Social intranet: standaard of maatwerk? De voor- en nadelen op een rij

Social intranet, er zijn genoeg varianten, soorten, maten, functionaliteiten en platformen. Daarnaast kun je ook nog kiezen voor een standaard oplossing of software zelf te (laten) bouwen. Maar aan welke keuze doe je goed? We hebben de voor- en nadelen van een standaard social intranet op een rij gezet. Gewapend met deze kennis kunnen organisaties de juiste keuze maken en hun personeel en processen optimaal ondersteunen tegen minimale kosten.

Standaard intranet: goedkoper of duurder?

Een gestandaardiseerd social intranet is meestal Software as a Service (SaaS), dat betekent dat de licentie per maand wordt afgenomen. Aan de ene kant vermindert dat het bezit van kapitaalgoederen zoals hardware. Aan de andere kant stijgen bij een standaard intranet de kosten per gebruik. Organisaties zijn geen eigenaar van de software, maar nemen het af als abonnement. Dat kan goedkoper zijn dan wanneer een organisatie een intranet aanschaft en bouwt.

Ga maar na: eigenaren van een systeem moeten het kopen, zelf ontwikkelen, afstemmen, bugs fixen, door ontwikkelen en (laten) onderhouden. Dat kan behoorlijk in de papieren lopen. Of het duurder wordt is afhankelijk van de schaalgrootte, de complexiteit en de eisen van de organisatie. Voor de ene organisatie met 40 medewerkers kan bijvoorbeeld standaard Microsoft Teams volstaan, terwijl een grote organisatie met verschillende locaties en afdelingen meer functionaliteit nodig heeft. Het is daarom moeilijk om te zeggen dat het altijd goedkoper is om voor de ene of de andere variant te kiezen. Zeker omdat de grootte en de eisen in de toekomst kunnen veranderen.

Een gedegen afweging is daarom essentieel. Wel zien we dat steeds meer bedrijven vanwege flexibiliteit naar gebruik voor SaaS-intranetten kiezen.

Heb je nog flexibiliteit en vrijheid met een standaard intranet?

Het ligt voor de hand, maar het allergrootste nadeel kan zijn dat een standaard intranet standaard is. Het is niet mogelijk om elk detail naar hartenlust aan te passen. Een standaardoplossing kan niet op de pixel nauwkeurig aangepast worden. Het intranet is ongeveer tot 80% naar wens in te richten, daardoor is het in sommige gevallen noodzakelijk om concessies te doen in de indeling en uitstraling. Uiteraard is het mogelijk om maatwerk toe te voegen aan een standaard oplossing. Ondanks de additionele kosten die hierbij komen kijken, is dit vaak voordeliger en sneller dan wanneer bedrijven het intranet in eigen beheer hebben.

Hoe afhankelijk ben je van de leverancier?

De wereld verandert, en de softwareleveranciers moeten daarop inspelen. Ze kijken wat de trends zijn en wat de meeste afnemers willen. Het is mogelijk dat ze op een bepaald moment een keuze maken waardoor de software niet meer aansluit bij de richting van alle bedrijven. Dit is een belangrijke factor om mee te nemen in je afweging. Indien je voor standaard kiest is het in dit geval ook belangrijk om te kijken naar de historie van de SaaS leverancier. Hoeveel klanten maken gebruik van het product? Welke garanties kan de leverancier je geven? En wat zijn de ervaringen van huidige klanten?

Automatisch updaten: de plussen en minnen

Een standaard intranet oplossing wordt automatisch geüpdatet, net als Microsoft Office 365. Dit platform verandert continu zodat de functionaliteit en interface verbetert. Door deze updates kan het uiterlijk van het intranet veranderen, wat tot lichte verwarring bij de gebruikers kan leiden. Op deze veranderingen hebben organisaties geen grip. Tegelijkertijd hoef jij je hierdoor niet bezig te houden met de doorontwikkeling en het zelf up-to-date houden van het intranet. Dit geeft je weer de tijd en ruimte om je te focussen op de eindgebruikers.

De livegang van je intranet: hoe snel wil je live?

