Volstaat Office 365 als intranet voor jouw organisatie?

Natuurlijk volstaat Office 365 als intranet! De echte vraag is: welke strategische keuzes maakt je organisatie en welke inrichting van een intranet past hierbij. Alles wat een organisatie nodig heeft voor een intranet zit al in Office 365 of kan hier als maatwerk op gebouwd worden. Dus de vraag is niet of Office 365 volstaat voor jouw organisatie, het gaat om de strategische richting die is bepaald binnen je organisatie en hoe Office 365 hierbij past.

Office 365 loopt voor op organisatie inrichting; meer dan anderen

Er zijn genoeg organisaties die voorop lopen wanneer het gaat om het omarmen van nieuwe manieren van werken. De organisatie wordt ingericht volgens de principes van Lean Six Sigma, PRINCE2 of er worden zelfsturende teams aangewezen die in sprints gaan samenwerken aan projecten. Bij dit soort organisaties is samenwerken binnen een sociaal intranet weinig schokkend, of wordt het zelfs met open armen ontvangen. Maar daar staan ook genoeg organisaties tegenover die op een meer traditionele en hiërarchisch gestructureerde manier werken. Voor deze medewerkers is de introductie van een intranet niet zomaar een tool die aangezet wordt, het zorgt er namelijk voor dat zij op een fundamenteel andere manier te werk moeten gaan. Daarom is het intranet van Office 365 of welke aanbieder dan ook, niet voor elke organisatie direct geschikt.

De keuze wordt gemaakt: Office 365 wordt overal geïntroduceerd

Ook wanneer bevonden wordt dat het intranet van Office 365 wel goed past binnen de organisatie, zijn er nog vele andere keuzes om te maken. Zo moet er besloten worden of functioneel beheerders binnen de IT-afdeling verantwoordelijk gaan worden voor het maken en onderhouden van het intranet of dat dit buiten de eigen deuren belegd wordt. Aan de ene kant kan het voordelen hebben om dit intern te beleggen, omdat de kennis van het bedrijf en de eisen erbinnen dan al aanwezig zijn. Aan de andere kant hebben deze functioneel beheerders niet de specifieke kennis van het platform die een externe partner wel kan bieden.

Als je het beheer van je intranet bij Debble belegt, geef je alle zaken rondom updates en andere functionaliteiten uit handen. De kosten hiervoor zijn veel lager dan wanneer er zelfs één functioneel beheerder intern fulltime aangesteld wordt om deze verantwoordelijkheden op zich te nemen. Wel zou ik altijd aanraden om een bepaald deel van het beheer bij de organisatie te houden. Wanneer eindgebruikers simpele vragen hebben of moeite hebben met het vinden van een bepaalde functionaliteit, kan dit prima bij de eigen IT-afdeling belegd worden.

De strategische keuze is altijd leidend, de techniek en functionaliteit volgt wel

Zodra een organisatie heeft bepaald dat ‘samenwerken in een intranet’ een thema is waar de komende tijd aandacht aan wordt besteed, kan Office 365 absoluut deze rol vervullen. Het belangrijkste hierbij is wel dat deze keuze op een strategisch niveau wordt bepaald. Dit gaat namelijk invloed hebben op het werk van iedereen binnen de organisatie en is het heel belangrijk dat ieders belangen hierin afgewogen worden. Of er wel of geen smoelenboek geïntegreerd zit in het platform, is totaal niet aan de orde. Wanneer dit van belang is, kan het altijd met maatwerk worden toegevoegd. Het is des te belangrijker om te weten of de organisatie klaar is voor deze nieuwe manier van werken en op welke punten dan extra aandacht benodigd is bij het adoptietraject. Is de organisatie al klaar voor een volledig geïntegreerd intranet? Dan is Office 365 absoluut een goede optie. Maak keuzes in de bouw en beheer van het platform en introduceer deze nieuwe manier van werken.