Een zachte landing in de cloud

Al meer dan tien jaar is onderwijsgroep Dunamare klant van Wortell. Het project waarbij de overstap naar de cloud gemaakt werd, is onlangs afgerond. Door de trainingen en kennissessies die Wortell heeft verzorgd, is er sprake van een ‘zachte landing’ bij de beheerders. De transitie naar de cloud houdt voor het beheer in dat de manier van werken verandert. “En dat is wel even wennen”, vertelt Bastiaan Groeneveld, IT manager bij Dunamare Onderwijsgroep.

Dunamare onderwijsgroep naar de cloud

Dunamare is een onderwijsgroep met voortgezet onderwijs, praktijkonderwijs en gymnasium. De onderwijsgroep heeft 24 scholen in de regio’s Haarlem, Haarlemmermeer, IJmond, Uithoorn en Harlingen met meer dan 1700 medewerkers en 14000 leerlingen. Wortell werkt al meer dan tien jaar voor de onderwijsgroep en verzorgt tweede- en derdelijnssupport aan de 24 scholen van Dunamare. De overstap naar moderne cloudwerkplekken is zojuist afgerond.

“Vlak voor de zomervakantie van 2017 zijn we gestart met de eerste school in proof of concept. De uitrol gebeurt tijdens een schooljaar, dus dat vereist een strakke planning en organisatie, want de scholen moeten blijven doordraaien, zeker ook tijdens de examentijd.”

Intune werkplekken

“Bij Dunamare draaiden alle scholen breed op Windows 8.1, waarvoor allerlei software was gepackaged. Leerlingen en docenten hadden een bepaald image met beperkingen, waarbij de docenten meer rechten hadden dan de leerlingen. Voor alle werkplekken is nu de overstap gemaakt naar Windows 10. Er is nog wel een verschil tussen werkplekken die persoonsgebonden zijn (tablets) en werkplekken die worden gedeeld. De docenten willen namelijk overal en altijd kunnen werken, op elke Dunamare-school en ook thuis. Daarom hebben we ervoor gekozen om de docenten een Intune cloudwerkplek te geven.” Een ander belangrijk punt is de versleuteling van alle harde schijven. Middels Microsoft Bitlocker is dit onder Windows 10 gerealiseerd, zodat alle laptops ook AVG-proof zijn.

Hybride oplossing

Waar Intune geschikt is voor persoonsgebonden devices is er een andere oplossing bedacht voor “gedeelde werkplekken”. Deze pc’s worden vooral gebruikt voor onderwijsondersteunend personeel. Daarbij zijn er scholen die gebruik maken van gedeelde laptopkarren. Die systemen worden beheerd via Microsoft SCCM. Met packages wordt de benodigde software gedistribueerd en voldaan aan alle beveiligingsmaatregelen. Uiteindelijk beweegt alles natuurlijk naar een cloudwerkplek toe, maar op dit moment werkt de hybride oplossing voor deze groep nog het best.”

Lessons learned

Een van de lessons learned is dat er nog veel lesmateriaal met allerlei oude video’s of geluidsfragmenten gebruikt worden, die niet op YouTube of Spotify te vinden zijn. “De docenten willen natuurlijk ook wel toegang hebben tot dat lokale materiaal, die willen ook wel die videofiles kunnen afspelen en kunnen delen met leerlingen. Daar zijn we wel af en toe tegen uitdagingen aangelopen. We kijken nu naar oplossingen als Microsoft Stream om ook voor alle videocontent de overstap te maken naar de cloud.”
Een andere lesson learned is het feit dat de Intune werkplekken meer internetverkeer genereren. Als we bijvoorbeeld een package zoals Acrobat Professional vanuit de cloud gaan distribueren naar tweehonderd docenten op een school, dan betekent het wel dat die internetlijn flink belast wordt en in veel gevallen de 100mbps glasvezel internet niet voldoende bleek. Waar voorheen gewoon een SCCM-server stond die alles lokaal distribueert, haalt nu elk systeem vanaf internet de updates op. Heel belangrijk was dus ook om de internetverbinding te upgraden.”

Concentrische opbouw

“Een bijkomend voordeel van de overstap naar Windows 10 is dat er elk half jaar een nieuwe update uitkomt. Er worden daarbij ook geen heel grote wijzigingen doorgevoerd zoals het geval was bij de overgang van Windows 7 naar 8 naar 10. Het blijft nu Windows 10 met elk half jaar kleinere updates. De collega’s kunnen nu zelf bepalen wanneer ze de updates uitvoeren. Dit kan dus nu ook op momenten waarop dit beter uitkomt en niet bijvoorbeeld tijdens een les. Omdat we willen voorkomen dat er tijdens de examentijd ook maar enige disruptie wordt veroorzaakt, hebben we gekozen voor een concentrische opbouw van de verspreiding van updates. We hebben een systeem ingericht voor updates en upgrades met ringen, waarbij de beheerders zelf in de eerste ring zitten. Het ondersteunend personeel zit in de tweede ring en de leerlingen in de derde ring. Zo weten we zeker dat alles steeds heel goed is doorgetest voordat we echt bij de leerlingen uitkomen.
De examenwerkplekken zitten zelfs in een vierde ring, zodat daar geen enkel onnodig risico gelopen wordt.”

Sessies voor beheerders

De Dunamare ICT-beheerders zijn allemaal behoorlijk technisch onderlegd, maar met name als het gaat om de traditionele ICT-technieken.

“Om de beheerders mee te nemen in de transitie naar de cloud, organiseren we samen met Wortell regelmatig kennissessies waarin ook de toekomstvisie wordt meegenomen.”

“We leggen dan uit wat we gaan doen en op welke manier en trainen ze in het werken met moderne cloudtechnieken als Microsoft Intune, Office 365 en Azure. Al voor het traject hebben we intakegesprekken gevoerd op de verschillende scholen, om de beheerders voor te bereiden op wat er ging gebeuren en met welke technieken we werken.

Feedback verzamelen

Tijdens de trainingen wordt ook feedback verzameld. Wortell wil graag weten hoe wij vinden dat de samenwerking gaat, of er nog vragen of ideeën zijn en of er nog bepaalde behoeftes  zijn. En dat werkt ook twee kanten op, het is echt een nauwe samenwerking.

Uit de feedback kwam bijvoorbeeld naar voren dat de beheerders meer wilden leren over Microsoft Intune, de cloudoplossing voor het traditionele SCCM waar voorheen mee gewerkt werd. “De cloudoplossingen zijn nieuw voor hen en daar willen ze dan ook graag meer van weten. Niet per se om het zelf te gaan beheren, maar wel om het wat meer tastbaar te maken, zodat ze beter begrijpen waar ze mee bezig zijn.”

Medewerker is eigen baas over device en applicaties

Medewerkers zijn ook blij dat ze nu vrij zijn om hun werkplek naar eigen wens in te richten. Waar voorheen de werkplek middels policies gekaderd werd, zijn medewerkers nu zelf verantwoordelijk en baas over hun (eigen) device. Zij kiezen zelf wanneer en welke applicaties zij installeren. De meeste van deze applicaties kunnen rechtstreeks vanuit de Dunamare Company App portal worden gedownload.

 

Meer weten over de moderne educatiewerkplek? Download het whitepaper! 

Download Whitepaper

Op weg naar de moderne leer- en werkomgeving

Deel je enthousiasme