Microsoft 365-governance: “Met AI gaat de doos van Pandora open”

Herken je het volgende scenario? Op een mooie maandagochtend open je SharePoint om een map aan te treffen die in de vergetelheid is geraakt. Daarin vind je een stapel salarisgegevens die een hele tijd geleden is aangemaakt. Je ontdekt dat deze gegevens al jaren toegankelijk zijn voor iedereen, zónder dat iemand zich daarvan bewust was.

Zo’n situatie is natuurlijk absoluut niet wenselijk. En hoewel dit risico sinds de introductie van Microsoft 365 Copilot al langer op de radar staat, is het nog steeds bijzonder relevant. Want informatie waar medewerkers toegang toe hebben, kan via Copilot veel sneller en eenvoudiger naar boven komen. Daarmee worden bestaande problemen met toegangsrechten en gevoelige informatie een stuk zichtbaarder.

Daarmee is Microsoft 365-governance geen ‘verplicht nummer’ meer. “Voorheen was het een vinkje dat organisaties moesten zetten,” zegt Dave Lancée, product owner bij Wortell. “Nu zien we dat ze hier echt mee aan de slag wíllen. Want met AI gaat de doos van Pandora open: de hele informatiehuishouding wordt ineens wel héél erg vindbaar. Daar wil en moet je grip op hebben.”

Oversharing met Copilot: “Mensen kunnen bij veel méér gegevens dan zou moeten”

Wie te veel rechten heeft, had die rechten vóór de komst van Copilot ook al. “Copilot verandert niet wat je mág zien,” legt Dave uit. “Maar met AI is informatie veel makkelijker te vinden. Alles wat te ruim openstaat, kun je direct raadplegen. Copilot maakt vooral duidelijk hoe je dit nu eigenlijk hebt ingeregeld. En vaak zien we dat er sprake is van oversharing: mensen kunnen bij veel méér gegevens dan zou moeten.”

Voor veel organisaties is het risico op oversharing dan ook een belangrijke aanleiding om hun Copilot-governance onder de loep te nemen. De vraag die Dave keer op keer hoort: ‘Kunnen we in kaart brengen wat er openstaat en dat vervolgens terugdringen?’

“Zo’n inventarisatie is de eerste stap richting Copilot readiness,” vertelt Dave. “Het is belangrijk om te weten wie wáár bij kan. Pas dan zie je welke informatie Copilot mogelijk aan medewerkers voorschotelt.”
 

Verouderde content als kostenpost: “Een ‘grote opruiming’ is vaak een betere oplossing”

Vaak stuit je bij een inventarisatie op verouderde content. En dat kost je veel, vertelt Dave: “Allereerst neemt zulke content onnodig veel SharePoint storage in beslag. Organisaties die al jaren met Microsoft 365 werken, lopen tegen opslaglimieten aan. Dan kopen ze opslagruimte bij. Maar een ‘grote opruiming’ is vaak een betere oplossing. Daarmee creëer je meer ruimte én borg je de kwaliteit van je content. En dat laatste element wordt met AI steeds belangrijker. Het motto luidt: ‘Garbage in, garbage out.’ Als een AI-tool put uit gegevens die niet up-to-date zijn, krijg je antwoorden waar je weinig mee kunt.”

Kortom, het is om meerdere redenen verstandig om met de bezem door je content te gaan. Hoe je dat doet? “Goed content-beheer pakt de problemen in één keer aan,” zegt Dave. “De eerste klanten die wij op Content Governance hebben aangesloten en helpen met het optimaliseren van hun opslag, besparen duizenden euro’s per maand.”
 

Het probleem van wildgroei: “Vaak is Microsoft 365 een ‘uit de hand gelopen succes’”

Een ander probleem waar veel organisaties mee kampen, is wildgroei. Dave: “Vaak is Microsoft 365 een ‘uit de hand gelopen succes’. Eerst kwamen SharePoint en Teams. Daarna deed Power Apps zijn intrede. En nu bouwen medewerkers hun eigen AI-agents. Zonder Power Platform-governance en goed beheer van workspaces zoals Teams en SharePoint weet IT al snel niet meer wat er draait, wie wat gebruikt en wie waarvan eigenaar is.”

Als je momenteel niet precies weet hoeveel AI-agents en Power Platform-apps er in jouw organisatie draaien, ben je dus niet de enige. Maar, vertelt Dave, de AI Act vraagt wél dat je weet wat je AI-systemen doen: “Met een wirwar van omgevingen en toegangsrechten wordt het moeilijk om aan die eis te voldoen. Dat is een probleem. Zéker als je, zoals veel van onze klanten, werkt met persoonsgegevens van sollicitanten. Of, nog heftiger, met patiëntgegevens. Daar wil je écht grip op hebben.”
 

Van grootste knelpunt naar roadmap: “Wij hebben alles modulair opgebouwd”

Oversharing, verouderde content, wildgroei: er zijn nogal wat uitdagingen die je wellicht te lijf moet gaan. Gelukkig hoef je niet alles tegelijk op te pakken. Het advies van Dave: begin dáár waar de schoen het meest wringt. “Voor de ene organisatie is het grootste probleem een overvloed aan samenwerkingsomgevingen,” zegt hij. “In dat geval kun je met beleid en tooling werkruimtes met vaste spelregels opstellen. Zo voorkom je dat data zomaar een omgeving verlaat. Een andere organisatie wil misschien eerst de content opruimen. Een derde gaat liever terug naar de basis: staan de juiste vinkjes in de tenant wel aan? En soms is het startpunt Copilot-governance, omdat je je medewerkers zo snel mogelijk met Copilot wilt laten werken.”

Vanuit de eerste uitdaging die je oppakt, bouw je een roadmap. Dave: “Wij hebben alles modulair opgebouwd voor onze klanten. Maar het is toch één geheel: onze aanpak is voor alle diensten hetzelfde.”

Governance kent geen einddatum: “Wij zetten niet ‘even’ een tool neer om vervolgens weg te lopen”

Als je governance als eenmalig project ziet, is er een stukje omdenken nodig. Er zit geen einddatum aan, want je omgeving groeit elke dag door. “Wij zetten niet ‘even’ een tool neer om vervolgens weg te lopen,” vertelt Dave. “We verzorgen het beheer, stellen maandelijks rapportages op en geven proactief waarschuwingen. Je zit steeds met dezelfde specialist aan tafel. En we zorgen voor vaste contactmomenten, zodat onze expert jouw organisatie echt leert kennen.”

Neemt Wortell álle touwtjes in handen? “Absoluut niet,” zegt Dave. “Wortell brengt samen met jou structuur aan en begeleidt je zorgvuldig. Dat doen we op basis van onze brede ervaring in diverse sectoren, waaronder overheid en zorg. Maar alles geschiedt in samenspraak. En het eigenaarschap blijft bij de klant.”

Wil je weten waar jouw grootste knelpunt zit? Lees hoe Wortell organisaties helpt met AI Microsoft 365 Governance.