Communicatie via Debble is de verbindende factor voor B&S
“Heel onverwacht kwam het coronavirus om de hoek kijken en ineens zaten onze medewerkers thuis. We hadden al gesprekken met Wortell gevoerd en konden het intranet gelukkig versneld implementeren. Binnen twee dagen waren we live.” Dylan Amasia, Marketing & Communications Manager bij B&S, deelt zijn ervaringen met Debble.
Interne communicatie speelt voorname rol
B&S is distributiepartner in fast-moving consumer goods en heeft een assortiment van ruim 30.000 producten. Vanuit meer dan honderd landen richt het bedrijf zich op markten die lastig te bedienen zijn. Het gaat bijvoorbeeld om cargo- en cruiseschepen, vredesmissies, olie-, gas-, en mijnbouwlocaties, supermarkten en dutyfree (airport) shops over de hele wereld. “We werken met A-merk producenten, zoals Unilever, Heineken, Procter & Gamble, Coca-Cola, Mars, maar ook veel B- en huismerken. Alles wat je thuis in de keukenkast hebt, dat leveren wij aan onze klanten.” B&S is onderdeel van B&S Group, telt 430 fte’s en heeft haar hoofdkantoor in Dordrecht. Inclusief de zustermaatschappijen HTG en Capi, zijn er wereldwijd 1.500 medewerkers. “We hebben een complexe organisatie met veel verschillende divisies. Interne communicatie speelt een voorname rol. Zo ontstond de behoefte aan een nieuw intranet waar wél tweerichtingsverkeer mogelijk is in tegenstelling tot de oude SharePoint-omgeving.”
Heel snel live
Na de gesprekken met Wortell lag er al een plan om volgende maand met de implementatie te starten. “Maar alle medewerkers werken nu thuis en we wilden hen zo snel mogelijk weer verbinden. Dat kon dankzij Debble.” In twee dagen tijd is voor een aantal afdelingen het intranet ingericht. “Zij merken dat de look & feel en de gebruiksvriendelijkheid van het intranet enorm is verbeterd. Naast werkgerelateerde berichten wordt er veel meer nieuws gedeeld, bijvoorbeeld over veilig thuiswerken en tips om fit te blijven in de coronaperiode. We hopen dat dit telkens meer bottom-up gaat plaatsvinden.
"Yammer is geïntegreerd in ons Debble-platform en wordt door de afdelingen al volop gebruikt. We krijgen verzoeken van collega’s binnen via Microsoft Teams dat ze zelf iets willen posten. Dat is mooi, want zo kunnen andere afdelingen zien wat er speelt bij collega’s waar ze normaal gesproken niet veel van horen.”
Blokkendoos voor communicatie
“Het platform is zo gemaakt, dat je met een paar vaste elementen al een heel eind komt. Het is meteen duidelijk dat Wortell op basis van praktijkervaring continu bouwt aan het platform. Het zijn eigenlijk blokken die je heel makkelijk op elkaar - en op sommige niveaus naar eigen hand - kunt zetten.” Echt tijd voor adoptie was er niet, omdat het hele traject naar voren is getrokken. Het marketing- & communicatieteam heeft daarom de beginnerscursus versneld gevolgd en die kennis met collega’s gedeeld. “Het is heel intuïtief dus mensen vinden vlot hun weg. We benutten nog niet alle functionaliteiten, omdat we snel live zijn gegaan. De komende weken gaan wij de uitgebreide trainingen volgen, onze eigen mensen opleiden en redacteurs vanuit verschillende afdelingen aansluiten. Wij gaan vanuit onze expertise kijken hoe wij de communicatiestromen in ons bedrijf beter kunnen inrichten via Debble en op deze wijze direct eventuele knelpunten oplossen.”
Gefaseerd uitrollen
De komende weken gaan de andere afdelingen in Dordrecht over en daarna ook die in het buitenland. “Dat kan gefaseerd, dankzij de schaalbaarheid van het platform. Onze vraag voor de toekomst betreft tweetaligheid, omdat we wereldwijd actief zijn. Ook willen we graag koppelingen met andere systemen, zoals het e-learningsysteem waar medewerkers zich kunnen aanmelden voor cursussen. Zo zijn er verschillende interne projecten, die we in het platform willen onderbrengen.” Op dit moment hebben de divisies van B&S Group een eigen intranet; die moeten allemaal aangesloten worden op Debble.
“Wij willen met hele specifieke doelgroepen werken zodat iedere medewerker ongeacht het segment waarvoor hij/zij werkt, in binnen- of buitenland, de juiste content in de juiste taal krijgt aangeboden. We zijn nog in overleg hoe we dit het beste kunnen aanpakken.”
Stap voorwaarts
B&S kan rekenen op één contactpersoon bij Wortell, die vaste dagen per week beschikbaar is. “Hij is goed te bereiken, wat vooral in de beginfase – zolang we nog niet alles onder de knie hebben – enorm gewaardeerd wordt. Alle vragen worden tijdens onze call gelijk opgepakt. Het developersteam schakelt direct als wij wensen uiten. Er is daardoor een snelle oplevertijd. De communicatie is duidelijk en er is genoeg kennis om ons te ondersteunen en duidelijkheid te geven over alle mogelijkheden. Als ik kijk naar wat we nu hebben in vergelijking met ons oude intranet, dan is dit een enorme vooruitgang. We hebben heel veel positieve reacties van medewerkers en het management ontvangen na de implementatie. Dit is zeker een stap voorwaarts en alle andere functionaliteiten die we nog gaan gebruiken, zijn een bonus.”
