Razendsnel Microsoft Teams uitgerold! Wat betekent dit voor je governance?
Blogs
19-5-2020
Microsoft Teams en Governance
De afgelopen periode is voor veel organisaties chaotisch geweest. Zij moesten halsoverkop een concept omarmen dat tot voor kort alleen nog in theorie of op kleine schaal bestond: thuiswerken. Maar in tijden van crisis blijkt hoe flexibel we als samenleving zijn. Beeldbellen is inmiddels de nieuwe realiteit! Dé applicatie die dit op een veilige manier mogelijk maakt, is Microsoft Teams. Veel bedrijven hebben dit razendsnel geïmplementeerd om het thuiswerken te faciliteren. Prima, natuurlijk. Want het was essentieel om alles te laten dóórlopen. Maar nu we een aantal weken verder zijn, begin je waarschijnlijk tegen praktische uitdagingen aan te lopen. Tijd voor een langetermijnblik: hoe toekomstbestendig is jouw Microsoft Teams-omgeving eigenlijk?Governance in een notendop
Een belangrijk begrip in deze context is 'governance': de set aan spelregels, afspraken en richtlijnen omtrent de manier waarop we samenwerken en met gegevens omgaan. Daaronder vallen onder andere technologische zaken die je binnen Teams en (breder beschouwd) binnen Microsoft 365 kunt instellen, maar ook de plek waar je bepaalde (gevoelige) informatie opslaat.Haastige spoed… is voor governance niet goed!
Op teams governance-gebied steken nu bepaalde praktische problemen de kop op door de haast waarmee Microsoft Teams is geïmplementeerd. We zetten de meest voorkomende voor je op een rij!- Iedereen werkt op een andere plek. De een houdt vast aan een oude netwerkschijf, de ander regelt alles in een (verouderde) SharePoint-omgeving. Tegelijkertijd werken mensen binnen een bedrijf samen. Lastig, want hoe weet je dan of je met de juiste versie werkt? Dat is na enkele weken thuiswerken al een behoorlijke uitdaging aan het worden. Stel je eens voor met wat voor obstakel je te maken krijgt als je dit probleem nog een jaar laat voortwoekeren!
- Binnen Microsoft Teams maken mensen op allerlei niveaus Teams aan – en iedereen doet dit op een andere manier. De een gebruikt een Team voor meerdere projecten en de ander creëert per project een Team. De structuur is ver te zoeken, omdat hier van tevoren niet over is nagedacht.
- Er heerst veel onduidelijkheid over de mogelijkheden die Microsoft Teams biedt. Wat kun je precies met bepaalde functionaliteiten? Hoeveel kanalen moet je aanmaken en met welk doel doe je dit eigenlijk? Omdat organisaties geen kennis hebben over de toepasbaarheid, experimenteren zij er soms op los – met alle gevolgen van dien! Of ze laten héél veel kansen liggen omdat ze hier simpelweg geen weet van hebben.
- Als je de standaardinstellingen aanhoudt, kan iedereen Teams en SharePoint-sites aanmaken. Dat lijkt op het eerste gezicht misschien handig, maar praktisch is anders. Want zo heb je helemaal geen zicht meer op wie wat heeft aangemaakt. Ook heb je geen idee wie welke rechten bezit. En je weet niet of je informatie nu wel zo veilig is.
