Agile? Scrum? Nee, de unieke ETTU-projectaanpak

“Waar we ons enkele jaren geleden nog profileerden als leverancier voor SharePoint en andere oplossingen in de cloud, hebben we een enorme vlucht gemaakt naar een rol als partner voor onze klanten. In plaats van kortdurende implementaties van de technische vereisten, begeleiden we alle medewerkers nu in het veranderproces zodat er maximaal effect wordt bereikt […]

Chantal van Velzen 29 september 2017

“Waar we ons enkele jaren geleden nog profileerden als leverancier voor SharePoint en andere oplossingen in de cloud, hebben we een enorme vlucht gemaakt naar een rol als partner voor onze klanten. In plaats van kortdurende implementaties van de technische vereisten, begeleiden we alle medewerkers nu in het veranderproces zodat er maximaal effect wordt bereikt met de tooling. Deze manier van werken vergt een compleet andere projectaanpak, een die wij zelf hebben vormgegeven aan de hand van bewezen principes.”

Aan het woord zijn Martijn Molegraaf, Project Manager, en Don van Meel, Business Unit Manager van Project Services bij ETTU. In totaal overzien zij doorlopend ongeveer 30 programma’s die onderverdeeld zijn in talloze projecten. Om deze allemaal in de gaten te houden, is gedegen projectmanagement van vitaal belang.

 

De unieke ETTU-projectaanpak

“Om structuur te geven aan projecten, hebben we binnen ETTU een duidelijke transformatieaanpak geformuleerd. Deze bestaat uit vier stappen die elk een fase in het proces markeren”, aldus Don. De stappen bestaan uit:

  • Verhelderen
    In deze fase gaat ETTU duidelijk de vraag formuleren die speelt bij de klant. Hieraan worden doelen gesteld, er wordt een initiële roadmap uitgestippeld en het budget wordt getoetst.
  • Organiseren
    Er worden project-, adoptie- en governance plannen opgesteld waarin de basis wordt gelegd voor de transformatie.
  • Uitvoeren
    Tijdens deze fase worden de daadwerkelijke werkzaamheden uitgevoerd om de transformatie waarheid te laten worden. Er wordt een ‘minimum viable product’ gelanceerd van waaruit verder gebouwd wordt tot het ideale product.
  • Lanceren
    Bij deze fase worden alle betrokkenen geënthousiasmeerd en getraind, en wordt het product steeds verder verbeterd naar aanleiding van de feedback.

Centraal in deze projectaanpak is de nieuwe manier van werken die ETTU heeft gelanceerd. “Omdat onze projectmedewerkers op veel verschillende projecten tegelijkertijd werken, is een traditionele Scrum-aanpak niet werkbaar. In dat model is het namelijk noodzakelijk voor de projectmedewerkers om elke dag samen te komen om de werkzaamheden te bespreken. Wanneer men op meerdere projecten tegelijk werkt en op locatie is bij de klant, is dit niet mogelijk. Daarom hebben wij een eigen projectaanpak ontwikkeld die wel haalbaar is”, legt Don uit.

“In onze aanpak hebben we Agile teams samengesteld van drie developers. Deze drie personen werken samen aan een of meerdere deelprojecten. Zij krijgen twee weken de tijd om een aantal duidelijk geformuleerde doelen te bereiken. Wanneer dit gedaan wordt en wie dit doet, is van ondergeschikt belang, zolang het na de twee weken maar af is. Nu zijn we bezig om al onze projecten op deze manier in te richten, zodat we tegen klanten kunnen zeggen dat een feature wordt toegevoegd in de eerstvolgende sprint en dat deze uiterlijk twee weken na de start ervan wordt opgeleverd. Op deze manier kunnen dezelfde teams bij dezelfde klant aan de slag zijn, zodat zij de klant echt goed leren kennen en slim kunnen inspelen op de vraag.”

 

De opbouw van het team in de ETTU-projectaanpak

Om een project of zelfs een heel programma op een dergelijke manier vorm te geven, moet er een duidelijke structuur zijn in het projectteam. Binnen ETTU wordt deze vormgegeven aan de hand van de ‘Journey to the Cloud’-metafoor. Martijn Molegraaf, Project Manager bij ETTU, ziet de verschillende rollen ontstaan in zijn team:

  • De reisleider, ook wel succesmanager genoemd, is de programma manager. Hij of zij houdt altijd de te bereiken doelen voor ogen en regelt de projecten op die manier in, waardoor deze bijdragen aan het succes van de transformatie als geheel
  • De designer zorgt voor een aantrekkelijke en gebruiksvriendelijke interface
  • De projectmanager bewaakt de voorwaarden binnen alle afzonderlijke projecten
  • De ontwikkelaar schrijft code voor functionaliteiten
  • De accountmanager is de vertrouwenspersoon van ETTU naar de klant toe
  • De enterprise architect is verantwoordelijk voor de veiligheid van de systemen en functionaliteiten in de cloud
  • De business developer is de creatieve motor waar nieuwe ideeën uit ontstaan
  • En de adoptie consultant zorgt voor een goede integratie van de systemen in de organisatie.

 

“Nu zijn niet al deze rollen bij elk deelproject van belang, maar het is wel goed om iedereen aangesloten te houden bij de voortgang van de transformatie”, aldus Martijn. “Naast deze rollen, is er ook genoeg ruimte om Managed Services te betrekken bij de ontwikkeling van nieuwe producten. Op deze manier weten ze waarom er welke keuzes zijn gemaakt en hoe ze daarmee rekening moeten houden met hun beheerstrategie.

 

De Journey to the Cloud

Martijn legt graag uit hoe het credo ‘Journey to the Cloud’ ook wordt doorvertaald in hun definities van de verschillende programma’s. “Meestal zien we de programma’s die we voor klanten inrichten als een reis: we weten wel waar we beginnen, maar niet precies waar we eindigen. We zetten een vuurtoren neer als stip op de horizon, maar dankzij onze Agile teams worden benodigde functionaliteiten gaandeweg geformuleerd. Wanneer een klant niet duidelijk heeft waar ze op dit moment staan of waar ze heen willen, spreken we van een avontuur. In dat geval is de ‘Verhelderen’-stap van groot belang. Het kan ook voorkomen dat een klant niet weet waar ze nu staan, maar wel waar ze heen willen. In dat geval spreken we van een ‘Dropping’.”

Wanneer het begin en einde van de ‘Journey to the Cloud’ duidelijk wordt gedefinieerd, spreekt met pas van een project. Dit kunnen dus kortdurende projecten zijn waar de Agile teams aan werken, maar het kan ook een cluster zijn van meerdere projecten of het gehele programma. “Dankzij onze uitgebreide ervaringen in zowel grote als kleine projecten, weten we precies waar we op moeten letten en waar de valkuilen op de loer liggen. Daarom willen wij graag de rol van partner vervullen voor de klant. Zo kunnen we namelijk de meeste toegevoegde waarde leveren en kunnen we aan het einde van de journey spreken van een succesvolle reis!”

 

Deel je enthousiasme