Samenwerken in Office 365: It's all about communication

Traditioneel samenwerken aan een document is een van de belangrijkste redenen om de overstap naar SharePoint of Office 365 te maken. Voor veel organisaties is digitaal samenwerken nog steeds een kwestie van documenten 'rondmailen' naar de juiste collega's, met daarin de vraag om input of feedback. Vaak worden deze documenten vergezeld door een naam waarin het versienummer wordt bijgehouden, zodat de verschillende versies niet door elkaar worden gehaald. "Maar was nou versie 8.4, 8.7.2 of 9.0 de definitieve versie? En waar gaan we dit document bewaren, zodat het inzichtelijk wordt voor de hele organisatie?" Samenwerken aan een document is vaak de eerste stap, maar vaak leidt het bieden van de technische tools voor het delen van documenten niet tot betere teamprestaties. Er mist dus een duidelijk aspect in het teamwork, namelijk communicatie.

Een vloeiende oplossing in Office 365 Groups

Met de komst van Office 365 Groups wordt het samenwerken aan en het inzichtelijk maken van een document een stuk eenvoudiger. Office 365 Groups combineert de documentfunctionaliteiten van OneDrive, SharePoint en Office web apps met de communicatiefunctionaliteiten van Exchange, Skype en Teams.

"Met Office 365 Groups hebben gebruikers alle functionaliteiten voor samenwerken binnen handbereik."

Wanneer gebruikers als team willen gaan samenwerken aan een document wordt een Office 365 Group aangemaakt. Op dat moment creëert Office 365 direct een mailbox, een OneDrive for Business bibliotheek en een SharePoint Online Team site. Gebruikers kunnen vervolgens eenvoudig documenten uploaden naar OneDrive for Business, zodat deze voor alle gebruikers van de Group inzichtelijk worden. Door handige functionaliteiten als 'co-authoring' en 'versiebeheer' wordt samenwerken aan een document niet alleen mogelijk, maar ook makkelijk. Afhankelijk van het type en de status van een document kan door de Group zelf bepaald worden waar een document komt te staan en voor wie dit document inzichtelijk wordt gemaakt. Vaak groeit een document van een werkdocument (persoonlijke OneDrive) naar een samenwerkingsdocument (Group OneDrive) en uiteindelijk naar een officieel document wat gedeeld kan worden binnen SharePoint Online. Een voordeel van OneDrive for Business is dat deze bibliotheek is afgeschermd van Office 365 gebruikers die geen onderdeel zijn van de Group. Hierdoor kan deze bibliotheek als werkomgeving worden gebruikt. Daarnaast maakt de metadata die aan een document is toegekend het mogelijk om eenvoudig een overzicht te creëren via een weergave. Wanneer een document inzichtelijk mag worden voor alle gebruikers binnen de omgeving kan de SharePoint Online Team site worden gebruikt. Door de verbondenheid van de SharePoint Online Team sites kunnen gebruikers eenvoudig navigeren van hun eigen werkomgeving naar de Team site van de Group waar het document staat.

Maar is samenwerken dan alleen een document delen?

Alle manieren om documenten te delen dus binnen handbereik, maar samenwerken is meer dan alleen documenten delen. Wanneer er wordt gekeken naar samenwerking binnen een team of een werkgroep is het belangrijk om te realiseren dat samenwerking altijd komt vanuit de verschillende personen, en dat daardoor open communicatie en begrip dus van vitaal belang is wanneer een team streeft naar synergie.

"Collaboration always comes from different people working together. Therefore, open communication and mutual understanding are vital for success."

Waarom open communicatie en wederzijds begrip zo belangrijk is, wordt uitgelegd aan de hand van de theoretische achtergrond.

De theorie achter samenwerking

Als we kijken naar wat een team effectief maakt, in niet alleen het verzinnen van creatieve oplossingen maar ook in de uitvoering van taken, dan zijn er vier categorieën die beïnvloed kunnen worden om te komen tot een beter resultaat: (West, M.A. (2002))

• Taakkarakteristieken
• Diversiteit van de groepsleden in kennis en vaardigheden
• Externe kansen en bedreigingen
• Groepsprocessen

West, M. A. (2002). Sparkling Fountains or Stagnant Ponds: An Integrative Model of Creativity and Innovation Implementation in Work Groups. Applied Psychology, 51(3), 355-387.

Taakkarakteristieken

Bij taakkarakteristieken is vooral het psychologische teamgevoel belangrijk. Zo wordt hier de focus gelegd op de volledigheid en diversiteit van de taak, maar bijvoorbeeld ook op de sociale aspecten die bij een taak komen kijken.

Diversiteit van de groepsleden in kennis en vaardigheden

Voor diversiteit in kennis en vaardigheden wordt gekeken naar wat de ideale samenstelling is voor een groep of een team om tot een goed resultaat te komen. Dit betreft niet alleen werkgerelateerde vaardigheden, maar ook individuele persoonskenmerken.

