Fiscalisten en accountants hebben meer tijd voor klanten dankzij Debble in Office 365
Binnen DRV ontstond de behoefte naar een omgeving waarin samenwerking tussen de adviseurs ondersteund zou worden en kennis, informatie en ontwikkelingen snel gevonden en verspreid konden worden. DRV koos voor de digitale werkomgeving Debble in Office 365.
Tijdbesparing en kennisdeling twee belangrijkste drijfveren
Een van de twee belangrijkste drijfveren voor de start van dit project was het beter kunnen vinden en delen van kennis en informatie. De adviseurs van DRV werken voor klanten en doen dat op basis van uren. Het efficiënter maken van de interne kennisdeling levert daarmee direct voordeel op. Zo kunnen zij nog meer focussen op hun klanten. Maar dit was niet de enige reden voor DRV om aan de slag te gaan met een nieuwe digitale werkomgeving. Alain van Houten, Online Marketeer bij DRV: “Onze medewerkers willen goed op de hoogte zijn van alle ontwikkelingen binnen DRV; de totale organisatie, hun vestiging, hun professie en bijvoorbeeld HR-zaken. Het oude intranet bood deze mogelijkheden niet meer. Zeker omdat wij 12 verschillende vestigingen hebben is het delen van kennis en informatie over deze vestigingen heen ontzettend belangrijk."
"Een nieuw intranet zou ertoe moeten leiden dat adviseurs zich kunnen focussen op nieuwe uitdagende taken terwijl bestaande kennis snel gevonden kan worden.”
ICT samen met Marketing & Communicatie kartrekker
Alain: “Vroeger was het binnen DRV zo dat IT in de lead was bij de aanschaf en uitrol van software. Bij dit traject trokken IT en Marketing & Communicatie vanaf het begin samen op. Het voordeel daarvan is dat we uitgebreid onderzoek hebben kunnen doen naar de behoefte van onze medewerkers en de best passende oplossing. Daaruit bleek dat we op zoek moesten naar een omgeving die zorgt dat medewerkers beter samenwerken, gemakkelijker over de juiste informatie beschikken en tijd besparen, zodat zij meerwaarde kunnen creëren voor onze klanten. De prangende wens die wij vanuit ICT meekregen was dat het een oplossing moest zijn binnen Office 365. Wij voeren namelijk een Microsoft tenzij-beleid. Na uitgebreid onderzoek zijn wij uitgekomen bij Debble: een oplossing die alle functionaliteiten van een digitale werkomgeving biedt, die aansloot bij de behoeftes van onze collega’s en waar wij niet te veel naar om hoeven kijken. Het draait volledig in Office 365 en de techniek is een best practice.
De uitrol volgens relevante tools en scenario’s
Om alle medewerkers goed mee te kunnen nemen in deze verandering heeft DRV ervoor gekozen om met het “Digitaal Vitaal” adoptieprogramma van Wortell aan de slag te gaan. Tijdens de eerste fase, de Jumpstart, zijn er 4 thema’s gedefinieerd waar DRV als eerste mee aan de slag is gegaan: - Elkaar snel kunnen vinden als je niet op kantoor bent; - Gestandaardiseerde kennisdeling rondom cliënten; - Eén manier van werken; - Effectief vergaderen. Vervolgens is het projectteam samen met Wortell gaan kijken welke tools bij kunnen dragen aan deze thema’s. Denk bijvoorbeeld aan een Smoelenboek via Delve voor het vinden van collega’s en aan een kennisbank als het gaat om kennisdeling rondom cliënten. Op basis van de gedefinieerde thema’s is DRV aan de slag gegaan met Debble en Microsoft Teams. Dit is per locatie geïmplementeerd zodat het projectteam zich kon focussen op de begeleiding van deze nieuwe manier van werken voor alle medewerkers.
Ervaringen tot nu toe
“We zijn nu een paar maanden verder en zijn ontzettend blij met onze nieuwe samenwerkingsomgeving. Het ziet er veel mooier uit; niet geheel onbelangrijk vanuit mijn marketingrol. Wat voor ons ook een grote plus is, is dat we nieuwsberichten per doelgroep kunnen aanbieden. Zo kunnen we het nieuws relevant houden voor onze medewerkers. Op basis van hun rol krijgen medewerkers informatie wel of niet te zien,” aldus Alain. Los van de intranetfunctionaliteiten is DRV ook erg blij met de nieuwe Office 365 omgeving. Alain: “Nu we binnen Office 365 werken kunnen we veel makkelijker samenwerken. We kunnen eenvoudig documenten delen en hier tegelijkertijd aan werken. Los van op welk apparaat we werken. Dat is een enorm pluspunt.” “Een van de belangrijkste doelen van het nieuwe platform was het gemakkelijker vinden van informatie. De mogelijkheden om informatie gestructureerd aan te bieden aan onze medewerkers en hierdoor ook beter vindbaar te maken zijn met Debble en Office 365 enorm verbeterd. We zijn op dit moment nog bezig met het toevoegen van meer informatie en we verwachten dat ons platform over een tijdje nog meer dé centrale plek is voor alle informatie en kennis.”
Medewerkers stellen hun vraag via digitale assistent
Om medewerkers nog verder op weg te helpen met Office 365 heeft DRV ook een nieuwe digitale collega aangenomen. De Wortell chatbot, JIM. DRV koos voor de naam Dex. Medewerkers kunnen direct vanaf hun persoonlijke homepage aan de slag met persoonlijke Office 365 e-learning en vragen stellen aan Dex. Dit kunnen vragen zijn over Debble, Office 365, Microsoft Teams of specifieke vragen voor DRV. Dex geeft dan antwoord, verwijst medewerkers door naar de juiste contactpersoon of geeft een link naar een digitale training.
In de toekomst?
“In de toekomst gaan we de digitale werkomgeving nog meer integreren met de primaire applicaties. Zo wordt het echt dé centrale plek waar medewerkers hun informatie kunnen vinden. Zo willen we de search van TOPdesk gaan koppelen aan de search binnen Debble en twee organisatiespecifieke widgets toevoegen aan de homepage. Tenslotte gebruiken we momenteel Debble en Office 365 met name intern, maar we zijn nu al aan het kijken naar mogelijkheden om op dit platform ook met onze klanten samen te kunnen werken”.
