Versneld op afstand werken bij Woonzorggroep Samen

In 2019 zijn we bij Woonzorggroep Samen een traject gestart om voor de zorgorganisatie een nieuwe Digitale Werkplek in te richten. Een belangrijk onderdeel hiervan is het op afstand werken met Microsoft Teams. Ondanks dat deze transformatie pas in het najaar van 2020 op de roadmap stond, veranderde het coronavirus de urgentie en behoefte en ontstond de vraag om dit versneld mogelijk te maken. De planners van Wortell hebben de nodige consultants bij elkaar verzameld en een spoedteam aangesteld. Zo hebben we voor de medewerkers van de zorgorganisatie in een week tijd apparaten kunnen leveren, de werkplek en de benodigde beveiliging ingericht, Microsoft Teams geïmplementeerd en dagelijks digitale trainingen gegeven. Lees in deze case waarom dit zo belangrijk was voor Woonzorggroep Samen en hoe we ze snel geholpen hebben met hun Digitale Werkplek.

De urgentie voor werken op afstand

De overheid heeft in het kader van het coronavirus opgeroepen om zoveel mogelijk thuis te werken. Dit geldt ook voor de kantoormedewerkers van ouderenzorgorganisatie Woonzorggroep Samen. Dit was alleen nog niet mogelijk omdat de organisatie, zoals veel andere zorgorganisaties, gebruik maakte van thin clients en Citrix. Binnen de Citrix omgeving is het niet mogelijk om gebruik te maken van voice- en videobellen. Dit is essentieel voor samenwerken op afstand en om deze reden heeft het management besloten om het, initieel in het najaar geplande project, naar voren te halen zodat de medewerkers die niet in de eerstelijns zorg werken ook thuis kunnen werken. Daarnaast was het belangrijk dat ze de behandelaren konden voorzien van een beveiligde mobiele werkplek. Zo gezegd zo gedaan. We zijn met elkaar aan de slag gegaan! Lees in dit persoonlijke bericht van Danny Burlage of van Nick Postma hoe het hele IT team van Woonzorggroep Samen en de medewerkers van Wortell er samen de schouders onder gezet hebben om de snelle implementatie tot een succes te maken.

Eenvoudig communiceren en samenwerken op afstand

“Vanaf 13 maart werd al snel duidelijk dat er een lange periode zou aanbreken waarin we niet meer fysiek ons kantoorwerk konden uitvoeren binnen Woonzorggroep Samen. Datzelfde weekend heb ik contact gehad met het MT en de opdracht gekregen om zo snel mogelijk te regelen dat diverse medewerkers met spoed op afstand goed en veilig hun werken konden uitvoeren vanuit huis,” aldus Nick Postma. Zo ontstond de wens om met spoed eenvoudig met elkaar te kunnen communiceren en samen te werken op afstand. In eerste instantie voor de behandelaren, management- en bestuursniveau, teamleiders en ondersteunende diensten. Daaropvolgend heeft Nick op zondag 15 maart met Wortell een conference call gehad en hebben we het uitrolscenario vastgesteld.

De juiste basis voor de werkplek met WORK Go

Voor deze groep medewerkers, zijn in een week tijd 125 nieuwe Surface Pro’s geleverd inclusief werkplek, beveiliging en Microsoft Teams Ook is de mogelijkheid ingebouwd flexibel te kunnen switchen naar de huidige Citrix-omgeving. Daarnaast worden de apparaten direct beheerd via InTune. Op deze manier zijn de apparaten direct goed beheerd en beveiligd en kunnen we ze later makkelijk onboarden in de nieuwe Moderne Werkplek. Deze basis van deze werkplek bestaat uit de volgende elementen:

• Hardware (voor Woonzorggroep samen zijn dit Surface Pro’s)
• Microsoft 365 licentie
• Digitale assistent en personal trainer JIM. Hier kunnen zorgmedewerkers terecht met al hun vragen
• Veilig inloggen. Dit hoeft maar één keer en doen we o.a. met multifactor authenticatie.
• Begeleiding van gebruikers. Hieronder lees je hoe we dat succesvol via Microsoft Teams gedaan hebben.
• Self service voor gebruikers. Binnen de standaard bieden we een self service portaal waar medewerkers direct hun wachtwoord kunnen resetten of toegang tot een bepaalde applicatie kunnen aanvragen.

Direct aan de slag met een vooraf geïnstalleerde werkplek

De werkplek is vooraf geïnstalleerd door het team van Wortell. Dit houdt in dat instellingen en benodigde applicaties direct klaargezet zijn voor de medewerkers op basis van hun profiel (persona). Zo konden de medewerkers van Woonzorggroep Samen direct aan de slag met hun nieuwe werkplek.

Microsoft Teams digitale training en onboarding

Collega Hans Schillemans heeft met de andere adoptieconsultants de digitale trainingen verzorgd. Ondanks dat dit voor een eerste training niet de makkelijkste weg is zou Hans het in de toekomst graag vaker doen. “Het scheelt best wel veel reistijd en digitale trainingen via Microsoft Teams werken heel goed. Een situatie zoals deze vraagt ons om anders te denken en te handelen. Ik mis alleen het contact met de mensen wel. Het zou gaaf zijn als we in de toekomst een combinatie kunnen doen van on- en offlinetrainingen.” Als we normaal gesproken een training geven zijn we op locatie en kijken we even met mensen mee als ze een vraag hebben. Digitaal gaat dat iets moeilijker. Hans: “Daarom hebben wij zelf de aanpassing gemaakt om de training te geven met twee adoptieconsultant zodat de één een presentatie kan geven en de ander direct kan ondersteunen bij vragen.”

Digitale training via Microsoft Teams over Microsoft Teams

“Het was best wel uitdagend om mensen te trainen via Microsoft Teams. Ook voor de gebruikers die al voorafgaand aan een training via Teams moeten deelnemen. Om dit zo makkelijk mogelijk te hebben, hebben we ervoor gezorgd dat Microsoft Teams al geïnstalleerd was voordat we de laptops hebben uitgeleverd aan de medewerkers. Zo hoefden de gebruikers alleen op een linkje te klikken waarna ze direct konden deelnemen aan de training. Dit werkte perfect waardoor we weinig hinder hebben gehad van het op afstand wegwijs maken met Microsoft Teams.” Een tip van Hans is om bij een digitale training extra op het tempo van de training te letten. Op het moment dat je je scherm deelt moet je er bijvoorbeeld voor zorgen dat de muis rustig over het scherm beweegt zodat alle gebruikers het goed kunnen volgen. “In de training vroegen we deelnemers om zelf ook bepaalde handelingen in Microsoft Teams uit te voeren. Op het moment dat dit dan niet helemaal lukt moet je als trainer heel goed weten welke situatie zich voordoet op het scherm van de gebruiker om hem/ haar dan goed verder te kunnen helpen. Even simpel langslopen en meekijken gaat digitaal natuurlijk niet.” Alle 125 medewerkers zijn nu getraind in Microsoft Teams en kunnen vanaf nu op afstand samenwerken.

Zelf aan de slag met Microsoft Teams en samenwerken op afstand?

Wil je zelf aan de slag met Microsoft Teams en samenwerken op afstand? Bekijk dan lees van meer over WORK Go of download direct de brochure.