Mijn werkdag in 12 Office 365 applicaties

Welke Office 365 applicatie gebruik ik nu voor wat - en wanneer? Lees hier een verslag van een willekeurige werkdag bij Wortell, in 12 apps.

4 min Blog Martin Kras

Bij Wortell krijgen we van klanten vaak de volgende vraag: Welke Office 365 applicatie gebruik ik nu voor wat – en wanneer? Klanten denken soms ook dat Office 365 helemaal wordt ingericht rondom het werk van een team.

Maar dat is niet zo. De praktijk is heel anders. Gebruik je Office 365, dan ben je meestal continu aan het schakelen tussen de ene applicatie en de andere, want voor het ene doel is de ene toepassingen het handigst – en voor het andere doel een andere . Net zoals je op je telefoon soms switcht van app naar app.

Om een beeld te geven van hoe ik zelf werk met Office 365, een verslag van een willekeurige werkdag bij Wortell, in 12 apps.

Van Yammer tot OneNote

Ik start mijn dag thuis. Het nieuws van mijn organisatie lees ik tijdens mijn ontbijt, via Yammer. Ik kan dan direct reageren. Ik kijk in mijn agenda op mijn mobiel voor de afspraken deze ochtend en beantwoord een aantal belangrijke e-mails. Via Yammer heb ik gelezen dat een procedure is aangepast over de wijze hoe wekelijks uren worden geregistreerd. De nieuwe procedure staat in een OneNote op ons Intranet. De wijziging gaat over de kwaliteit van leveren van onze primaire processen. Ik ben nu dus helemaal bij, want ik kan er op vertrouwen dat de informatie die ik op OneNote vind gecontroleerd en goedgekeurd is.

Van Skype for Business tot Rights Management

Vandaag help ik mee aan een offerte voor een klant. Ik ga naar het klantportaal en kies de klant waar de offerte voor gemaakt moet worden. Vanuit CRM Online maak ik een nieuw offertedocument. In het document staat al de basisgegevens die vooraf in CRM Online waren ingevuld. Via Skype for Business skype ik met de betrokken accountmanager om de details te bespreken. Omdat we een nog een vraag hebben aan een andere collega, haken we haar aan voor wat extra expertise.

Het verder afhandelen en versturen van de offerte doet de accountmanager. Omdat er persoonsgegevens in het document staan wordt dit automatisch gedetecteerd en wordt het document voorzien van Rights Management.

Van OneDrive for Business en Planner tot Microsoft Teams en Multi Factor Authentication

Als ik klaar ben met de offerte, ga ik verder met het schrijven van een interne richtlijn voor een nieuwe feature die toegevoegd is door Microsoft aan Office 365. Die richtlijn heb ik eerst opgeslagen in mijn OneDrive for Business bibliotheek. De inhoud is goed om met mijn team te delen en daarom verplaats ik het naar de documenten-map van het Innovatie Team waar het document voor is. Ik stuur een update via de team-conversatie met het verzoek aan mijn teamleden het document te reviewen.

In de Planner van het Innovatie team zet ik de taak om de conceptversie van het document op te stellen op afgerond. Ik zie ook in Planner dat ik de volgende teammeeting nog moet inplannen. Dat doe ik ook direct vanuit Microsoft Teams. Ook die taak zet ik op afgerond.

Ik ben ook toegevoegd aan een team voor de ontwikkeling van een oplossing voor een nieuwe klant. Dit is een team waarin samengewerkt wordt met de klant. Toegang is geregeld via zijn eigen account. Onze policy is dat Multi Factor Authenticatie nodig is, ook voor externe partijen, zoals klanten. Ik hoef hier niet over na te denken als ik een externe uitnodig. Dit wordt automatisch ingesteld.
Van Ruben Intranet en Projectsite tot Power BI

De rest van de dag werk ik aan een project voor een klant waar we Ruben Intranet inzetten om hun interne communicatie te verbeteren. Ik heb via Skype contact met de opdrachtgever van de klant. Ik ontvang documenten van haar per e-mail. De documenten zet ik in de Projectsite. Het is belangrijke informatie die gedeeld moet worden met alle projectleden, zodat iedereen deze informatie te allen tijde kan raadplegen. Ook deel ik de documenten weer met de klant via extern delen. Zij heeft nu toegang tot de documenten en kan als het nodig is nog aanpassingen doen. Op basis van de inhoud wordt automatisch het bewaarbeleid ingesteld en ook de informatiebeveiliging is geregeld. 

In Power BI kijk ik hoe het gaat met het projectbudget. Er is vooraf een budgetbox afgesproken voor drie sprints. We zijn in de tweede sprint en ik zie dat we iets achterlopen op de planning. We hebben ook minder inzet gehad dan vooraf gepland.

Terug naar Yammer en ToDo

Met een bericht binnen de Yammer groep van het project lees ik dat we de planning volgende week weer gaan inhalen. Ik maak nog even een rapport voor de klant, zodat zij ook op de hoogte is. Door deze informatie te delen is er veel minder discussie over de facturen die worden gestuurd.

De werkdag zit er weer op. Ik heb mijn doelen voor vandaag gehaald. Ik ben op de hoogte, mijn klant is goed geïnformeerd en iedereen is op de hoogte van de werkzaamheden die nog gedaan moeten worden. De communicatie loopt gestroomlijnd, informatie wordt opgeslagen op de juiste locatie en wordt automatisch geclassificeerd voor bewaarbeleid en informatiebeveiliging.

Vanavond nog even lekker sporten en weer nieuwe ideeën opdoen voor morgen, die ik natuurlijk direct vastleg in mijn ToDo app en ik morgen in Outlook als taak zie. Office 365 maakt dat het niet meer uitmaakt waar ik zit, waar ik ook ben, ik kan informatie opslaan en delen. Zo helpt Office 365 mij om slimmer samen te werken.