Outlook web maakt op vakantie gaan minder stressvol

Outlook web maakt het makkelijker om je agenda leeg te maken wanneer je een out of office instelt, zodat je zorgeloos afwezig kunt zijn.

2 min Blog Anouk Boetzer-Van Haaster 2 juni 2016

Vakantie is de tijd om te ontspannen. Echter, de week voorafgaand aan je vakantie is vaak stressvol.  Je haast je om op tijd klaar te zijn en je to-do-lijst volledig af te werken, voordat jij je “Out of Office” instelt. Outlook web helpt je daar een handje bij. Hoe? Dat lees je in deze blog.

Out of Office regelt voor jou een zorgeloze vakantie

Outlook web maakt het nu makkelijker om je agenda leeg te maken en automatisch vergaderingen af te wijzen voordat je het kantoor verlaat voor een welverdiende vakantie. Wanneer je een automatisch antwoord in Outlook web instelt, zal Outlook namens jou de volgende zaken automatisch regelen:

  • Blokkeert je agenda, zodat mensen weten dat je weg bent
  • Verwijderd bestaande vergaderingen in je agenda door deze te annuleren of te weigeren
  • Automatisch een reactie op inkomende uitnodigingen sturen terwijl je weg bent.

Blokkeer je agenda

Een van de meest voorkomende dingen die je doet voordat vrij neemt is het blokkeren van je agenda, zodat collega’s weten dat je afwezig bent. Vanaf nu selecteer je, als je je automatisch antwoord instelt, de optie Blokkeer uw agenda. Outlook web zal een afspraak voor de duur van uw automatische antwoord te aanmaken. Wanneer collega’s  je opzoeken en je beschikbaarheid bekijken met de Scheduling Assistant, zullen ze je zien als afwezig.

 

Outlook web blokkeert je agenda Outlook web blokkeert je agenda
Outlook web toont je afwezigheid Outlook web toont je afwezigheid

Verwijder bestaande vergaderingen door deze af te wijzen of te annuleren

Een andere taak voor een zorgeloze afwezigheid, is het annuleren of afwijzen van bestaande afspraken in je agenda. Vanaf nu, als je een automatisch antwoord instellen,  vindt Outlook web alle gebeurtenissen die zich voordoen terwijl je weg bent. Je bepaalt zelf  welke vergaderingen je wilt annuleren of weigeren.
Outlook web selecteert alle bijeenkomsten met aanwezigen, waardoor gebeurtenissen zonder enige aanwezigen blijven bestaan. Dat zijn meestal herinneringen of taken gecreëerd door en voor jezelf. Als er een bijeenkomst is die je niet wilt annuleren, verwijder je deze de lijst die Outlook toont, zodat deze gebeurtenis in je agenda blijft bestaan.

Outlook web annuleert je vergaderingen Selecteer welke vergaderingen je annuleert

Antwoorden op inkomende uitnodigingen automatisch verzenden

Natuurlijk stopt het werk niet terwijl je weg bent van kantoor. Outlook is nu in staat om een nieuwe uitnodiging automatisch, names jou, af te wijzen. Met deze optie, zullen anderen weten dat je niet aanwezig bent bij een vergadering die opduikt terwijl je afwezig bent. Na het reageren, laat Outlook de uitnodiging wel in je inbox staan, zodat je bij terugkomst wel inzicht hebt op de afspraken die je niet bij kon wonen.

Aan de slag met deze fantastische functionaliteit?

Wil je aan de slag met de functionaliteit? Ga dan naar Office 365 en open je e-mail of kalender. Klik op instellingen () en kies voor automatische antwoorden om aan de slag te gaan!

 

Deel je enthousiasme