Garbage in, garbage out’: breng deze 5 zaken op orde om écht waarde te halen uit Copilot
Bij veel organisaties is de informatiehuishouding jarenlang blijven liggen. Maar nu AI en Copilot steeds meer een vaste plek krijgen binnen bedrijven, komt het onderwerp weer onder de aandacht. Want wanneer je veel verouderde data hebt liggen, haal je stukken minder rendement uit Copilot. Je stelt immers vragen aan Copilot op basis van de bestaande informatie. Klopt die niet, dan is de output eveneens onbetrouwbaar. Om het maar even heel boud te stellen: garbage in, garbage out.
Wil je waarde halen uit je Copilot-licentie, dan is het cruciaal om de basis op orde te brengen. Maar hoe doe je dat? In deze blogpost delen we vijf zaken die je op orde moet hebben!
1. Bewaartermijnen
Met het oog op Copilot wil je actuele informatie beschikbaar hebben. Tegelijkertijd moet je rekening houden met wettelijke bewaartermijnen van documenten. Sommige stukken mag je bijvoorbeeld pas na zeven jaar vernietigen. In dit kader is het handig om bepaalde sites of bestanden geautomatiseerd te archiveren naar cold storage. Daarmee sla je twee vliegen in één klap: je bent voordeliger uit (zeker als je organisatie extra opslag voor SharePoint moet bijkopen) én je houdt verouderde bestanden buiten beeld (AI en Copilot kunnen er niet meer bij).
Dan is er óók nog de andere kant van het ‘bewaarspectrum’: volgens de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) mag je bepaalde gegevens juist niet te lang bewaren. De AVG vereist bijvoorbeeld dat je de persoonsgegevens van een medewerker verwijdert nadat deze een bepaalde periode uit dienst is. Afhankelijk van de sector waarin je opereert, gelden er vaak ook nog aanvullende eisen.
Met zoveel regelgeving is het cruciaal om data lifecycle management heel duidelijk in kaart te brengen!
2. Toegang
Bestanden, folders en documenten delen binnen je Microsoft-omgeving? Dat doen je medewerkers al jaren. Handig, maar het gevolg is ook dat mensen bepaalde informatie overmatig gedeeld hebben. Als Copilot overal bij kan, heb je waarschijnlijk een probleem. Gevoelige HR-bestanden mogen bijvoorbeeld niet zomaar bij iedereen terechtkomen.
Onderzoek daarom welke data wáár ligt en wie toegang heeft of zou moeten hebben. En bepaal in welke gevallen je de toegang tot informatie verder moet beperken. Er bestaan goede tools die je helpen om dit inzichtelijk te maken.
3. Labels
Wanneer het om vertrouwelijke gegevens gaat (bijvoorbeeld rondom de financiële administratie, HR of bestuur), is het verstandig om data te classificeren met labels. Aanvullende maatregelen zijn vaak ook nodig. Zo kun je versleuteling toepassen en inregelen dat alleen specifieke personen deze gegevens mogen openen.
Zorg dat je de juiste labels creëert. Zowel voor nieuwe als voor bestaande bestanden. Voorbeelden van standaard labels zijn ‘openbaar’, ‘intern’, ‘vertrouwelijk’ en ‘strikt vertrouwelijk’.
4. Extra afscherming via toegangsbeheer
Is bepaalde informatie zeer gevoelig? Beperk de toegang dan expliciet tot een specifieke groep medewerkers.
In de praktijk betekent dit dat je werkt met afgebakende memberships: alleen geautoriseerde gebruikers hebben toegang tot deze data. Copilot volgt deze toegangsrechten, waardoor de informatie niet zichtbaar wordt voor anderen.
5. Controle
Je informatiehuishouding is niet iets wat je één keer inricht om er vervolgens nooit meer naar om te kijken. Als organisatie zit je op een ‘datatrein’ die continue doorrijdt. Onderweg komt er nieuwe data aan boord en wordt bestaande data irrelevant. Daarom is het zaak dat je er altijd actief mee bezig bent.
Dat doe je door de fundering die je bouwt, continu te checken en uit te bouwen. Zo zorg je dat je in controle blijft!
Informatiehuishouding op orde? Dáár pluk je de vruchten van!
Wanneer je de vijf bovenstaande punten op orde hebt, levert dat veel voordelen op. Je kunt veilig aan de slag met Copilot, maar je hebt ook direct je governance op orde. Mocht je onverhoopt met een cyberaanval te maken krijgen, dan weet je bijvoorbeeld dat je in ieder geval geen klantdata hebt opgeslagen die je wettelijk al had moeten verwijderen.
Daarnaast profiteer je met een goede informatiehuishouding van kostenreductie. Omdat je geen onnodige data bewaart, is de kans immers klein dat je de beschikbare opslagruimte binnen je licentie overschrijdt.