Vastleggen van architectuur - Taal & Tool
Communiceren gaat over taal. Door dezelfde taal te spreken begrijpen we elkaar beter. Die open deur gaat ook op voor het vastleggen van architectuur. In een eerder artikel vertelde ik al over de 3 stappen die het begin vormen voor het vastleggen van architectuur. In dit artikel ga ik in op de invloed van de keuze van de taal en de te gebruiken tools.
We beginnen onderaan bij het CRM transformatie programma. Dit programma wordt gerealiseerd (bestaat uit) 2 projecten waarvan het CRM Project er 1 van is. Binnen het CRM Project worden bedrijfsprocessen herontworpen en wordt een CRM applicatie deployed. Het CRM Project is een tijdelijke staat. Het wordt gecomplementeerd door het Customer Order Monitoring Project. Als dit is uitgevoerd is de doel architectuur (de nieuwe situatie) gerealiseerd.
De juiste taal bij de juiste persoon
Vastleggen van informatie doe je met een reden. In ons geval zijn we bezig met het vastleggen van een architectuur. Een doel waarom we dit doen is om iets duidelijk te maken. We zijn dus aan het communiceren. Het is belangrijk om dit in de juiste taal te doen, namelijk de taal die de ontvanger van de boodschap spreekt.
Stel je wilt bovenstaande plaat duidelijk maken aan de directie van de organisatie. Het zou me verbazen als dit met een beetje uitleg niet begrepen wordt. Stel je nu eens voor dat je de volgende plaat zou laten zien:
In één oogopslag hebben de meeste mensen in de (digitale) zaal in de gaten wat deze plaat betekend. Het gaat om 3 fasen en dat er in de project fase 3 activiteiten staan te gebeuren, elk met hun eigen onderdelen. Ook zien ze vrij snel dat er 2 afwijkende icoontjes zijn. “Dat zal wel iets anders betekenen. De details zal de beste man of vrouw die deze sessie leidt wel gaan vertellen.”
Ook hier geldt weer: kies de juiste taal bij de juiste persoon. Is het voor je stakeholder lastig om bovenstaand diagram te begrijpen, kijk dan of het niet beter is om een andere taal, tool of vorm te kiezen. Wellicht is PowerPoint dan toch de betere keuze of, voor sommige branches zelfs helemaal geen gebruik maken van een plaatje maar van een gedetailleerde beschrijving in Word.
De tool bij de taal
ArchiMate is een redelijk gangbare taal en is in verschillende tools te implementeren, zelfs in Microsoft Visio. Verder zijn er gratis tools zoals Archi maar zijn er ook legio suites waar je voor moet betalen. De tool die je selecteert hangt af van je requirements. Wat wil je allemaal bereiken met je tool? Is het voor een éénmalig project? Dan zijn tools als Microsoft Visio of Archi wellicht voldoende. Wanneer één van je doelen is om analyses uit te voeren op de bestaande architectuur dan valt Microsoft Visio vaak al snel af. Archi is waarschijnlijk ook goed genoeg bij het beantwoorden van simpele analyse vragen zoals: Welke applicaties worden er gebruikt binnen een bepaald proces? Welke processen en applicatie liggen ten grondslag aan een service die je organisatie verleent?
De keuze van de tool
Zoals ik hierboven heb laten zien gebruik ik vaak meerdere tools. Ik stem mijn taal, en dus mijn tool, af op mijn doelgroep. Dan rijst misschien de vraag: waarom modelleer je niet alles in PowerPoint, dat snapt immers iedereen. Goed argument! Het antwoord is: stem de tool en taal af op je doelgroep.
Stel je eens voor dat je ’s ochtends een gesprek hebt met een manager van een afdeling die door dit project met nieuwe of andere applicaties moet gaan werken. Dan wil je een overzicht hebben dat zich focust op de applicaties en hun processen.
Daarna heb je een gesprek met de IT manager over diezelfde applicaties. De IT manager wil waarschijnlijk een overzicht waar de focus meer ligt op de applicaties en de infrastructurele laag.
Op het einde van de dag heb je een gesprek met de directie hoe die nieuwe applicaties, processen en technologie bijdragen aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen.
Dat is waar de tools het verschil kunnen maken! Bovenstaande 3 situatie kun je letterlijk met 1 druk op de knop genereren doordat we de juiste tool en taal hebben geselecteerd. Het volgende voordeel is dat uit al deze gesprekken waarschijnlijk wijzigingen komen. Die wijzigingen moeten doorgevoerd worden in al die overzichten.
Eerlijk is eerlijk: mogelijk moet je de gegeneerde overzichten vertalen naar de juiste taal. Wanneer je gebruikt maakt van een enterprise-architectuur tool zoals bijvoorbeeld Archi (maar er zijn er veel meer) dan hoef je de wijzingen maar op 1 plek door te voeren!
Conclusie
Ik adviseer om je taal af te stemmen op je publiek zoals ik in dit artikel heb laten zien. Het selecteren van de juiste taal helpt je bij je doel: het overbrengen van een boodschap.
Het vastleggen van architectuur is het mogelijk maken van communicatie. Wanneer je gebruikt maakt van de 3 stappen uit het vorige artikel communiceren we allemaal in dezelfde taal wat weer ten goede komt aan de communicatie en daarmee het begrip.