Het grootste voordeel is dat een standaard intranet veel sneller live is. Een traditioneel ICT-traject kost veel tijd vanwege de aanschaf van hardware, installeren en optimaliseren van het intranet. Bij een standaard intranet draait de hard- en software al in de cloud. In principe kan een standaard intranet direct in gebruik worden genomen.

Naast de livegang is ook de feitelijke implementatie een belangrijk punt om te overwegen. De installatie, uitrol en adoptie zijn bepaald geen routineklussen. Zeker als die nog niet eerder zijn uitgevoerd. Bij een standaardintranet hoeven organisaties het wiel niet zelf uit te vinden. De softwareleverancier/implementatiepartner heeft zijn hoofd al in eerdere trajecten gestoten, daardoor zal de invoering een stuk efficiënter en naadlozer geschieden. Het resultaat? Iedereen is sneller aan de slag.

Wie gaat het intranet beheren?

Een standaard intranet maakt een einde aan beheerlast en zorgen. Dat is handig voor twee totaal verschillende managers. Allereerst de IT-manager, die hoeft geen product meer te onderhouden dat niet zijn primaire applicatie is. Intranetonderhoud vergt specialistische (Office 365) kennis, die daardoor niet door specialisten wordt uitgevoerd. Ook is het voor hen bijna onmogelijk om de snelle technologische ontwikkelingen bij te benen en tegelijk het intranet door te ontwikkelen. Dat hoeft dus niet meer, net als het doorvoeren van updates en het bijhouden van supportcontracten met verschillende leveranciers van software. De manager van de HR- of communicatieafdeling is ook gebaat bij een standaard intranet. Zij krijgen meestal niet elke drie jaar een budget om een nieuw intranet aan te schaffen. Een standaard intranet is altijd up-to-date, zonder extra investeringen. Op deze manier verdwijnen zorgen over de vervangingskosten en doorontwikkeling, want die liggen bij de aanbieder van het intranet.

Het nieuwste van het nieuwste, altijd!

Met cloud-software beschikken organisaties altijd over de nieuwste functionaliteiten. Dat is handig, want daardoor zijn de nieuwste tools, functies en beveiliging beschikbaar. Is kunstmatige intelligentie een belangrijke trend? Deze nieuwe functie wordt sneller en goedkoper ingevoerd dan bedrijven zelf aan hun intranet kunnen toevoegen. Koopt een organisatie een nieuw machine learning-pakket? Dan is de kans groot dat het na een jaar alweer achterhaald is. Heeft een cloud-versie last van een veiligheidslek? Dat wordt gepatcht buiten kantooruren. Voert Microsoft een update door waardoor iets niet naar behoren werkt, dan kan de softwarepartner dit verhelpen voordat de update wordt doorgevoerd naar de gebruiker. Omdat de software automatisch bij de tijd is, zijn collega’s nog productiever omdat ze over de beste tools beschikken die ook gemakkelijk integreren met andere cloud-tools.

Denk je ook na over de IT-strategie?

Wat worden de nieuwe trends en hoe spelen we daar strategisch op in? Dit zijn meestal geen vragen die organisaties zichzelf regelmatig stellen. Dat gebeurt natuurlijk wél op de burelen van de makers van het intranet. Zij analyseren continu de markt en kijken met welke tools zij hun klanten op korte en lange termijn kunnen helpen.

Software ontwikkelt in een enorm tempo. Nieuwe tools moeten daarom bijna continu in de bestaande interface worden ingepast. Hoe passen die in context met de huidige tools en workflow? Dat zijn geen gemakkelijke vragen, zeker niet voor een IT’er die het intranet ‘erbij doet’. Bij een standaard intranet wordt nagedacht hoe deze nieuwe tools voor de gebruikers een begrijpelijke plaats krijgen zodat ze er direct mee aan de slag gaan.

De keuze is aan jou: standaard intranet of maatwerk?

We hopen dat deze blog je helpt bij het kiezen voor een standaard of maatwerk intranet. Ben je er nog niet helemaal uit en wil je dat we met je meedenken? Dat kan tijdens een demo- en inspiratiesessie voor jouw organisatie.