Kennismanagement is dood, leve kennismanagement – Deel 2
3 Ingrediënten voor succesvol kennismanagement
Om succesvol kennismanagement toe te passen zijn er minimaal 3 ingrediënten nodig.
Organisatie
Kennismanagement dient als proces geïntegreerd te worden in de organisatie. Hierdoor wordt er daadwerkelijk budget en resources beschikbaar gemaakt. De meest optimale oplossing is wanneer dit proces gekoppeld kan worden aan de bedrijfsstrategie.
Technologie
Technologie is nodig om kennis te managen. Van het ontdekken van nieuwe kennis tot het archiveren en verwijderen van verouderde kennis. Van het beschikbaar stellen tot het daadwerkelijk gebruiken van kennis.
Adoptie
Technologie én processen ondersteunen medewerkers in hun dagelijkse werk. Adoptie is het proces om medewerkers te leren hoe ze die ondersteunende technologie en processen optimaal inzetten.
Organisatie
Kennismanagement is een proces! Dit begrijpen is in mijn ogen de belangrijkste eerste stap. Een proces dat geborgd moet worden binnen de organisatie zoals ook HR en marketing processen geborgd zijn binnen een organisatie. Het doel van dit proces is niet de kennis op zich maar het wendbaarder maken van de organisatie zoals eerder uitgelegd.
De volgende rollen moeten hiervoor minimaal belegd worden:
We hebben nu budget én resources die tijd krijgen om deze taken uit te voeren!
Technologie
Real-time informatie die beschikbaar is binnen de context van het dagelijkse werk. Dat is de belofte die de technologie moet leveren. Geen gemakkelijke opdracht!
Microsoft vult deze beloften in met Microsoft VIVA. Microsoft VIVA bestaat uit 4 modules, Connections, Insights, Learning en Topics. Binnen deze blog leggen we de focus op Microsft VIVA Topics (Topics).
Met Topics kunt u automatisch content en expertise in uw hele organisatie organiseren, zodat u deze gemakkelijk kunt gebruiken binnen de context van uw werk.
Dynamische real-time content
Microsoft VIVA Topics maakt het verschil door zelf op zoek te gaan naar kennis binnen het hele ecosysteem van de organisatie. Dit doet Topics door (héél simpel gezegd) gebruik te maken van Artificial Intelligence (AI). Topics gaat op zoek naar…. Topics en maakt per gevonden topic een zogenaamde topic card. Op een topic card komen aantal onderwerpen terug:
- Titel
- Omschrijving
- Relaties (naar andere topics)
- People (Experts)
- Resources (Sites, documenten en overige informatie)
Topics biedt ook de mogelijkheid om zelf topic cards aan te maken. Deze maak je eenmalig aan en deze worden daarna door Topics onderhouden! Gemakkelijk toch?
Kennis leveren binnen de context van werk
Of ik aan het werk ben in Word, een mail aan het typen in Outlook, een pagina op het intranet aan het lezen of aan het chatten ben in Teams: de juiste en actuele informatie is nu nodig! Ik wil helemaal niet gaan zoeken en al helemaal niet in andere systemen. Dit vind ik het allermooiste van Topics. Topics integreert namelijk met andere Microsoft producten zoals SharePoint site pages. Integratie met Teams, Outlook en Office zit er aan te komen! Het maakt dus niet uit waar je in Office 365 aan het werk bent, topics worden overal automatisch gemarkeerd.
Adoptie
Het laatste ingrediënt is: Adoptie. Adoptie is een proces waarin medewerkers begeleidt worden om de (nieuwe) cloud werkplek te omarmen. Het doel is om medewerkers de verandering op een goede manier te laten accepteren waardoor het gat tussen mens en technologie verkleind wordt.
Adoptie zorgt ervoor dat medewerkers de technologie die je inzet graag gebruiken, weten hoe dat te gebruiken en willen blijven gebruiken.
Conclusie
Goed verhaal maar hoe gaat het verhaal nu verder? Wil je meer informatie over:
- Microsoft VIVA
- Employee Experience Program
- Klassiek- versus modern kennismanagement
- Inrichting van kennismanagement als proces en de relatie met Microsoft VIVA
- Kennis levenscyclus
- Adoptie van Microsoft VIVA en het kennismanagement proces
Dat kan! Neem hieronder contact op met mij of met Wortell en hou onze media kanalen in de gaten om niets te missen van deze kennisdeling.
