Hoe waarborgt een goede IT-aanpak de waarde van een overname?

De deal is rond. De strategie klopt. Dán is de overname geslaagd… toch? Lang niet altijd! Want hoe zit het met IT?

Veel bedrijven zien IT bij overnames als sluitpost. Maar eigenlijk is IT een kritische succesfactor. Besteed je hier onvoldoende aandacht aan, dan kan IT de waarde van een overname vernietigen. Vooral wanneer je te maken hebt met een carve-in, waarbij je systemen moet samenvoegen.

Een goede IT-aanpak, daarentegen, kan de waarde van een overname waarborgen. Hoe? Dat delen we in deze blogpost!

1. Standaardiseer de doelomgeving

Een sterke overname begint met een solide IT-fundament. Als je toewerkt naar één gestandaardiseerde omgeving, zorg je dat mensen goed en eenduidig met elkaar kunnen communiceren. Ook maakt deze basis toekomstige overnames sneller en eenvoudiger: elk volgend bedrijf dat je toevoegt, volgt hetzelfde proces.

Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat je een gezamenlijk intranet inricht. Hiermee kunnen medewerkers elkaar direct vinden, ook wanneer ze elkaar nog niet kennen. Daarnaast kun je belangrijke documenten, zoals een nieuw personeelshandboek, via het intranet aanbieden. Zo zorg je dat iedereen op de hoogte is van de nieuwste interne afspraken en processen.

2. Voer in een vroeg stadium een IT-inventarisatie uit

What you see is what you get: die uitspraak is in veel situaties relevant, maar gaat vaak níet op wanneer je een bedrijf overneemt. Zeker wanneer het om IT gaat, kunnen er technische addertjes onder het gras zitten.

Welke systemen gebruikt het bedrijf? Met welke data en intellectueel eigendom krijg je te maken? Hoe werken mensen samen?

Een grondige IT-inventarisatie geeft snel inzicht. Hoe eerder je deze uitvoert, hoe beter. Het beste stadium: de due-diligence-fase. Zo voorkomen je verrassingen en leg je de basis voor een vlotte carve-in.

3. Maak een concreet migratie- of ontvlechtingsplan

Bij overnames liggen er altijd keuzes op tafel. Migreer je van Amazon naar Azure? Breng je twee financiële applicaties terug naar één? Wat doe je met dubbele HR-systemen of documentomgevingen?

Soms is het tijdelijk laten draaien van legacy-systemen de beste tussenoplossing. Maar die beslissing wil je heel bewust nemen. Daarom is het slim om een plan op te stellen. Naast de technische kant behandel je hierin ook zaken als adoptie en communicatie: voor wie gaat het werk veranderen, wanneer zet je welke systemen over en hoe houd je medewerkers op de hoogte?

4. Zet alles snel en gecontroleerd over

Bij de uitvoering van je plan wil je de impact voor eindgebruikers zo klein mogelijk houden. Snelheid is daarom geboden. Maar met snel handelen alléén kom je er niet: veiligheid en zorgvuldigheid staan bij een migratie voorop. Het is bijvoorbeeld belangrijk om securityrisico’s mee te nemen. Tegelijkertijd wil je goed omgaan met weerstand bij medewerkers die met nieuwe tools gaan werken.

Een afstemming tussen de IT-afdelingen van de ondernemingen die worden samengevoegd, is in dat kader cruciaal. Alleen door de handen ineen te slaan, realiseer je een vlotte én gecontroleerde migratie.

5. Beheer en stabiliseer

Zit de migratie erop? Dan begin je eigenlijk pas nét. De nieuwe omgeving heeft beheer en stabilisatie nodig. Zeker in een periode waarin een organisatie volop bezig is met overnames, is er veel beweging. Nieuwe medewerkers, openstaande vragen, een verschuiving in de interne politiek… het is lastig om dat allemaal in goede banen te leiden.

Heb je tijd voor goed beheer? Het lijkt van niet. Maar: behandel het niet als een bijzaak. Want beheer is een randvoorwaarde voor een succesvolle overname. Laat je dit liggen, dan ontstaan er bijvoorbeeld al snel securityrisico’s. En beantwoord je vragen van nieuwe medewerkers niet tijdig, dan ontstaat er chaos.

Echt waarde halen uit een overname?

Wortell heeft veel ervaring met het begeleiden van organisaties bij een overname. Met inzet van best practices zorgen wij dat de zaken niet verkeerd lopen. Ben je benieuwd naar onze aanpak en ervaring? Neem een kijkje op deze pagina.

Wil je dat wij eens meedenken over een gecoördineerd carve-in-proces voor jouw organisatie? Of wil je sparren over hoe andere bedrijven dit hebben aangepakt? Neem gerust contact met ons op. We gaan graag met je in gesprek.