Werkplekbeheer onder controle: hoe Joris Zorg ook die draak temde

Na een periode vol veranderingen stond Joris Zorg voor een nieuwe uitdaging: het werkplekbeheer. Er was een grote behoefte aan grip, overzicht en vertrouwen. Met de projectmatige aanpak van Wortell werd ook deze ‘draak’ getemd. Paul Verlaek, Informatiemanager, neemt ons mee in deze ontwikkeling.

Joris Zorg is een middelgrote welzijns- en zorgorganisatie in de Kempen met vijf woonzorglocaties. Met ongeveer 600 medewerkers ondersteunt de organisatie cliënten thuis of op locatie bij wonen, zorg en huishoudelijke hulp. Door veranderingen bij leveranciers verschoof de focus naar het verbeteren van het werkplekbeheer. Dit gebeurde aan de hand van Wortell die dit vanuit vertrouwen mogelijk maakt.

De draak van werkplekbeheer

“We hadden een leverancier, die ons vier jaar geleden – voordat ik in dienst kwam bij Joris Zorg – zou overbrengen van on-premise naar de cloud. Dat is door omstandigheden destijds niet gelukt, toen hebben we afscheid genomen van die partij en zijn we teruggegaan naar onze oude werkplekbeheerder. Daar hadden we goede ervaringen mee en zij kregen ons in drie maanden van on-premise naar de cloud. Ze ondersteunden ons eerder ook goed.” Maar toen de relatief kleine IT-partner werd overgenomen door een grotere organisatie, ontstonden er opnieuw problemen. “We hadden echt veel last van de fusie. Enkele medewerkers die precies wisten wat er bij ons speelde hadden afscheid genomen, waarmee de kennis over Joris Zorg grotendeels was verdwenen. Als gevolg bleven tickets openstaan, afspraken werden niet nageleefd. Dat was voor ons reden om op te zeggen. Het vertrouwen was er niet dat het op korte termijn goed zou komen.” Hier werd de ‘draak’ van werkplekbeheer zichtbaar: vertrokken kennis, openstaande tickets en rommelige processen vormden een uitdaging die beheersbaar moest worden gemaakt.

Van chaos naar overzicht

Joris Zorg opende de deur voor een andere samenwerkingspartner. “We waren al bekend met Wortell en hadden goede ervaringen met ze opgedaan. Dan is de stap kleiner om zo’n partij uit te nodigen om mee te denken over ons werkplekbeheer. Zo is het vrij snel tot stand gekomen. We hebben heel wat gesprekken gevoerd over onze wensen en eisen, en in hoeverre Wortell daaraan kon voldoen. Die gesprekken zijn heel goed en voorspoedig verlopen en naar onze verwachtingen. Ik merk zo’n groot verschil met hoe het was en hoe het nu is. Het werkt veel prettiger samen.” Door deze samenwerking werd de chaotische situatie overzichtelijker: werkplekbeheer kreeg de aandacht die het nodig had en werd stap voor stap verbeterd. “Tickets worden goed opgepakt. Waar we er voorheen echt achteraan moesten zitten om antwoorden te krijgen, worden er nu proactief tickets aangemaakt of gemeld. Er is een tweewekelijks overleg met Wortell om de tickets die nog openstaan te bespreken.”

De proactieve samenwerking helpt het IT-team van Joris Zorg: “Wij zijn met vier mensen. Twee allround applicatiebeheerders, een digicoach en ikzelf. We doen het hele werkplekbeheer zelf; van laptops tot telefonie. We beheren ook een groot deel van de domotica. Al onze bewoners hebben een slimme sensor op de kamer met AI-software waarmee afwijkende patronen, die per bewoner verschillend zijn, kunnen worden gesignaleerd. Daar krijgt de zorg een melding van. De eerstelijns beheren wij zelf, daarna gaat het door naar de leverancier van het product. We zijn dus met veel verschillende dingen bezig. Dankzij het reguliere overleg met Wortell kunnen we gericht actie ondernemen op de werkplekvragen die spelen.”

Projectmatige aanpak

Ook het overzicht op certificaten en licenties is verbeterd: “Daar krijgen we nu melding van. Dat was voor ons nieuw. Natuurlijk proberen we het zelf bij te houden, maar het helpt als een partij als Wortell dat monitort en overziet.” Voor het werkplekbeheer is een projectmatige aanpak toegepast: “Als je kijkt naar het werkplekbeheer, dan is het als een project opgepakt. Daar mogen wij als Joris Zorg en ook andere leveranciers waar wij mee werken van leren. Er werd een stuurgroep en projectgroep geïntroduceerd en de projectmanager van Wortell zat er goed bovenop. Dat zie ik niet vaak bij leveranciers terug. Ons team is met zo veel tegelijk bezig, dat sommige onderwerpen soms niet de aandacht krijgen die ze verdienen. Dan is het fijn dat iemand zoals de projectmanager van Wortell er frequent op wijst wat er nodig is of nog afgerond moet worden.” Ook kleinere vraagstukken worden voortvarend opgepakt: “Deze week ontdekte ik dat mijn mailtjes via Bastion 365 standaard als beveiligd werden verzonden. Dat hebben we gister onderzocht en toen bleek het aan mijn e-mailhandtekening te liggen. Dat wordt adequaat en snel opgepakt.”

