Ga naar content
Zoek op onderwerpen, blogs, diensten etc.

Haal eenvoudig meer uit SharePoint search

De zoektechnologie van SharePoint 2013 is enorm krachtig en biedt veel mogelijkheden om de eindgebruiker effectief te laten zoeken en vooral informatie te vinden.​

Toch laten veel organisaties optimalisatie kansen liggen door standaard SharePoint search te configureren en het daarbij te laten, in deze blog post zal worden ingegaan op enkele mogelijke optimalisaties.

Definieer zoekgebieden binnen je omgeving

Een SharePoint omgeving bestaat meestal uit verschillende functionele onderdelen. Bijvoorbeeld een gedeelte waarin statische intranet informatie staat, een gedeelte waarin door gebruikers samen aan documenten gewerkt wordt en een blog onderdeel. Omdat het ene deel informatie bevat die bijna niet wijzigt en het andere deel juist wel is het raadzaam om ze in aparte resultaat bronnen te verdelen. Op deze manier kun je meer invloed uit oefenen op de frequentie en het moment waarop de zoekindex bijgewerkt wordt en tevens kun je het voor gebruikers eenvoudig mogelijk maken om direct zoekopdrachten in een van de onderdelen uit te voeren.

Een voorbeeld van het faciliteren van gericht zoeken

search-1

Reageer op zoekopdrachten

-> Pas de zoekopdracht aan

Stel dat binnen een organisatie meerdere termen gebruikt worden voor een offerte, bijvoorbeeld aanbieding en offerte. Als een gebruiker dan zoekt naar "Offerte" dan mist hij een groot deel van de documenten die het woord "aanbieding" bevat en wellicht relevant voor hem zijn. Om dit op te lossen kunnen we als een gebruiker zoekt naar "offerte" automatisch de zoekopdracht aanpassen zodat gezocht wordt op "offerte OF aanbieding". Het is ook mogelijk om die zoekopdracht nog verder aan te passen door bijvoorbeeld alleen in Word of PDF documenten te zoeken.

 

-> Promoot resultaten

SharePoint biedt de mogelijkheid om blokken resultaten in de zoekresultaten te tonen, dat kan handig zijn in de volgende situatie: een gebruiker van een bedrijf dat zich gespecialiseerd heeft in het geven van trainingen is op zoek naar trainingsmateriaal voor SharePoint 2013 omdat hij een training moet geven. Als deze gebruiker zoekt op "SharePoint 2010" dan wordt binnen het gehele systeem gezocht, zie onderstaande afbeelding.

search-2

 

Het is aan de hand van resultaat blokken mogelijk om specifiek zoekresultaten binnen het trainingsmateriaal te promoten zonder dat daar een aparte zoek en resultaten pagina voor gemaakt hoeft te worden. Dit is zichtbaar in de onderstaande afbeelding. Vervolgens kan de gebruiker ook op de “Meer weergeven” link klikken om alleen in het trainingsmateriaal te zoeken of besluiten toch door het gehele systeem heen te zoeken.

search-3

-> Toon een gepromoveerde link

Een andere krachtige manier om gebruikers te ondersteunen is om, afhankelijk van de zoekopdracht, een link of banner boven de zoekresultaten te tonen. Op het moment dat een gebruiker bijvoorbeeld zoekt hoe hij een projectsite kan aanvragen kun je bovenaan de zoekresultaten een link tonen naar het aanvraagformulier, dit voorkomt dat de gebruiker individuele resultaten moet doorlezen om het aanvraagformulier te vinden. Uiteraard wordt deze link niet getoond bij andere zoek opdrachten.

search-4

 

Je kunt ook een pagina (via een i-frame) gebruiken in plaats van alleen een aanklikbare link, hiermee kun je het nog krachtiger maken en eenvoudig afbeeldingen gebruiken.

search-5

De aanpak in de praktijk

Een belangrijke vraag is natuurlijk hoe je dit in de praktijk toepast, het belangrijkste is om te beginnen met het onderzoeken wat een gebruiker zoekt en niet (snel) kan vinden. Je kunt dit doen door de volgende standaard rapportages van SharePoint Search te bestuderen:

  • Afgebroken query's per maand
  • Query's zonder resultaat per maand

En op basis van die gegevens kun je gebruikers benaderen om meer te weten te komen over hun zoek behoefte. Op basis van deze gegevens kun je een plan opstellen om het zoeken te optimaliseren, daarna kun je dit doorvoeren en monitoren (bijv. via de 'Queryregelgebruik per maand' rapportage). Indien nodig pas je de optimalisaties weer aan om zo aan te sluiten bij de gebruikersbehoefte.

