Ga naar content
Zoek op onderwerpen, blogs, diensten etc.

Klantcase: document sets in SharePoint 2013 DMS

Bij één van onze klanten is al geruime tijd een extern ontwikkelde SharePoint 2013 DMS-oplossing in gebruik. Helaas heeft de implementatie en adoptie nooit volledig goed kunnen landen binnen de organisatie door capaciteitsproblemen. Gevolg: negatieve associaties met SharePoint en een product dat (te) weinig en niet optimaal wordt gebruikt.

Oude situatie

Eén van de afdelingen gebruikte het DMS nog wel, maar was erg ontevreden over de implementatie van hun SharePoint site. Wanneer een medewerker een dossier aanmaakte (een document set) werd altijd een enorm formulier getoond. Er was slechts één content type gebruikt waarin alle informatie voor alle typen dossiers was opgenomen. De site columns bestonden veelal uit datumvelden, maar bij veel registraties was het gros van deze velden niet relevant. Om onderscheid te kunnen maken tussen datums die nog niet waren ingevuld en datums die niet relevant waren, vulden ze bij de niet relevante datums de waarde 1-1-1900 in. Veel onnodig werk dus wat bovendien erg gaat frustreren. Verder was op de homepage nooit duidelijk om wat voor dossiers het precies ging in de views per bedrijfsonderdeel. Daarbij was het moeilijk te achterhalen wat globaal de huidige status was van een dossier. Iedere keer moest een dossier worden opengeklikt en vaak ook worden doorgeklikt naar alle eigenschappen om te kunnen afleiden waar de registratie precies over ging en wat de status was.

Implementatie

Om een en ander een stuk werkbaarder te maken, heb ik de bestaande implementatie een flink stuk uitgebreid. In overleg met de dames van de betreffende afdeling kwam ik erachter dat er maximaal zeven dossieronderwerpen waren. Ieder onderwerp heeft zijn eigen set aan eigenschappen, waarvan sommige eigenschappen bij meerdere onderwerpen terugkwamen, sommige eigenschappen uniek waren en weer een aantal andere eigenschappen generiek was. Op basis van deze informatie en een uitgewerkte lijst aan eigenschappen per onderwerp heb ik de onderwerpen als losse content types geïmplementeerd en per content type de relevante eigenschappen als site columns toegevoegd. Dit alles op basis van een parent content type die de generieke eigenschappen bevat.

Daarbij is nu per dossier een checklist beschikbaar. Deze is voor ieder dossier hetzelfde en is opgezet met behulp van generieke checkbox site columns. De checklist is zichtbaar op de startpagina’s van de document sets in de vorm van labels en een Ja/Nee waarde. Met behulp van de checklist is het voor de medewerkers van de afdeling, maar ook voor de gebruikers van de bedrijfsonderdelen, veel sneller duidelijk wat globaal de status van een dossier is. Als een gebruiker meer details wil dan kan hij alsnog doorklikken naar alle eigenschappen van de document set.

Resultaat

Na de implementatie waren de dames in staat om een dossiertype te kiezen dat aansloot bij het onderwerp waar het om gaat. Ze hoeven enkel nog relevante eigenschappen in te vullen. Irrelevante eigenschappen worden niet getoond omdat ze simpelweg niet aanwezig zijn en dus hoeven er ook geen dummy datums meer ingevuld te worden. Dit scheelt een hoop extra, onnodige handelingen. Verder is in de verschillende views nu gelijk duidelijk om wat voor soort dossiers het gaat. Een specifiek dossier is daardoor veel sneller terug te vinden. De dames waren ook helemaal lyrisch over de checklist. Dit scheelt een keer doorklikken en de globale status van een dossier is gelijk duidelijk.

Bovenstaand traject had een doorlooptijd van ongeveer drie weken. Oude dossiers zijn inmiddels bijna allemaal omgezet naar het nieuwe format en de dames zijn nog steeds erg enthousiast. Ook van eindgebruikers bij de bedrijfsonderdelen krijgen ze positieve reacties op de verbeterde inzichtelijkheid van de dossiers. Inmiddels staat er alweer een vervolgafspraak op het programma om te kijken hoe we een en ander nog verder kunnen optimaliseren en automatiseren met behulp van Nintex workflows.

