensen die geen kantoorrollen hebben, maar die er wél voordeel uit kunnen halen, zoals zorg- of productiemedewerkers. “De focus ligt op een laagdrempelige kennismaking met AI,” vertelt Dani. “We helpen mensen eerst om de basisvaardigheden te ontwikkelen en Copilot verantwoord toe te passen in hun dagelijkse werk. Wanneer medewerkers vergevorderd zijn, zorgen we dat ze álles uit de tool kunnen halen om hun werkwijze te optimaliseren.”
Deze opzet levert ook op bestuursniveau de nodige voordelen op. Dani: “Management krijgt inzicht in het daadwerkelijke Copilot-gebruik binnen de organisatie. Via het Copilot Adoption Dashboard zie je bijvoorbeeld de actieve gebruikers, het gebruik per applicatie en trends over de tijd heen. Ook kun je de voortgang van medewerkers en teams volledig volgen: van het eerste experiment tot structureel gebruik.”
Kortom, je krijgt een goed beeld van de manier waarop medewerkers Copilot gebruiken en toepassen in hun werk. Daarmee worden adoptie en volwassenheid meetbaar. “Het programma zorgt dat je weet waar Copilot waarde oplevert en waar extra begeleiding nodig is,” zegt Dani. “Zo kun je véél gerichter sturen op AI-investeringen.”