Externe kansen en bedreigingen

Met externe kansen en bedreigen wordt de context van het team of de groep bedoeld. Dit omvat alles van de cultuur van de organisatie tot de bewegingen in de markt en meer. Externe bedreigingen vormen vaak de drijfveer voor effectiviteit en innovatie. Dit is extrinsieke motivatie in tegenstelling tot taakkarakteristieken, waar de motivatie juist intrinsiek is.

Groepsprocessen

Waar de vorige drie aspecten meer de randvoorwaarden betreffen, wordt er bij groepsprocessen gekeken naar hoe die randvoorwaarden en input kunnen worden gekanaliseerd naar een goede groepsdynamiek en een goed resultaat. Hierbij kan worden gedacht aan het creëren van een veilige sociale context, waarin conflict altijd informatief blijft en niet persoonlijk wordt. En waarin feedback en standpunten als toegevoegde waarde worden beschouwd. Al deze aspecten staan op open communicatie en wederzijds begrip tussen de onderlinge teamleden. Wanneer er een divers team aan een taak begint is het zaak dat effectiviteit wordt gestimuleerd door goede communicatie en duidelijke lijnen.

Effectiviteit via groepsprocessen in Office 365 Groups

Office 365 Groups biedt met de geïntegreerde communicatiefunctionaliteiten van Exchange, Skype en Teams een ideale oplossing om groepen en teams binnen de organisatie te stimuleren tot meer effectiviteit en innovatie. Office 365 Groups komt met een aantal services die specifiek open communicatie stimuleren.

Open communicatie

Waar voorheen werd samengewerkt in OneDrive (zonder communicatietools) komt Office 365 Groups nu met Microsoft Teams. De 'chat-based' virtuele werkomgeving waar een groep of team niet alleen meteen toegang heeft tot de OneDrive en documenten, maar ook in hetzelfde venster kan chatten en (video)bellen. Hierdoor blijft communicatie altijd een belangrijk onderdeel van het samenwerken. Daarbij komt nog dat de virtuele omgeving het mogelijk maakt om op afstand nog steeds tot open communicatie te kunnen komen. Waar teamdiversiteit eerst beperkt was door tijd en plaats, wordt het middels Microsoft Teams mogelijk om met verschillende teamleden vanuit verschillende locaties te chatten en te (video)bellen.

Duidelijke inzichtelijke doelen en volledigheid van taken

Hiernaast bevat Office 365 Groups ook de Planner service. Deze service is uitstekend voor het inzichtelijk maken van taken en doelen. Hierdoor worden alle leden van de groep of het team onderdeel van de besluitvorming van het team en ontstaat er een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel. Ook wordt het voor individuele teamleden makkelijker om zich aan deadlines en afspraken te houden. De planner biedt een makkelijk overzicht van openstaande taken en kan naadloos worden geïntegreerd in de virtuele werkomgeving van het Microsoft Team.

Feedback en reflexiviteit van de groep

Opzichzelfstaand biedt Office 365 Groups al veel manieren om samenwerken efficiënter en effectiever te maken, maar wanneer Office 365 Groups wordt geïntegreerd met de service Flow kan het team of de groep nog verder groeien in de effectiviteit. Met de integratie van de feedback flow in OneDrive wordt het makkelijk om documenten te voorzien van de input van diverse teamleden.

Teamwork is dynamisch

Uiteindelijk is teamwork zeer dynamisch en zal elk team andere behoefte hebben. Office 365 Groups speelt hierop in met de vele services die beschikbaar zijn, maar ook de mogelijkheid tot personalisatie van de virtuele werkplek van het Microsoft Team. Zo kan een team dat regels voor communicatie opstelt deze beschikbaar maken als tabblad binnen het team, zodat ieder lid deze snel kan raadplegen. Voor een andere groep kan het zijn dat er veel handleidingen samen geschreven moeten worden en dat deze daarna inzichtelijk moeten worden gemaakt op een site als definitief document. Hier kan dan juist meer gefocust worden op de koppeling tussen OneDrive en de SharePoint Online Team site.

In de toekomst nog meer vloeiend

Met de aankondiging van de samensmelting van Skype en Teams laat Microsoft duidelijk zien dat zij de toegevoegde waarde van communicatietools erkennen. Daarnaast wordt het met uitbreiding van onderdelen als de 'preview'-functie steeds makkelijker om aan de wensen van verschillende teams te voldoen. Denk aan een medisch overleg waar verschillende röntgenfoto's binnen het Microsoft Team kunnen worden besproken. Ook laat Microsoft met de Office 365 Groups zien dat aspecten als 'fluency' en 'integrated services' steeds belangrijker worden. In de huidige wereld waar met minimale inspanning alles geregeld kan worden, zal Microsoft toch moeten zorgen dat de Office 365 services minder voelen als eilanden die ver van elkaar liggen. Met Office 365 Groups zijn goede stappen gezet om die afstand steeds meer te verkleinen.