Persoonlijk vond ik het erg leuk om dit traject in zijn geheel te doorlopen. De klant begint met een negatief gevoel, maar wil wel graag geholpen worden. Door vervolgens in gesprek te gaan, goed te luisteren en regelmatig dingen terug te koppelen zie je de klant steeds blijer worden en ook positiever over het product. Als je dan aan het eind van de rit ziet hoe enthousiast iedereen is dan geeft dat extra veel voldoening.

Meer over SharePoint

Blogpost / 10-10-2016

Testen in SharePoint Online: Waarom?

Testen. Het kost geld, duurt lang en is het daadwerkelijk nodig? Terechte vragen. In onderstaand voorbeeld geef ik een antwoord op deze vragen.
Blogpost / 20-5-2016

Samenwerken 3.0 met het nieuwe SharePoint

Samenwerken 3.0 met het nieuwe SharePoint
Blogpost / 12-5-2016

Delen met externe gebruikers in SharePoint Online & OneDrive for Business, blijf in controle

Sharing van documenten met externe gebruikers in SharePoint Online en OneDrive for Business, maar hoe zorg je dat je in controle blijft wat er gedeeld...
Blogpost / 2-5-2016

SharePoint documentbibliotheken krijgen een nieuw uiterlijk

Microsoft heeft recent aangekondigd dat het de SharePoint documentbibliotheken van een nieuwe vormgeving gaat voorzien, indien je Office 365 omgeving...
Blogpost / 29-3-2016

Protocollen, beschikbaar en veilig in SharePoint

Protocollen, beschikbaar en veilig in SharePoint
Blogpost / 25-11-2015

SharePoint Check-Up: Quick wins voor je SharePoint-omgeving

Wortell heeft samen met Microsoft de SharePoint Check-Up ontwikkeld om een aantal 'quick wins' voor jouw organisatie te definiëren.
Blogpost / 2-11-2015

SharePoint Governance

Het SharePoint Governance plan zorgt er voor dat projecten technisch goed worden uitgevoerd en het biedt richtlijnen over succesvol gebruik.
Blogpost / 5-10-2015

Effectief samenwerken met SharePoint Online

Hoe kan je de medewerkers van je organisatie op een makkelijke manier heel efficiënt met elkaar laten samenwerken? Dat kan met SharePoint Online.
Blogpost / 9-9-2015

Meer invloed op je backups in SharePoint Online

Met SharePoint Online hoeft men zich geen zorgen te maken over het maken van backups, maar wat als je meer invloed wilt hebben op je backup strategie?
Blogpost / 31-8-2015

Grote hoeveelheden bestanden importeren in SharePoint Online met de Office 365 import service

Grote hoeveelheden bestanden importeren in SharePoint Online met de Office 365 import service
Blogpost / 28-7-2015

Event: Ontwikkelingen & Trends in SharePoint intranetten 14 oktober

Event: Ontwikkelingen & Trends in SharePoint intranetten 14 oktober
Blogpost / 24-7-2015

Event: Ontwikkelingen & Trends in SharePoint intranetten 24 september

Intranetten worden steeds efficiënter ontwikkeld, persoonlijker en op een steeds betere manier gebruikt. Met welke trends en nieuwe ontwikkelingen ku...
Blogpost / 12-5-2015

Wat is er nieuw in SharePoint 2016? (Deel 3/3)

Tijdens Ignite zijn er veel nieuwe details bekend gemaakt rondom SharePoint 2016, nl: Operations/Telemetry, Hybride Search/Office Graph en eDiscovery,...
Blogpost / 8-5-2015

Wat is er nieuw in SharePoint 2016? (Deel 2/3)

Tijdens Ignite zijn er veel nieuwe details bekend gemaakt rondom SharePoint 2016. Ondermeer Minimal Serverroles, User Profile, Patching en durable lin...
Blogpost / 8-5-2015

I am speaking at SharePoint Saturday Netherlands 2015!

Sessie over Remote Provisioning binnen Office 365 en SharePoint on-premise op SharePoint Saturday Netherlands 2015