Gemeente Veenendaal: Is jouw manier van werken nog wel van deze tijd?

Als Strategie Adviseur van Wortell kom je op leuke plekken. Voor de Gemeente Veenenendaal werk ik nu bijvoorbeeld aan productiviteitsverbetering.

2 min Blog Jair Hokstam

Als Strategie Adviseur van Wortell kom je op leuke plekken. Voor de Gemeente Veenenendaal werk ik nu bijvoorbeeld aan productiviteitsverbetering. Men is daar al een tijdje bezig om te kijken naar manieren om anders te werken, maar nu gaan wij ook echt nieuwe IT-oplossingen inzetten om een efficiëntieslag te maken. Weten hoe?

Een van de vraagstukken waar wij ons nu mee bezighouden: hoe zorgen wij dat “de buitendienst” de middelen krijgt om slimmer samen te werken met andere diensten? De ambtenaren van de vuilophaaldienst, de handhaving, zij die de meldingen over de openbare ruimte oppakken. De enige reden waarom dit soort ambtenaren op kantoor komen is om de administratie te verwerken.

Wat gaat er nu mis?

Ambtenaren hebben vaak moeite om de juiste informatie te vinden binnen de gemeente. Men werkt weliswaar heel procesmatig, maar wat betreft toegankelijkheid staan de gemeentediensten als silo’s naast elkaar in de organisatie. Samenwerken in hetzelfde document kan soms niet eens. Er bestaat wel een gemeenschappelijke IT-infrastructuur, maar de koppelingen tussen bepaalde diensten zijn er vaak nog niet.

Iets anders

Komt er een aanvraag binnen, dan moet deze verwerkt worden in het zaaksysteem. Maar de interface van dit systeem is nu bijvoorbeeld zo onvriendelijk voor gebruikers dat men zoveel mogelijk buiten het systeem om probeert te werken. Iets dat je vaak ziet bij slecht ontworpen IT-oplossingen die niet goed aansluiten. Het is echter zeer onwenselijk wanneer ambtenaren niet weten of de meest recente versie van een bepaald document nu te vinden is in het zaaksysteem, in de de mailbox, of ergens in Fileshare.

Om deze, inmiddels achterhaalde, IT-oplossingen beter aan te laten sluiten op de dagelijkse behoeftes binnen de gemeente Veenendaal, hebben wij nu van iedere dienst binnen de gemeente, 10 mensen uitgenodigd om te gaan praten over hoe het werken volgens hen efficiënter zou kunnen.

Gisteren nog zijn er met deze pilotgroepen een aantal veel voorkomende werkscenario’s doorgelopen, op kantoor bij MIcrosoft, om te kijken hoe beter en veiliger samen te werken en hoe wij de persoonlijke productiviteit kunnen verbeteren, bijvoorbeeld door middel van digitaal vergaderen, het gebruik van tablets en smartphones, en door gelijktijdig documenten te bewerken.

Waar we naartoe willen met de Gemeente Veenendaal:

  • ambtenaren die altijd kunnen zien of collega’s beschikbaar zijn,
  • ambtenaren die altijd en overal bij alle documenten kunnen die ze nodig hebben,
  • ambtenaren die weten waar hun collega’s zitten en rechtstreeks met hen kunnen chatten wanneer dat nodig is.

Met de pilotgroep gaan wij het aankomende jaar aan de slag om de gekozen scenario’s verder te verkennen en te bekijken hoe Microsoft toepassingen wel of niet kunnen helpen. Want wat 10 jaar geleden misschien nog prima voldeed, kan nu een stuk beter!

Wil jij ook weten of jullie manier van werken nog wel echt van deze tijd is? Stuur mij gerust een mailtje via jair.hokstom@wortell.nl.