NewCold Insight: startpunt voor interne en externe communicatie

“We zijn een snelgroeiend bedrijf dat over de hele wereld zit. Contact met collega’s verliep vooral via e-mail. We misten echte verbinding; een centrale plek om de cultuur en het beleid van NewCold te verspreiden en om vlot te vinden wie wat doet in welk land.” Marketing & Communications Officer Trix van Veen vertelt over het nieuwe intranet van NewCold én Davanti Group.

Communicatie over de grenzen

NewCold is een logistiek dienstverlener die wereldwijd vrieshuizen bouwt en exploiteert. NewColds vrieshuizen zijn innovatieve, geautomatiseerde warehouses die worden gekoeld tot -23 ℃. De producten die de klanten van NewCold fabriceren worden naar de vrieshuizen gebracht om vandaaruit aan distributiecentra geleverd te worden. Davanti Group is de dochteronderneming, die het bijbehorende warehousemanagementsysteem ontwikkelt. Zo bundelen de bedrijven hun krachten met als grootste uitdaging dat collega’s elkaar moeten kunnen vinden, zelfs over de grenzen heen. Een nieuw intranet op basis van Office365 bood de oplossing. “Als een medewerker in Nederland een Poolse collega nodig heeft met een bepaalde functie, dan zoeken we dat nu snel op in het smoelenboek. Daarnaast kunnen we elkaars nieuws zien, bijvoorbeeld als er iemand in dienst komt. Iedere locatie heeft een eigen communicatiesite die door iedereen te bekijken is. We houden het helemaal open en schermen niets af. Als ik wil weten wat ze in Melbourne doen, dan kom ik daar binnen een paar klikken achter.”

Toegankelijk beleid

“Omdat we acht vestigingen op drie continenten hebben, willen we nieuws en documenten makkelijk kunnen delen. Daarnaast moeten we allemaal werken volgens dezelfde policies en ons houden aan dezelfde Code of Conduct. Die informatie moet dus voor iedereen toegankelijk zijn.” Op het intranet is een Hero Web Part ingezet voor internationale HR-zaken; daar staan de tips, tricks en het beleid op. Aanvullend worden de missie, visie en waarden gedeeld met collega’s. “De profielen van medewerkers willen we langs die waarden leggen, om te kunnen groeien en innoveren vanuit onze bedrijfscultuur.”

Samenwerken binnen en buiten NewCold

Het mooie van deze oplossing is dat er gebruik is gemaakt van standaard SharePoint communicatiesites. De communicatiesites van SharePoint worden gecombineerd met Delve voor het smoelenboek en Stream voor video’s. “We streven ernaar om eens per kwartaal een updatevideo te maken. Waar zijn we mee bezig en wat zijn de toekomstplannen?”. Het intranet dient nog een ander belangrijk doel: “Vrieshuizen bouwen is een complex proces. We kunnen het heel goed en werken met constructiepartners in verschillende landen. Die kennis moet geborgd worden.”

Het is met reden een van de wensen om Teams te gebruiken. “In de toekomst willen we namelijk onze best practices makkelijk intern kunnen delen.”

Met de inzet van Teams verwacht Trix een nog grotere efficiëntieslag. “We bouwen momenteel een nieuw warehouse en documenten worden veelal op de lokale server opgeslagen. Met Teams komt de kennisdeling meer op gang. De chatfunctie is daarin handig, want dan kunnen we nagaan welke afspraken er al zijn gemaakt. Met behulp van OneNote slaan we informatie op en met de planningstool creëren we een vast werkproces wie wat wanneer doet.”

Startpunt voor iedereen

Wortell ondersteunde NewCold bij de implementatie en adoptie. Via e-mail werden de aankondiging en voortgang van de intranetontwikkeling gecommuniceerd. Er werden intranetambassadeurs benoemd en een prijsvraag uitgeschreven. “Collega’s konden met een rebus de naam raden: NewCold Insight. Bij de livegang hebben we een demo gegeven en de prijswinnaars bekend gemaakt. Ik denk dat de interne efficiency toeneemt door het intranet: we kunnen elkaar sneller bereiken, hanteren dezelfde policies, kunnen laagdrempelig bij alle sites van externen komen – bijvoorbeeld voor het loonstrookje – en hebben altijd het juiste formulier voorhanden. Zo hoeven we het wiel niet opnieuw uit te vinden en wordt NewCold Insight het startpunt voor alle collega’s.”

BinckBank blij met Microsoft Teams

Bekijk case

Deel je enthousiasme