Waarom kende ik Microsoft PowerApps niet? Dit is zo cool!

"Ik werk nu een halfjaar bij Wortell als Talent Consultant en mijn IT-kennis is nog ‘in ontwikkeling’. Een hardcore developer ben ik zeker niet, maar toch heb ik nu met hulp van twee collega’s een app gebouwd die iedere dag in ons bedrijf gebruikt wordt. Van een aantal applicaties had ik nog niet eerder gehoord. PowerApps? Flow? Zei me niets. Maar toen ik de software voor het eerst zag en ermee ging werken, dacht ik wel direct “waarom kende ik dit niet? Dit is zo cool!”

Kijk wat je leuk vindt

Na mijn studie Bedrijfseconomie ben ik me gaan oriënteren op de banen die bij me passen en na wat omzwervingen kwam ik er vrij snel achter dat ik de consultancykant op wilde. Als Talent Consultant word ik nu klaargestoomd voor een consultancyrol, waarbij ik onderzoek welke kant van de IT ik op wil. Dat vind ik ook het toffe aan Wortell. Er werd letterlijk gezegd: “kijk wat je leuk vindt”. De opdracht die ik meekreeg was om een slimmere manier te bedenken voor het registreren van bezoekers op kantoor. Voorheen was dat een papieren lijstje dat bij de receptie lag en dat mensen moesten invullen. Dat is voor een IT-bedrijf natuurlijk een beetje ouderwets. Maar zo’n bezoekersregistratie vanwege ISO-normeringen en de NEN wel een vereiste. We hebben toen gekeken hoe we dit mooi konden digitaliseren en uiteraard op een gebruiksvriendelijke manier voor de bezoekers. En dat werd dus een PowerApp.

Flow haakt in op de processen

Je kan er natuurlijk voor kiezen om het heel simpel te houden en gewoon het lijstje te digitaliseren. Maar als je dan toch bezig bent, waarom zou je het dan niet meteen mooi maken? Daarom hebben we het gecombineerd met Flow, ook van Microsoft. Dat is echt een mooie tool om processen te automatiseren en het werkt uitstekend samen met PowerApps. En waar PowerApps meer aan de datakant zit, haakt Flow meer in op de processen. In plaats van een papieren bezoekersregistratielijst staat er nu een stand bij de receptie waar men zich via een iPad kan aanmelden. Bij binnenkomst ziet een bezoeker een scherm met Welkom, meld je aan. Ze vullen dan een paar gegevens in: hun naam, waar ze werken, hun telefoonnummer en met wie ze een afspraak hebben. Aan de hand van de contactpersoon – die uit de Active Directory wordt gehaald - wordt er een mailtje verstuurd. Met Flow hebben we er voor gezorgd dat als een bezoeker zich aanmeldt bij de receptie, dat de contactpersoon binnen Wortell hier automatisch een berichtje van ontvangt “je bezoeker is aangemeld en je kan hem ophalen bij de receptie.” En als mensen weer weggaan, kunnen ze zich hiermee ook weer afmelden, door simpelweg hun naam in te vullen. Je kunt hier ook creatieve dingen mee doen zoals mijn marketingcollega’s dat doen!

Data ophalen en wegschrijven

Zo is het wat normaal veel programmeerwerk vereiste op een relatief eenvoudige wijze via PowerApps en Flow te doen. Met PowerApps kan je gegevens uit een database halen, zonder dat je ook maar enige kennis van SQL hoeft te hebben. Maar de data kan ook uit een SharePointlijst komen, zonder dat je als gebruiker ooit naar SharePoint hoeft te gaan. En dit zijn nog maar twee voorbeelden van hoe je data kunt ophalen en wegschrijven via PowerApps.

Eindeloos automatiseren

Het is echt cool wat je allemaal kan automatiseren op die manier en de voorbeelden die ik kan bedenken zijn eigenlijk eindeloos. Microsoft biedt namelijk honderden connectoren aan waarmee je PowerApps kunt verbinden. De vraag is: hoe wil je inzetten en waar heeft het ook nut? Een collega heeft een PowerApp gemaakt waarmee de werknemers van de klant zich in kunnen schrijven voor evenementen. Ook dit kun je weer koppelen aan SharePoint. En bij het ROC hebben we op het intranet een modulekiezer voor studenten gemaakt.

Zonder kennis van coderen

Je begint met iets simpels en dat ga je steeds verder uitbreiden tot je uiteindelijk tot iets moois komt. Natuurlijk heeft het wel even geduurd voordat de bezoekersregistratie perfect was zodat we hem in konden zetten. Maar gaandeweg leer je heel snel heel veel door de community te gebruiken, zelf een beetje trial and error te plegen en ‘het gewoon maar te gaan doen. Ik werd er persoonlijk heel enthousiast van, want je zet toch een applicatie neer zonder ook maar enige kennis van coderen te hebben. Echt onwijs gaaf om te doen! Meer weten over Microsoft Flow? Mijn collega Rémy schreef er een blog over.