Feedback en beoordelen zonder managers? Yes we can!

Inspiratie voor change

Ik weet het nog goed. Het was na de eerste ‘stand-up’ company meeting eind zomer 2016.

Onze directeuren Luc en Danny waren een week in Silicon Valley USA geweest om zich te laten inspireren door vooruitstrevende, hypermoderne techbedrijven zoals Google, IBM en Tripadvisor. Dolenthousiast en met die innovatieve twinkeling in hun ogen kwamen ze terug op kantoor.  Wie de heren kent weet dat dit hen kenmerkt; altijd op zoek naar gave nieuwe ideeën en er dan ook direct voor de volle 100% voor gaan!

‘We gaan zelforganiseren!’ Geen managers, maar teams die zelf aan het roer staan en verantwoordelijkheid nemen. Teams samenstellen die fungeren als mini-ondernemingen, zelf doelen bepalen, een eigen coach in dienst nemen, teambudgetten waar teams zelf de baas over zijn, etc. etc.’ De plannen stroomden over. ‘En Marlon’, zei Luc stralend; ‘dan mag jij de HR cyclus veranderen…’

Loslaten, loslaten, loslaten

Oh help. Onze traditionele vertrouwde HR-gesprekscyclus. Ik gok al ruim 15 jaar nagenoeg hetzelfde proces. Jaarlijks in januari de kick-off met het POP-gesprek waar de medewerker samen met de manager persoonlijke doelen voor het jaar bepaalt. De manager die vervolgens voor het hele team beslissingen neemt over de opleidingsaanvragen die uit de POP-gesprekken zijn komen rollen. Om de 8 weken een verplicht voortgangsgesprek en vervolgens in de zomer de functioneringsgesprekken. Dit alles 1-op-1, medewerker met manager.

Wij dachten eerlijk gezegd al heel hip te zijn door het functioneringsgesprek de deur uit te gooien en voortaan gebruik te maken van een 360 graden feedback tool. De medewerker besprak met de manager wie (klant, collega, projectmanager) hem in die tool zou beoordelen aan de hand van een competentieprofiel. Die 360 graden feedback werd door de manager meegenomen, maar de eindbeslissing lag nog steeds bij de manager zelf. Tijdrovende, stressvolle en onplezierige beoordelingsgesprekken gingen elk jaar weer aan die beslissing vooraf. Die gesprekken vereiste een jaarlijkse voorbereiding voor managers (samen met directie en HR) met Excel sheets en berekeningen waar je U tegen zegt. Een top-down beoordeling. De manager verdeelde de buit en bepaalde zo jaarlijks de salarisverhoging en dus de groei van de medewerkers.

Een manager die nooit met de betreffende medewerker ‘in het veld stond’ maar wel oordeelde over het functioneren en over de 360 graden feedback gegeven door mensen die wel met de betreffende medewerker dagelijks in het veld stonden. Zo doet immers 95% van Nederland het toch ook?

De zoektocht

Dat gingen wij anders doen. De zoektocht begon! Waar begin je dan? Juist, Google. Literatuur vond ik genoeg, met opvallende titels als ‘Beoordelen 2.0’, ‘De (on)zin van het functioneringsgesprek’ en ‘Bye bye beoordelingsgesprek’. Echter waren praktijkvoorbeelden van bedrijven die al daadwerkelijk hun HR-cyclus zonder managers hadden ingericht een stuk moeilijker te vinden. Met collega Natasja bezocht ik in oktober dat jaar het HR-event ‘HR live’ waar ‘feedback en beoordelen’ een groot thema was. Het werd ons duidelijk dat men in Nederland wel inzag DAT er iets zou gaan (moeten?) veranderen, maar HOE? en WANNEER? bleek een vraag die onbeantwoord bleef.

