Arcadis - wereldwijd samenwerken binnen handbereik
Cases
4-5-2019
"Arcadis Europe implementeerde in 10 weken tijd een nieuw social intranet in Microsoft Office 365 voor 6.000 medewerkers in 10 verschillende landen."
Meer dan een partner
Al sinds 2008 is Wortell, de partner van Arcadis Europe. Destijds voor hun eerste intranet in SharePoint 2007 in Nederland. Sindsdien is Arcadis snel gegroeid, waarmee ook de behoefte aan een gestructureerd intern communicatiebeleid steeds meer naar voren kwam. Dit resulteerde in elf verschillende intranetten die door heel Europa werden gebruikt. Niet alleen verschilde de ‘look and feel’ in ieder land, maar ook de werknemers vonden het lastig om de juiste informatie te vinden op al die verschillende locaties.Online communiceren was niet mogelijk
Kathi Wimmer, Hoofd Interne Communicatie van Arcadis Europe: “Het was voor onze werknemers heel moeilijk om met elkaar in contact te komen en de juiste informatie te vinden. Hoewel we als één bedrijf opereerden, was het bijvoorbeeld erg lastig voor iemand in Frankrijk om toegang te krijgen tot informatie in Duitsland. Vanuit een intern communicatieperspectief was het moeilijk om het team te laten deelnemen en hen onze brand en strategie te laten communiceren. Online communiceren was niet mogelijk; nieuws werd alleen top-down gepubliceerd. Een nieuwsbericht moest bijvoorbeeld elf keer opnieuw geüpload worden op de verschillende intranetten. Zoals je kunt begrijpen was dit erg tijdrovend, helemaal wanneer er een noodbericht uitgestuurd moet worden.”
“Maar vanuit een IT-perspectief gezien was het ook moeilijk om samen te werken,” voegt Karin van der Lustgraaf, Business Analyst van Arcadis, toe. “We maakten gebruik van verschillende platformen en zelfs verschillende versies. Bijvoorbeeld SharePoint 2007 en SharePoint 2010. Aangezien dit stuk voor stuk standalone intranet platformen waren, kostte het enorm veel tijd en moeite met betrekking tot de onderhoud en ondersteuning om deze intranetten up and running te houden.”
Om deze uitdagingen aan te pakken zocht Arcadis naar een gezamenlijke communicatie-hub. Het was belangrijk om te zorgen dat het nieuwe intranet een duidelijke structuur met een goede navigatie zou hebben, zodat alle werknemers relevante informatie makkelijk konden vinden. Omdat Arcadis functioneert in een internationaal milieu en mensen veel moeten reizen, was het bovendien van belang dat het intranet 24/7 toegankelijk zou zijn; op alle devices en op elke plek.
