Ga naar content
Zoek op onderwerpen, blogs, diensten etc.

Vergaderen met Microsoft Teams

Met Microsoft Teams biedt Microsoft haar gebruikers enorm veel functionaliteiten in de vorm van één applicatie. In het afgelopen Wortell Webinar over Microsoft Teams hebben we het gehad over de verschillende functionaliteiten. Door het samenkomen van deze Office 365 functionaleiten en het gebruiksgemak hiervan, zijn er nieuwe mogelijkheden om bepaalde scenario's in te vullen. Wellicht spelen deze ook in uw organisatie.

Als voorbeeld neem ik je mee in een vergaderoplossing gefaciliteerd door Microsoft Teams. Hierin ga ik uit van een scenario waarin de Raad van Bestuur maandelijks samenkomt om te vergaderen.

Plannen van vergaderingen

Het plannen van vergaderingen in Teams is gemakkelijk. In mijn voorbeeld heb ik 12 kanalen  aangemaakt, voor elke maandelijkse vergadering 1 kanaal. Dankzij de Outlook integratie met Teams kan een organisator binnen een paar clicks een vergadering aanmaken in het kanaal. Per kanaal kun je één of meerdere vergaderingen plannen.

Inhoud van de vergadering

In een fysieke of digitale vergadering is het waardevol om als deelnemer of organisator de vergaderinhoud in te kunnen zien. Microsoft Teams brengt Skype for Business samen met documentopslag, Power BI, Notities en Planner. Al deze functionaliteiten samen maken het voor een organisator mogelijk om voor elke vergadering een set relevante inhoud klaar te zetten. Zo staat er in mijn voorbeeld een Power BI rapportage, vergaderdocumenten en een actielijst klaar.

  • De actielijst is gebaseerd op Planner, gemaakte taken komen terug in Outlook van de persoon die de taak op zijn/haar naam heeft staan.
  • Power BI rapportages kunnen gekoppeld worden aan een vergaderkanaal. De visuele interactie die je gewend bent van Power BI blijft in Microsoft Teams volledig werken.

Een eigen document per deelnemer

Het komt nogal eens voor dat binnen een vergadering de deelnemers voorzien moeten worden van een conceptdocument waarin zij zelf aantekeningen en opmerkingen kunnen maken. Een organisator kan hier voorzien door voor alle deelnemers een map aan te maken met daarin een eigen document voor die deelnemer. Dit proces is met de hand in te richten, maar ook oplossingen zoals Flow kunnen hieraan bijdragen.

Notuleren

Notuleren is vaak een belangrijk onderdeel van vergaderingen. Het bijhouden van notulen in Microsoft Teams kun je doen in de OneNote die in ieder vergaderkanaal standaard aanwezig is. Een opgezet format voor de notulen kan door de notulist gemakkelijk overgezet worden naar alle vergaderkanalen.

Browser | Desktop | Mobiel | Tablet.

De Microsoft Teams App is te downloaden voor Android, iOS en als Windows 10 App. Daarnaast kun je werken vanuit de browser via https://teams.microsoft.com.

Meer over Microsoft Teams

cloud security
Blogpost / 10-9-2020

E-book Remote Everything

‘Hoe ziet de werkplek eruit?’ Gedurende een lange periode hadden we een duidelijk beeld van het antwoord op die vraag. Lees het in dit e-b...
Blogpost / 27-7-2020

De volgende Microsoft Teams- stap

Microsoft Teams heeft véél meer te bieden dan je denkt.
Blogpost / 24-6-2020

Vergaderen in de 1,5-metersamenleving: hoe creëer je verbinding op afstand?

Vergaderingen vinden niet alleen meer op afstand plaats maar vanaf nu deels op kantoor en deels vanuit huis. Hoe creëer je verbinding op afstand?
Blogpost / 28-4-2020

Razendsnel Microsoft Teams uitgerold! Wat betekent dit voor je governance?

Dé applicatie die veilig thuiswerken mogelijk maakt is Microsoft Teams. Veel bedrijven hebben dit razendsnel geïmplementeerd om het thuisw...
cloud security
Blogpost / 14-4-2020

In hoeverre is de Microsoft Teams omgeving toekomstbestendig?

Om onze klanten hiermee verder te helpen, hebben we een governance checklist opgesteld. Aan de hand van de checklist kun je bepalen in hoeverre de Mic...
Blogpost / 8-4-2020

Krijg snel en eenvoudig inzicht over het Microsoft Teams gebruik binnen jouw organisatie

Een rapportage van het Teams gebruik binnen jouw organisatie.
Blogpost / 21-3-2020

De security risico’s van een versnelde uitrol van Microsoft Teams

Beveiliging van Teams is van groot belang. 
Blogpost / 20-3-2020

Microsoft Teams meeting VS Microsoft Teams Live event

Microsoft Teams maakt online samenwerken en vergaderen mogelijk. Naast samenwerken en vergaderen kun je ook een live event organiseren. Maar wanneer g...
Blogpost / 18-3-2020

Webinar: Online samenwerken binnen Microsoft Teams

In dit webinar zal onze adoptie consultant u op weg helpen om veilig thuis online samen te werken binnen Teams.
Blogpost / 17-3-2020

Stel je Microsoft Teams vraag tijdens een digitaal inloopspreekuur

Het gebruik van Microsoft Teams onder onze klanten die nu verplicht op afstand moeten werken is de afgelopen dagen enorm toegenomen. Dat levert de nod...
Blogpost / 16-3-2020

Gratis trainingspakket over de inzet van Microsoft Teams

Thuiswerken is met Microsoft Teams een eitje.