Geen eenheidsworst

Rhea Houwaart, projectmanager bij Wortell, vult aan: “We kijken echt naar de organisatie en wat zij nodig heeft. Dan maken we een voorstel en gaan het gesprek aan waar een resultaat uitkomt dat aansluit bij de behoefte. Het is geen eenheidsworst; je kan niet bij elke zorgorganisatie hetzelfde uitrollen. Daarom hebben we bij de start van het project het hele team opgelijnd voordat we de kick-off bij Joris Zorg deden: de service delivery manager, operational lead, consultant, accountmanager, architect en projectmanager. Dat brede gezelschap werd erg goed ontvangen door Joris Zorg en zorgde meteen voor een sterke start. Gedurende het project hielden we steeds de overdracht naar productie in het achterhoofd. Daarom was er telkens een beheerder betrokken om vragen en opvolging soepel te laten verlopen. Waar nodig hebben we extra stappen gezet, zoals profielen aanmaken voor Android-toestellen, zodat voor Joris Zorg alles direct werkbaar was.”

Heldere communicatie

“Door meer volgens standaarden te werken, wordt het beheer eenvoudiger en overzichtelijker,” vervolgt Rhea. Het aantal tickets neemt daardoor af en de omgeving voldoet automatisch aan de NEN-compliance. Heldere communicatie stond centraal: iedereen wist precies waar we stonden, welke acties nodig waren, waar eventuele vertraging door kwam en wie waarvoor verantwoordelijk was. We hebben Conditional Access (toegangsregels die bepalen onder welke voorwaarden medewerkers kunnen inloggen) doorgevoerd en zorgvuldig afgestemd wat dit betekent voor iedereen. Zo wisten zij precies wat er veranderd was en konden we de aanpassingen probleemloos doorvoeren. Alle wijzigingen zijn besproken in de stuurgroep, zodat we zeker wisten dat iedereen goed geïnformeerd was over de impact op hun dagelijkse werk. Door ook één-op-één te schakelen op locatie, konden we Joris Zorg zo goed mogelijk ondersteunen en meteen actie ondernemen. Zo hebben we een project neergezet dat succesvol afgerond is, ook binnen de financiële kaders. Joris Zorg is een warme, persoonlijke organisatie; onze professionaliteit en proactieve aanpak werden direct gewaardeerd, wat zorgde voor een vertrouwde samenwerking.”

Sterk staan, slim vernieuwen

Het IT-team van Joris Zorg is relatief klein, maar erg ambitieus op het gebied van innovatie. Dat is ook mogelijk nu het werkplekbeheer goed is belegd en het vertrouwen groeit. “Besparingen zijn natuurlijk handig, maar belangrijker is dat we meer vertrouwen hebben en dat het goed loopt. Dat opent ook de deur naar nieuwe ontwikkelingen. Zo is via Wortell een nieuw project tot stand gekomen: bellen met Teams. Daar gaan we in maart mee starten. Het is een groot project, waar we druk mee bezig zijn. En verder willen we beginnen met datalabelling (DLT); het is onze wens om dat in 2026 op te pakken met Wortell. En Copilot, daar willen we meer aandacht aan besteden, maar pas als bellen met Teams is afgerond.” De uitrol gebeurt stapsgewijs: “Nieuwe telefoons betekenen een andere manier van bellen. We kijken hoe we het redelijk behapbaar voor onze collega’s kunnen aanbieden. Er is een adoptietraject gestart om collega’s te trainen: twee dagen fysiek op locatie om een groot deel van onze collega’s hierin te betrekken en begeleiden. Dan hebben we alvast kartrekkers die getraind zijn en andere collega’s mee kunnen nemen in het verhaal.”

Tip voor collega-zorgorganisaties

Door de samenwerking met Wortell is het werkplekbeheer bij Joris Zorg nu overzichtelijker, tickets worden proactief opgepakt en het IT-team heeft meer grip én ruimte om verder te kijken. De opgedane lessen uit eerdere uitdagingen zijn meegenomen in de vernieuwingen. Daarover heeft Paul wel een tip voor andere zorgorganisaties: “Breng vooraf duidelijk in kaart wat je verwachtingen zijn. We liepen bij onze vorige leverancier tegen een aantal vragen en verzoeken aan die snel opgelost moesten worden. Dat was voor ons de aanleiding om met Wortell in gesprek te gaan. En inmiddels zien we dat dit een goede keuze is geweest.”