Betere samenwerking binnen Movares dankzij Debble

Eenvoudig qua opzet, maar met tal van mogelijkheden: dat is de digitale werkplek Debble. Vorige zomer begonnen Lineke Oosterwechel, hoofd Communicatie en Henk Jan Visser, projectleider IT bij advies- en ingenieursbureau Movares hun organisatie voor te bereiden op de invoering van dit platform. Op 1 maart ging het live. “Van collega’s hebben we al veel lovende reacties gekregen.”

Met zo’n duizend medewerkers, verspreid over diverse vestigingen, werkt Movares aan projecten en processen op het gebied van infrastructuur, mobiliteit, digitale transformatie en milieu voor een leefbaar, bereikbaar en duurzaam Nederland. Voor een groot deel van de interne communicatie en informatie-uitwisseling had het bureau al een intranet in gebruik, maar dat was aan vervanging toe. “Het was verouderd en rommelig en doordat het veel maatwerk bevatte, was het lastig en duur om te beheren en onderhouden”, vertelt Lineke. “Ook bevorderde het platform de onderlinge interactie en samenwerking nauwelijks. Terwijl dat voor ons juist heel belangrijk is. Goede samenwerking zien wij als de sleutel om te kunnen innoveren en mooie resultaten voor onze opdrachtgevers te kunnen neerzetten.”

Lijstje met voorwaarden

Voorafgaand aan de zoektocht naar een nieuw intranet stelden Lineke en Henk Jan een lijstje op met voorwaarden waaraan het moest voldoen. Zo wilden ze onder meer dat de gebruiker centraal staat. Henk Jan: “Met de flexibele widgetzone biedt Debble medewerkers de mogelijkheid om zelf te bepalen welke informatie op de homepage staat en om die homepage zo makkelijk te personaliseren.” Daarnaast moest het platform voor zowel de afdeling Communicatie als de afdeling IT eenvoudig te beheren en onderhouden zijn en was het belangrijk dat het overal en altijd voor elke medewerker toegankelijk is. Lineke: “Wij werken steeds meer in hybride werkvormen, wat vereist dat collega’s vanaf allerlei plekken op alle soorten devices toegang tot ons intranet hebben.” 

Meer interactie, actueler nieuws

Na een uitvoerige marktverkenning viel de keuze op Debble Workplace van Wortell, in combinatie met de kennismanagementtool Debble Knowledge Base. “Dit platform voldoet aan alle gestelde eisen”, zegt Henk Jan. “De inrichting ervan voelt logisch. Ook kunnen we met een aantal standaard softwareblokken onze eigen draai eraan geven, zonder dat het te complex wordt. Zo voldoet het intranet aan onze specifieke wensen én kunnen we gebruikmaken van alle nieuwe functionaliteiten en updates die Debble biedt.” Een ander belangrijk voordeel ten opzichte van het oude platform is dat er meer interactie mogelijk is – en ook al plaatsvindt – tussen de medewerkers. Lineke: “Via Yammer kunnen zij op een snelle, laagdrempelige manier vragen aan elkaar stellen. En iedereen kan nu makkelijk op intranet nieuwsberichten plaatsen en reageren op berichten van anderen. Dat betekent dat je niet meer hoeft te wachten op het wekelijkse infobulletin om nieuws te verspreiden, maar het kunt brengen op het moment dat het relevant is.”

‘Early bird’-tickets en demosessies

Nog vóór de livegang van het nieuwe Mint (Movares intranet) ontving een aantal collega’s van Lineke en Henk Jan een ‘early bird’-ticket. Dit gaf hun de kans om een kijkje achter de schermen te nemen, in ruil voor feedback. “Die feedback – veelal positief – hebben we gebruikt in onze communicatie rondom de lancering. Bovendien konden we die collega’s meteen inzetten als ambassadeurs van het nieuwe platform”, aldus Lineke. Om andere medewerkers van Movares wegwijs te maken op het nieuwe Mint zijn vanaf de lancering elke dag demosessies gehouden. In een half uur per sessie lieten Henk Jan en Lineke de mogelijkheden van het nieuwe intranet zien. Lineke: “Dat was een groot succes: ongeveer de helft van al onze collega’s is bij zo’n demosessie geweest. En ook zij reageerden enthousiast: ‘nuttig’, ‘helder’, ‘gebruiksvriendelijk’ en ‘overzichtelijk’ zijn woorden die we veel gehoord hebben.” Daarnaast zijn instructievideo’s en -teksten gemaakt. Zo kon iedereen op zijn of haar eigen manier met het nieuwe platform kennismaken.

Continu in beweging

Dat het nieuwe Mint nu ‘live’ is, betekent niet dat het stilstaat. “Dit was pas fase 1, met de onderdelen Publicatiepagina’s, Collega’s en Weten & regelen. Nu volgt fase 2, die in het teken staat van het delen van een heleboel vakinhoudelijke kennis via het platform. Zo blijven we het intranet voortdurend vernieuwen, het is continu in beweging.” Ook de tweede fase voeren Lineke en Henk Jan samen met Wortell uit. Henk Jan: “De samenwerking tot zover is uitstekend bevallen. Wij hadden meteen vanaf het begin een klik met Wortell en waarderen de brede expertise die ze in huis hebben. Het is prettig om te merken dat ze steeds vanuit de klant denken en elke keer meer dan bereid zijn om samen met ons een stapje harder te lopen wanneer dat nodig is.”

Drie tips van Lineke en Henk Jan

• Betrek iedereen die je vroeg of laat nodig hebt vanaf het begin bij het project.
• Zorg in de communicatie voor een goede balans tussen serieus en luchtig; ‘early bird’-tickets klinkt bijvoorbeeld leuker dan ‘pilot’.
• Maak het allemaal niet te ingewikkeld, ook al zijn de technische mogelijkheden talrijk. Het belangrijkste is dat gebruikers goed met zo’n platform uit de voeten kunnen.