Meer informatie

Achtergrond informatie over queryregels

Queryregels in SharePoint 2013 / Online beheren

 

Meer over SharePoint

Blogpost / 10-10-2016

Testen in SharePoint Online: Waarom?

Testen. Het kost geld, duurt lang en is het daadwerkelijk nodig? Terechte vragen. In onderstaand voorbeeld geef ik een antwoord op deze vragen.
Blogpost / 20-5-2016

Samenwerken 3.0 met het nieuwe SharePoint

Samenwerken 3.0 met het nieuwe SharePoint
Blogpost / 12-5-2016

Delen met externe gebruikers in SharePoint Online & OneDrive for Business, blijf in controle

Sharing van documenten met externe gebruikers in SharePoint Online en OneDrive for Business, maar hoe zorg je dat je in controle blijft wat er gedeeld...
Blogpost / 2-5-2016

SharePoint documentbibliotheken krijgen een nieuw uiterlijk

Microsoft heeft recent aangekondigd dat het de SharePoint documentbibliotheken van een nieuwe vormgeving gaat voorzien, indien je Office 365 omgeving...
Blogpost / 29-3-2016

Protocollen, beschikbaar en veilig in SharePoint

Protocollen, beschikbaar en veilig in SharePoint
Blogpost / 23-3-2016

Klantcase: document sets in SharePoint 2013 DMS

Hoe een klant blij en enthousiast wordt gemaakt door een goede samenwerking en een SharePoint 2013 oplossing op maat.
Blogpost / 25-11-2015

SharePoint Check-Up: Quick wins voor je SharePoint-omgeving

Wortell heeft samen met Microsoft de SharePoint Check-Up ontwikkeld om een aantal 'quick wins' voor jouw organisatie te definiëren.
Blogpost / 2-11-2015

SharePoint Governance

Het SharePoint Governance plan zorgt er voor dat projecten technisch goed worden uitgevoerd en het biedt richtlijnen over succesvol gebruik.
Blogpost / 5-10-2015

Effectief samenwerken met SharePoint Online

Hoe kan je de medewerkers van je organisatie op een makkelijke manier heel efficiënt met elkaar laten samenwerken? Dat kan met SharePoint Online.
Blogpost / 9-9-2015

Meer invloed op je backups in SharePoint Online

Met SharePoint Online hoeft men zich geen zorgen te maken over het maken van backups, maar wat als je meer invloed wilt hebben op je backup strategie?
Blogpost / 31-8-2015

Grote hoeveelheden bestanden importeren in SharePoint Online met de Office 365 import service

Grote hoeveelheden bestanden importeren in SharePoint Online met de Office 365 import service
Blogpost / 28-7-2015

Event: Ontwikkelingen & Trends in SharePoint intranetten 14 oktober

Event: Ontwikkelingen & Trends in SharePoint intranetten 14 oktober
Blogpost / 24-7-2015

Event: Ontwikkelingen & Trends in SharePoint intranetten 24 september

Intranetten worden steeds efficiënter ontwikkeld, persoonlijker en op een steeds betere manier gebruikt. Met welke trends en nieuwe ontwikkelingen ku...
Blogpost / 12-5-2015

Wat is er nieuw in SharePoint 2016? (Deel 3/3)

Tijdens Ignite zijn er veel nieuwe details bekend gemaakt rondom SharePoint 2016, nl: Operations/Telemetry, Hybride Search/Office Graph en eDiscovery,...
Blogpost / 8-5-2015

Wat is er nieuw in SharePoint 2016? (Deel 2/3)

Tijdens Ignite zijn er veel nieuwe details bekend gemaakt rondom SharePoint 2016. Ondermeer Minimal Serverroles, User Profile, Patching en durable lin...