Haal méér uit je intranet: voeg waarde toe aan het primaire proces!
Overstappen naar de cloud: de meeste bedrijven zijn hier momenteel óf mee bezig, óf ze hebben de stap al gewaagd. Het doel: een digitale werkplek creëren voor alle medewerkers. Hiermee kunnen zij overal en op elk device werken. Superhandig én tijdbesparend! Organisaties proberen dan ook manieren te vinden om hun eigen servers en beperkte werkomgeving over te zetten naar de cloud. Een belangrijk onderdeel daarvan is het intranet. Dat je dit nodig hebt, weet je. Maar hoe zet je het intranet nu precies in om waarde toe te voegen aan het primaire proces?
'What's in it for me?'
Wil je je applicaties naar de cloud brengen? Dan is een intranet op Office 365 een mooi startpunt. Daarmee kun je op vrij eenvoudige wijze een stukje digitalisering faciliteren. Het probleem dat wij in de praktijk zien? Na de introductie van een nieuw intranet pakken organisaties vaak niet dóór. En dat leidt weer tot een ander issue: de adoptiegraad van het intranet – en daarmee de digitale werkplek – blijft achter. Medewerkers krijgen namelijk geen antwoord op hun meest prangende vraag: 'What's in it for me?' Natuurlijk kunnen ze het intranet gebruiken voor sociale interactie met collega's. Ze lezen in deze omgeving ook best graag het laatste bedrijfsnieuws. En misschien kunnen ze hier zelfs hun uren bijhouden met een aantal handige tools.
Mooi, toch? Wat mist er dan? Simpel: medewerkers krijgen op het intranet geen ondersteuning bij hun primaire taken. Daarmee bereik je pas écht engagement. Maar hoe bied je zulke ondersteuning?
Intranet: méér dan een mooie kickstarter
Laten we één ding vooropstellen: een intranet is een mooi startpunt voor de digitale werkplek. Maar zolang het de kernwerkzaamheden niet raakt, is het alleen laagdrempelig en leuk – en niet méér. In het begin kan dat trouwens best prettig zijn: wanneer je overstapt op een nieuwe werkwijze (de cloud), krijg je er een niet-verplichte toolset bij. Je hóeft je nog niet meteen aan te passen. Maar is de overstap eenmaal gemaakt, dan is het tijd voor het echte werk: het primaire proces. Binnen veel organisaties werken mensen samen rondom bepaalde onderwerpen. Denk aan klantprojecten in een B2B-omgeving of producten in een B2C-bedrijf. Neem zulke interne samenwerkingsverbanden eens onder de loep, zodat je kunt bepalen hoe je ze zo goed mogelijk kan faciliteren op het intranet. Daarnaast is het belangrijk om andere informatiebehoeftes te identificeren. Werken medewerkers veel met andere systemen, bekijk dan of je deze kunt integreren!
Natuurlijk verschilt de inrichting van het intranet per bedrijf, maar overkoepelend kunnen we het volgende zeggen: het intranet is de ideale dagstarter. Zie het als een uitstekend beginpunt van de digitale werkplek – een dashboard waar je relevante informatie in één oogopslag kunt terugvinden. Vanuit het intranet kunnen medewerkers snel bij alle informatie die voor hen belangrijk is en bij applicaties die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Het resultaat: je kunt écht met elkaar samenwerken zonder dat dit je veel moeite kost.
Het ideale intranet voor de medewerker: een korte schets
Stel je eens het volgende voor. Je zit nét aan je bureau, vers uit de spits. Ietwat gestrest zet je je computer aan om het intranet te openen. Je scant het nieuws en bekijkt je huidige projecten. In één oogopslag zie je de laatste documenten waarmee je hebt gewerkt. Omdat je meteen doorgang hebt naar je lopende projecten, kan je vanuit het intranet aan de slag gaan. Daarnaast zijn openstaande taken, e-mails én je agenda terug te vinden in dit overzicht. Heel fijn, want zo hoef je niet op allerlei verschillende plekken te kijken voordat je je taken kan oppakken. De verkeersstress verdwijnt. Met een fris gemoed start jij je dag!
Het klinkt zó goed dat je je afvraagt waarom bedrijven het intranet niet massaal op deze manier inzetten. Onderzoeken wijzen uit dat het neerzetten van een digitale werkplek vaak lastig is vanwege de grote mate van versnippering: je hebt bijvoorbeeld een CRM-systeem, Office-tools én een apart systeem voor projecten. Herkenbaar? De kunst is om een omgeving te creëren waarin al deze applicaties samenkomen. Zo zet je een digitale werkplek op die toegevoegde waarde heeft voor de medewerker. Het intranet is hét startpunt voor deze werkplek!
Wil je hier meer over weten? Neem gerust eens contact met ons op. We geven graag antwoord op je vragen.