Trial & Error

Gelukkig vonden we een handjevol bedrijven die al (gedeeltelijk) zonder managers werkten en graag hun ervaringen met ons deelden. Verschillende bedrijfsbezoeken, roundtables en ontbijtsessies waren het gevolg. Vooral inspirerend voor ons waren de bezoeken aan Effectory in Amsterdam. Elkaar feedback geven en beoordelen? Zij deden het al 6 jaar, zonder managers! Een unieke kans om van deze experts te leren.

Inmiddels was onze organisatie al een stuk verder en waren er al ‘zelforganiserende teams’ gestart, en ook twee coaches aan het werk. Genoeg ideeën verzameld, en dan nu echt aan de slag! We besloten in overleg met de OR om het eerste kwartaal van 2017 te starten als ‘trial kwartaal’, en daarvoor hebben we 3 al zelforganiserende teams gevraagd om ‘Earlybirds’ te zijn. Voordat we in de haast van de veranderingen een feedback en beoordelingstool zelf gingen bouwen wilden we een simpele versie (lees: in Excel Survey in elkaar geknutseld) uitproberen om zo vanuit onze eigen organisatie feedback te verzamelen. Het resultaat was geweldig, een hele waslijst vol waardevolle ‘tips & tops’. Nu had ik het geluk dat wij een ICT-bedrijf zijn, én dat er op dat moment ook nog developers beschikbaar waren. Op deze manier is onze tool echt ‘samen’ ontwikkeld, door Wortellers, vóór Wortellers. Zelfs de naam ‘Groeimeter’ is door collega’s zelf gekozen d.m.v. een heuse verkiezing.

And…We’re live!

We zijn inmiddels een jaar verder. Het eerste half jaar van 2017 hebben we vanuit ons als ‘People team’ (met coaches, transformatiemanager en HR) vol gestort op het invoeren en de adoptie van de Groeimeter. Filmpjes, kaartjes, presentaties, inloopsessies, workshops, handleiding, Yammer posts, etc etc. Ondertussen werd in Q2 de nieuwe tool gebouwd door onze eigen specialisten. Na formele goedkeuring van onze OR zijn we in de zomer 2017 dan ook echt live gegaan; na een reis van bijna een jaar!

Waar staan we nu? Inmiddels werken we bij Wortell volledig zelforganiserend en hebben we geen managers meer. We hebben met elkaar vorig jaar al twee feedback periodes doorlopen waarbij collega’s elkaar feedback hebben gegeven en hebben beoordeeld. Op basis van de beoordelingen kent het systeem de medewerker punten toe (hierover later meer). Aan het eind van het jaar heb ik samen met mijn collega van de salarisadministratie op basis van deze punten alle berekeningen voor eventuele salarisverhogingen gemaakt. Geen managers of directie die de punten verdeelden, maar punten door de collega’s zelf onderling verdeeld. Dit met een meer nauwkeurige en representatieve weerspiegeling van hun functioneren ter gevolg.

We zien nu al waardevolle ontwikkelingen en krijgen veel positieve reacties vanuit de organisatie. De Groeimeter wordt ervaren als inspiratiebron voor persoonlijke groei, stimuleert de samenwerking en zorgt voor een eerlijke beloning. Nu zitten we alweer in de 2e periode van 2018 en er is net weer een update live gegaan. We evalueren structureel en halen veel feedback op. Zo blijven we met elkáár ons systeem verbeteren. Ook met Effectory (de experts) hebben we nog nauw en fijn contact, met wie weet een vruchtbare nieuwe vorm van samenwerking in het verschiet.

Het vieren van de livegang

More to come

Graag vertellen wij vanuit ons ‘People Team’; Natasja (Teams/Operations), Rutger (Coach) en ikzelf (HR) vanuit onze rollen meer in detail hoe onze Groeimeter werkt, de gedachte/visie erachter en natuurlijk de ervaringen van Wortellers uit verschillende hoeken van onze organisatie. Het vervangen van de traditionele HR-cyclus is een fundamenteel onderdeel geweest onze transformatie naar een zelforganiserende organisatie, met onze eigen medewerkers aan het roer.

Deel je enthousiasme