Samenwerking binnen de universiteit verbeteren met een Office 365 intranet

Hoe verbind je medewerkers van 5 verschillende business units?

Career Partner, hoofdkantoor van de IUHB International University of Applied Science, gebruikt Office 365 en Debble Workplace om medewerkers en kennis in een platform te verbinden. De grootste uitdaging voor IUBH was het verbinden van medewerkers. Daarnaast waren interne communicatie en digitaal samenwerken werken ook belangrijke agendapunten. Dit resulteerde in de specifieke behoefte voor een intranet. Als deel van Microsoft’s educatieprogramma bezit IUBH Office 365 licenties. Dit vormde de basis voor het nieuwe intranet.

De uitdaging – 5 verschillende business units

Tobias Raudschus, Project Manager bij Career Partner: “We hebben een grote organisatie met verschillende units. Dit maakt het moeilijk om kennis en informatie met elkaar te delen. Om dit te realiseren hebben we de volgende doelstellingen opgesteld: - Fouten verminderen en kwaliteit verbeteren - Samenwerking tussen afdelingen optimaliseren - Eén centrale plek voor interne communicatie

Vereisten – Een passend product en een echte partner

Jasmin Handwerker, hoofd van het Distance Learning Project Management team : “Omdat we zelf geen Office 365 ervaring hebben wilden we echt geadviseerd worden door een partner.” Tobias: “Technologie verandert daarnaast zo snel dat we gebruik wilden maken van Software as a Service. Zo hebben we altijd een oplossing die up-to-date is.” Jasmin is erg tevreden over de samenwerking tijdens dit project. “Dankzij de goede begeleiding hebben we het intranet kunnen realiseren met een minimale impact op onze eigen resources.” “Omdat het Debble platform flexibel is konden we het intranet eenvoudig inrichten volgens onze eigen organisatiestructuur. Het is overzichtelijk en gebruiksvriendelijk waardoor gebruikers snel aan de slag kunnen. Daarnaast past Software as a Service perfect binnen onze IT strategie,” zegt Tobias. De belangrijkste eisen: - Kunnen samenwerken als partners - Geen SharePoint of Office 365 kennis vereist - De mogelijkheid om het intranet in een latere fase uit te breiden

Voor de IT afdeling van IUBH was de belangrijkste eis dat het nieuwe intranet hen geen extra beheerlast opleverde. “Onze prioriteit ligt bij onze studenten en de kwaliteit van onze opleidingsprogramma’s. Hier focussen wij ons op.”

Aanpak – De weg naar een succesvol intranet

Om tot een succesvolle realisatie van het intranet gekozen hebben IUBH, Debble en Wortell nauw samengewerkt. Het team bestond uit de projectleden, stakeholders, consultants en de CEO, CTO en CMO. Vanuit alle organisatielagen zijn medewerkers betrokken. Ook training was een belangrijk onderdeel op de weg naar een succesvol intranet. “Na onze eigen training zijn we gestart met het trainen van de werknemers. Die waren super enthousiast en konden niet wachten om het intranet te gebruiken. Dit was een veelbelovende en positieve reactie die bevestigde dat wij de juiste keuze gemaakt hebben”, aldus Jasmin.

Learnings – Denk aan je doelgroepen

Voorafgaand is security gewaarborgd en structuur bepaald. “Het is belangrijk om een duidelijke definitie van de groepen te hebben die in het intranet moeten worden opgenomen. Doe dit vooraf en denk goed na over de groepen, welke groepen er zijn, wat ze nodig hebben en wat ze wel en niet mogen doen. Als je dit naderhand doet, kost het extra tijd en vertraagt het project.”

De toekomst – Ons Office 365 productiviteitsplatform

Onderdeel van de projectaanpak van IUBH is het stap voor stap lanceren van de applicaties binnen het Office 365 platform. In de toekomst wil de universiteit ook andere Office 365 productiviteittools lanceren. In de toekomst worden hier ook goedkeuring gaan werken met workflows om processen zoals vakantieaanvragen te automatiseren. Tobias: “Met een standaard en flexibel platform zoals Debble hebben wij een vliegende start gemaakt. Hierdoor kunnen we continu onze interne communicatie en samenwerking verbeteren door stap voor stap gebruik te maken van alle mogelijkheden. Jasmin: “Het belangrijkste is de focus op onze medewerkers betrokkenheid na de livegang. In de volgende paar werken gaan we meer Q&A en training sessies houden. Op de lange termijn willen wij ook beginnen met het bouwen van workflows in Office 365 met Forms en extra functionaliteiten toevoegen om ons algemene administratieproces te automatiseren.”

Over IUBH

IUBH is een universiteit gevestigd in 16 locaties in Duitsland, Oostenrijk en Ierland. IUBH is opgericht in 1998 en heeft vijf verschillende studie modellen. De universiteit is een koploper bij de internationale universiteiten in Duitsland op het gebied van particuliere hogescholen. IUBH is onderdeel van Career Partner GmbH, gevestigd in München. Met 800 medewerkers bereid Career Partner meer dan 14.000 studenten voor op hun internationale carrière.