Overzichtelijk databeheer en de moderne cloudwerkplek

3 min Case Cas Hastrich

Moderne Cloudwerkplek

Een hybride werkplek om verouderde business applicaties te kunnen gebruiken met parallel daaraan een pilot voor een volledige cloud-oplossing. De in deze case besproken financieel dienstverlener, die liever anoniem blijft, heeft tijdelijk twee smaken in IT. In ieder geval totdat alle business applicaties ook via de moderne werkplek kunnen worden gebruikt. “Medewerkers die weinig met interne business applicaties werken, hoeven niet afhankelijk te zijn van onze infrastructuur. Daarom zijn we bezig met de uitrol van Windows 10 in combinatie met Office365. De doelstelling voor 2018 is dat een groot deel van die medewerkers autonoom kan werken.” Danny, Productowner Werkplekken ter plaatse, licht toe waar de organisatie met de IT naartoe gaat.

 “Als financiële instelling krijgen we volgend jaar te maken met de General Data Protection Regulation (GDPR). Daarom willen we de dataclassificatie van persoonsgegevens automatiseren.”

 

Uitdagingen van de GDPR

Op dit moment is niet voor alle bedrijven helder waar ze met oog op de GDPR aan moeten voldoen. Microsoft, waar Wortell nauw mee samenwerkt, biedt wel een aantal defaults. “Zo is er toch een standaard in de markt en hoeven we het wiel niet opnieuw uit te vinden. In overleg met Wortell is de standaard enigszins, maar niet veel, op maat gemaakt. Als er dan iets verandert in de wet- en regelgeving, dan verandert het voor iedereen die dit gebruikt.” Er is voor deze aanpak gekozen, omdat dit het beste aansluit op de eigen kantoorautomatisering en tot flinke besparingen kan leiden. “En het gaat erom dat je altijd die bewijslast kunt leveren rondom data. Dankzij de standaard hebben we grip op onze informatie.”

Beter beheer van data

De automatisering van dataclassificatie heeft nog een tweede reden: de organisatie wil proactief borgen dat data alleen op de juiste plek terechtkomt. “Op basis van een ouderwets ingerichte infrastructuur zijn we minder in staat om te vertellen of mensen de juiste toegang hebben. Met de tools in Office365 en alle voorwaarden die je hierop kunt toepassen – zoals automatisch classificeren, locatie, gebruikers en rollen – is dit veel beter te beheren.” Danny constateert dat er in de financiële wereld nog weleens moeilijk wordt gedaan over de cloud: het zou moeilijk, onveilig en gevaarlijk zijn. “Maar als je een doorkijk neemt in de situatie zoals het sinds jaar en dag is, is dat een vals gevoel. Ben je wel daadwerkelijk veiliger met een eigen datacenter? Wat je eigenlijk nodig hebt, is beveiliging op alle niveaus: document, identity en device. Dan kun je veel meer realiseren, bijvoorbeeld een actie direct blokkeren op het moment dat er per ongeluk of expres iets gebeurt wat niet zou moeten gebeuren.”

Klaarstomen van medewerkers

Op dit moment draait het cloudwerkplekprogramma: een fase waarin de werkplekken worden voorbereid om helemaal naar de cloud te gaan. De organisatie wordt ook klaargestoomd voor deze verandering: het betekent immers een andere manier van werken en communiceren. “Ik ben ervoor om dit te laten beproeven door medewerkers, ambassadeurs en stakeholders.” In de bijna afgeronde pilot van Windows 10 wordt in alle Office-documenten de beveiligingsclassificatie aangegeven. Deze classificatie bepaalt vervolgens op welke manier het document wordt versleuteld. “Medewerkers worden daardoor bewuster: voor wie is het document? En wie mag toegang tot het document hebben? Dit zijn zaken die eraan bijdragen om overal op een veilige manier te kunnen werken.”

Gefaseerde aanpak

“Een van de belangrijkste speerpunten is het besef bij medewerkers dat je in een constante verandercyclus zit als je naar de cloud gaat.” Deze reeks veranderingen vraagt om een gefaseerde aanpak. Wortell werd daarom verzocht om dit project op basis van de scrum methodiek uit te voeren. In sprints van twee weken worden stappen gezet naar de moderne werkplek. “Het is een hele prettige manier van werken. Dankzij de demo’s worden betrokkenen heel enthousiast, omdat je tussentijds de voortgang ziet.” De eerste indruk van ambassadeurs is dat de moderne cloudwerkplek relatief laagdrempelig is en dat het werkt. “De echte ervaringen komen natuurlijk pas terug als ze met de werkplek gaan werken. We rollen het in ringen uit; zo kunnen we het beheerst binnen de organisatie introduceren.” Feedback vanuit een deel van de organisatie wordt dan verwerkt, voordat andere medewerkers met de vernieuwing te maken krijgen. “Wij willen mensen met deze verandering helpen; het vergt een andere manier van werken en denken. Vroeger was alles IT-driven en werden nieuwe applicaties bij gebruikers over de schutting gegooid. Dat kan in dit tijdperk echt niet meer.”

Wil je meer weten over deze case? Mail mij dan vooral: cas.hastrich@wortell.nl