Vier tips bij een Yammer introductie

Vier tips om Office 365 Yammer als social network bij een adoptie presentatie te introduceren in de organisatie.

3 min Blog Marlon Hartskeerl

Oké, dus jouw organisatie gaat voor verbinding, kennis laten stromen, leren van elkaar en wil “over de silo’s heen” communiceren. Veelal belangrijke redenen om een sociaal netwerk als Yammer in de organisatie te introduceren. Je collega’s en leidinggevende zijn enthousiast over je communicatieplan om dit communicatieplatform te promoten en je eerste presentaties, of wellicht doe je wel een roadshow!?, zijn al gepland. Maar dan komt er kritiek. Want hoewel je eerste collega’s enthousiast zijn gaan Yammeren, staat een andere groep flink met de hakken in het zand.

Nu dat ik bij een aantal organisaties Yammer heb mogen introduceren, herken ik voorzichtig een herhaling aan vragen die gebruikers hebben tijdens Yammer presentaties. In dit blog dan ook een aantal veelgehoorde “argumenten tegen” Yammer en hoe je ze kunt weerleggen:

“O, Yammer is zeker net zoiets als dat Facebook, daar doe ik niks mee.”

Hier laat ik vaak dit filmpje zien, waarin duidelijk wordt gemaakt dat e-mail niet de meest efficiënte manier hoeft te zijn om samen te werken. Ook bespreek ik praktijkcases uit de organisatie, waardoor men ziet hoe het middel bij collega’s heeft gewerkt om makkelijker hun werk te doen.

Dan heb ik zeker nog een plek met berichten die ik bij moet houden, ik heb het al zo druk”

In tegenstelling tot e-mail is een krachtig middel van Yammer dat je zelf kunt bepalen welke onderwerpen / personen je volgt. Want terwijl e-mail gevraagd en ongevraagd naar je toe wordt geslingerd, bepaal je bij Yammer zelf welke onderwerpen en personen je wilt volgen en eventueel e-mailberichten van wilt ontvangen, zodat het in één medium blijft. Daarnaast kan het helpen om aan te geven dat Yammer het werk juist kan verlichten door in plaats van zelf inefficiënt te puzzelen over een bepaald vraagstuk, deze juist op Yammer te plaatsen en samen met je collega’s, vaak zelfs collega’s die je (bijna) niet kent, geweldige oplossingen te creëren.

Tip: Zorg er wel voor dat je de gebruikers leert hoe ze de e-mailinstellingen in Yammer kunnen wijzigen, zodat ze zelf kunnen bepalen waarover en wanneer ze een e-mailbericht krijgen.

Ik heb wel wat beters te doen dan te zien wat mijn collega allemaal wel niet aan het posten is.”

Bij een dergelijke opmerking helpt het enorm als de organisatie al zogenaamde early adopters heeft die al actief op Yammer hebben geparticipeerd. Zij hebben wellicht al situaties waarin zij bijvoorbeeld een vraag stelde en andere op reageerden.

Zo reageerde ik eens op deze opmerking door storytelling te gebruiken. Ik vertelde een verhaal waarin een collega een voor de zorginstelling belangrijke vraag plaatste op Yammer en er 14 reacties op kwamen van andere collega’s. Vervolgens liet ik het bericht zien op het scherm. Daarbij vertelde ik dat dergelijke vragen normaal via e-mail gaan, waardoor het besloten blijft en hierdoor maar bij een select gezelschap bekend wordt, terwijl het een onderwerp was dat voor heel de organisatie relevant kan zijn.

Tip: Maak een bladwijzer (bookmark) van voorbeeldgesprekken, zodat je deze makkelijk op kunt roepen als je ze nodig hebt.

“Als er dan eindelijk een belangrijke discussie op plaatsvindt, verdwijnt deze naar beneden door alle nieuwere berichten waar ik niks mee heb.”

Hierbij laat de gebruiker al zien dat hij bekend is met Yammer en het al eens heeft geprobeerd. Dat is goed om te benoemen. Het kan zelfs goed zijn om erop door te vragen en te bekijken welke belangrijke discussie dat dan was. Wellicht is hier wel een aparte Yammer groep voor.

Vervolgens bespreek ik dat Yammer de nieuwste berichten / reacties / likes op een bericht bovenaan toont, omdat die dan het laatst actief en waarschijnlijk dus het meest relevant is, net als bij e-mail waarin laatst beantwoorde berichten weer bovenaan in je inbox binnenkomen. Het kan de gebruiker helpen om de discussie te liken of collega’s te taggen die er mogelijk hun input op kunnen geven, zodat de discussie actief blijft.

Benieuwd hoe Yammer zich verhoudt tot andere tools binnen Office 365? Bekijk dan deze webinar terug waarin Paul en ik uitleggen wat je wanneer kunt gebruiken.