Collega's dichterbij dankzij Debble bij Greenchoice

“De afgelopen jaren is Greenchoice flink gegroeid; van zo’n 200 naar bijna 500 medewerkers. Hierdoor ontstond de behoefte aan een moderner intranet, vooral om de verbinding tussen collega’s, teams en domeinen te verbeteren.” Chantal Mosso Ramos is interne communicatiespecialist bij Greenchoice en vertelt over de bewuste keuze voor het Debble-intranet.

Contact tussen collega’s

Greenchoice is een duurzame energieleverancier, die al bijna twintig jaar groene energie aanbiedt in Nederland. “We waren de eerste op de markt die alleen groene stroom levert. Ook bieden we bosgecompenseerd gas, wat betekent dat we al het geleverde aardgas compenseren met bosprojecten. In 2019 hebben we met onze partners 1,1 miljoen hectare beschermd en ruim een half miljoen bomen geplant. Als we dochteronderneming KiesZon uit Rosmalen meerekenen, dan hebben wij nu bijna 500 medewerkers.” De voornaamste reden voor een nieuw intranet was dat met de groei van Greenchoice de behoefte aan een actueel inzicht in werkzame collega’s ook toenam. “Met zo veel medewerkers is het immers lastiger om even naar iemand toe te lopen met een vraag.”

Make of buy?

Op dat moment was Wortell al bezig met het project Office365 bij Greenchoice. “Het was logisch om voor het intranet ook met Wortell in gesprek te gaan. Er zijn op basis van onze wensen twee opties ontwikkeld: ‘make’ of ‘buy’. De eerste optie was de implementatie van een kant-en-klare-template. Het enige nadeel daarvan is dat je afhankelijk bent van derden; in dit geval is dat Microsoft. Daar staat tegenover dat je binnen korte tijd een nieuw platform opzet en introduceert in de organisatie. Wij vinden het ook aantrekkelijk dat wij altijd support krijgen vanuit Wortell. Als je zelf een platform bouwt, dan moet je intern de capaciteit en kennis hebben om dit bij te houden. Dat wilden we niet.” Het project werd in januari gestart en is in april opgeleverd. “De werkelijke implementatie heeft een week of drie geduurd. Door het coronavirus hebben we vertraging opgelopen; het project is desondanks binnen drie maanden succesvol afgerond.”

Klanten beter van dienst

Microsoft Teams werd gebruikt voor de afstemming tussen Wortell en het projectteam van Greenchoice, bestaande uit de Projectleider en Product Owner. “In vier weken gingen we alle functionaliteiten langs. Het was eigenlijk een soort tenniswedstrijd; we kaatsten de bal over en weer. We leverden de benodigdheden aan en vervolgens bouwde Wortell verder aan het intranet. Tussendoor kon ik gewoon mijn vragen stellen.” Een up-to-date smoelenboek was een belangrijk onderdeel, omdat daar veel naar werd gevraagd vanuit de organisatie. Ook de kennisbank was primair. “Die wordt door mijn collega’s gebruikt om onze klanten goed van dienst te zijn. Het is ingedeeld op onderwerpen en informatie is voorzien van tags. Zo kan onze klantenservice veel sneller de benodigde informatie vinden.” Greenchoice wilde Debble graag in de eigen huisstijl inzetten. “Gelukkig waren daar mogelijkheden voor. Het moest allemaal herkenbaar blijven, maar dan nieuwer en frisser. We wilden het simpel houden, zodat we zonder moeite 500 medewerkers hierin mee konden nemen.”

Oog voor kwaliteit

“Ik heb al veel positieve geluiden gehoord van collega’s. Ze zijn erg enthousiast over onder andere het design. Bij het openen van het oude intranet kreeg je echt zo’n Windows-98-gevoel. Ook zijn ze blij met het smoelenboek, van waaruit mensen meteen met elkaar kunnen chatten. We kunnen nu trouwens in één oogopslag zien hoeveel mensen het intranet gebruiken en ik merk dat collega’s beter op de hoogte zijn van interne zaken. Als we het intranet langer gebruiken, ga ik onderzoeken hoe het in de hele organisatie wordt ervaren. Ook gaan we aan de slag met vragen zoals: Hoe willen we de kennisbank bijhouden? Willen we Yammer verder uitrollen? En hoe voorkomen we vervuiling op het platform? Het intranet moet natuurlijk meegroeien met de organisatie en dat is iets wat we constant in de gaten moeten houden.”

Online samenwerking

“Precies in de week dat de overheid tot de lockdown besloot, stond de training voor redacteuren en portaalbeheerders ingepland. Samen met Wortell hebben we die binnen twee dagen online opgezet. Zo kon de training alsnog doorgaan via Teams. Daar ben ik echt trots op, dat we het alsnog voor elkaar hebben gekregen. Het is een goede samenwerking geweest; ik wist precies wat we wilden neerzetten en Wortell was erg goed bereikbaar en hulpvaardig. Hierdoor is het project soepel verlopen. Ons intranet is nu toekomstbestendig en we kunnen het verder verbeteren en updaten, met de hulp van Wortell.”